Asana로 직원과 커뮤니티 구성원을 지원하는 Wildlife Conservation Society

많은 비영리 단체의 경우, 팀이 리소스를 극대화하고 서비스를 제공하는 커뮤니티 내에서 신뢰를 구축할 수 있도록 지원하는 데 영향을 미칩니다. 글로벌 야생동물 보호 단체인 야생동물 보호 협회 (WCS)는 직원과 지역사회에 투자하여 전 세계에 큰 영향을 미치는 대표적인 사례입니다. WCS는 전 세계 60개국에서 야생동물과 야생 생태계를 보호하고 보존하며, 전 세계 생물 다양성의 50% 이상과 3억 명이 넘는 세계에서 가장 빈곤한 사람들을 위한 4,000명 이상의 글로벌 팀을 보유하고 있습니다. 

WCS의 보존 기술 전무 이사인 Jonathan Palmer는 "모든 직원이 더 나은 업무를 수행할 수 있도록 돕는 방법이나 사람들이 일할 수 있는 역량을 강화하는 환경을 제공하는 방법에 대해 생각하는 비영리 단체는 거의 없다"며 "시간과 예산이 제한되어 있기 때문에 팀이 가장 중요한 리소스임에도 불구하고 팀이 더 행복하고 권한을 부여받았다고 느끼도록 돕는 것이 어려울 수 있습니다."

WCS의 Jonathan의 팀은 100개 이상의 파트너, 공급업체 및 공급업체와 협력하여 오늘날의 가장 큰 보존 문제를 해결하기 위한 최상의 기술 솔루션을 찾고 구현합니다. 그는 수요와 복잡성이 증가하고, 정보가 고립되고, '전통적인' 커뮤니케이션 및 작업 관리 접근 방식이 확장되지 않아 미션 크리티컬 프로젝트의 마감일을 놓칠 위험이 높아진다는 것을 알아차리고 WCS 전반에 걸쳐 협업할 수 있는 더 나은 방법을 찾기 시작했습니다. 

그의 주요 목표는 프로그램 관리자, 소프트웨어 개발자, 환경 과학자, 동물학자, 자원봉사자 및 기타 이해관계자 등 WCS의 사람들에게 권한을 부여하는 것이었습니다. 그래서 Jonathan은 조직 경계를 넘나들며 커뮤니케이션과 협업을 개선할 수 있는 도구를 찾기 시작했습니다.

그의 팀은 원활한 협업을 촉진하고, 투명성과 책임감을 구축하며, 업무와 리소스를 추적하기 위해 Asana를 도입했습니다. Asana를 통해 WCS 팀은 보다 효과적으로 협력하고 여러 가지 추가적인 이점을 누렸습니다. 직원들은 더 많은 경력 성장 기회에 접근할 수 있으며 서비스를 제공하는 커뮤니티의 신뢰를 강화했습니다. 

지역 커뮤니티와의 신뢰 구축

한 WCS 팀인 이투리의 Okapi Wildlife Reserve(OWR) 팀은 EU가 자금을 지원하는 Sustainable Wildlife Management Programme (SWM)의 지원을 받아 야생 동물 보호, 식량 안보 및 정책 개발에 중점을 두고 식량 문제에 대한 지속 가능한 솔루션을 개발하여 식량 불안정을 줄이기 위해 여러 국제 조직과 협력합니다. 그들의 업무 중 일부는 WCS가 정부 파트너와 다른 사람들을 지원하여 마다가스카르의 Makira Natural Park와 콩고 민주 공화국 이투리의 Okapi Wildlife Reserve를 포함한 15개국에서 프로그램을 운영하는 보호 구역에서 수행됩니다.

WCS는 모든 파트너, 호스트, 커뮤니티가 업무에 만족할 수 있도록 노력하지만, 불만은 불가피하게 발생합니다. 예를 들어, 개인은 환경 대우, 자신의 권리 또는 자신이 가진 상호작용에 대해 우려를 제기하고 싶어 할 수 있습니다. SWM 프로그램 매니저인 Caroline Abid는 "우리가 서비스를 제공하는 지역사회의 많은 구성원들이 야생동물을 보호하기 위해 우리가 그곳에 있기 때문에 WCS가 책임이 있다고 느낄 수 있습니다."라고 설명합니다. 

SWM 프로그램은 현장에서 솔루션을 구현하기 위해 현지 지원을 의존하기 때문에 커뮤니티와의 관계는 프로그램의 성공에 매우 중요합니다. 불만을 적시에 정중하게 해결하는 것이 중요하므로 WCS는 Asana를 사용하여 서비스를 제공하는 커뮤니티의 피드백을 처리합니다. 

과거에는 WCS가 물리적인 노트북과 스프레드시트를 사용하여 고충을 수집하고 관리한 다음 적절한 직원에게 이메일을 보냈습니다. 결과적으로 문제를 해결하는 데 몇 주가 걸릴 수 있어 지역 사회 구성원의 신뢰를 잃을 위험이 있었습니다. 보존 현장을 호스팅하고 지원하는 데 커뮤니티에 의존하는 WCS의 경우, 불만족스러운 회원은 현장이 위험에 처해 있음을 의미할 수 있습니다. 

Caroline은 "우리는 지역 사회의 불만 사항에 충분히 대응하지 못했으므로 항상 대응할 수 있도록 Asana로 프로세스를 개선하려고 노력했습니다."라고 말합니다. Asana를 사용하면 지역 사회 구성원이 불만을 간단히 제기할 수 있습니다. 이제 WCS 현장 직원과 문제를 공유하고, Asana 양식을 통해 제출하여 불만 사항을 신속하게 해결하는 데 필요한 모든 정보가 포함된 전용 프로젝트에서 Asana 작업을 생성합니다. 

Asana는 불만 사항을 검토할 수 있는 하나의 일원화된 공간을 제공하여 이전에 수동으로 처리하는 데 소요되었던 서류 작업과 시간을 제거합니다. 또한 종이 메모와 이메일이 포함된 긴 커뮤니케이션 체인을 통해 전달하는 대신 WCS 내의 적절한 담당자에게 불만을 전달하여 신속하게 대응할 수 있습니다. 작업이 적절한 사람에게 배정되면 필요한 모든 세부 정보가 제출에 포함되어 있으므로 작업을 수행하는 데 필요한 모든 정보를 확보할 수 있습니다. 민감한 불만 사항인 경우, WCS는 Asana의 공개 범위 설정을 사용하여 가시성을 제한할 수 있습니다.

Asana를 사용하면 불만 사항이 더 빠르게 처리되기 때문에 지역 커뮤니티는 문제가 발생할 때마다 이를 공유할 수 있는 권한을 부여받아 선순환을 형성합니다. 즉, 지역 커뮤니티는 WCS의 보전 작업에 참여하고 조직은 해당 지역 커뮤니티를 지속적으로 지원합니다. 이러한 결과는 WCS가 신뢰를 구축하는 데 도움이 되었습니다. 이는 조직이 야심찬 보존 목표를 달성하는 데 매우 유용합니다. 

직원이 새로운 기회를 잡을 수 있도록 지원 

WCS 팀이 이메일을 사용하지 않도록 함으로써 Asana는 팀의 사일로를 해체하고, 가시성을 높이며, 조직 전체의 정보와 기회를 더 많은 팀 멤버가 이용할 수 있도록 하는 데 도움이 되었습니다. 모든 작업과 프로젝트가 기본적으로 팀 내에서 공개되기 때문에 새로운 수준의 투명성이 창출되었습니다. 부서 간 협업을 위한 많은 기회가 창출되었으며, 이는 WCS가 대면 상호작용을 많이 할 수 없었던 코로나19 팬데믹 기간 동안 특히 중요했습니다. 

Asana를 사용한 결과 팀에 '평탄화' 효과가 있었다고 Jonathan은 말합니다. 그는 "팀을 평평하게 만드는 것은 가장 비용 효율적으로 업무를 수행할 수 있는 기회를 극대화하는 것"이라고 설명합니다. “Asana가 제공하는 투명성을 통해 더 많은 주니어와 야심찬 팀원들이 배우고 더 많은 책임을 지고 범위를 확장할 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다.” 이는 주목할 만한 일입니다. 과거에는 대규모 조직으로서 정보의 가용성과 접근성 때문에 본사에 가까운 사람들에게 기회가 주어지는 경우가 많았기 때문입니다. Asana를 사용하면 직원들이 프로젝트 가시성을 높이고 시간대에 관계없이 비동기식으로 기여할 수 있습니다. 그 결과, WCS는 전 세계의 팀원들이 더욱 다양하게 참여하는 것을 확인할 수 있었습니다.

Asana는 WCS 팀 전체가 참여하고 이전에는 알지 못했던 기회를 잡을 수 있도록 지원합니다. 또한, 다양한 구직 시장에서 직원을 채용할 수 있어 임금, 출장, 교육 시간 등 다양한 자원을 절약할 수 있어 WCS는 예산을 효율적으로 사용하여 더 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 

사람을 중심에 두고 약속을 이행하다

WCS는 제한된 리소스로 많은 일을 수행하며, 이 모든 일은 조직을 지원하는 직원과 커뮤니티 구성원 덕분에 가능합니다. Asana를 사용하여 WCS는 커뮤니티 구성원의 의견을 경청하고 관리하며 전 세계 직원들이 더 많은 기회에 접근할 수 있도록 지원했습니다. 이러한 환영받는 성과는 조직이 많은 영향력 있는 목표를 달성하는 데 도움이 되었으며, 조직의 근간을 이루는 사람들, 즉 조직을 운영하는 사람들이 더 많은 지지를 받도록 만들었습니다.

프로세스의 견고성과 새로운 투명성을 통해 WCS는 내부적으로나 외부적으로 신뢰를 구축하고 있습니다. 이는 WCS가 서비스를 제공하는 지역, 야생동물, 지역사회를 보호하는 데 중요한 요소입니다.