Asana로 환경 보호 단체와 자금 조달을 지원한 Stand.earth

지난해 60억 개 이상의 스타벅스 컵이 버려졌고, 섬유 산업은 3,780억 리터 이상의 물을 사용했으며, 크루즈선은 유럽의 모든 자동차보다 거의 10배 더 많은 산화황을 유럽 해안 주변으로 배출했습니다. 이러한 환경에 미치는 영향은 엄청나지만, 동시에 엄청난 기회이기도 합니다. Stand.earth 는 기업과 정부가 환경을 최우선으로 고려할 수 있도록 지원하고 장려하는 비영리 환경 보호 단체입니다. 이들에게 커피 컵, 크루즈선, 청바지와 같은 것들은 산업을 변화시키고 개인과 기업이 환경에 미치는 영향을 최소화할 수 있는 기회를 의미합니다. 이 단체는 모두가 더 많은 정보를 바탕으로 지속 가능한 선택을 할 수 있도록 인식을 제고하기 위해 노력합니다.

비영리 단체의 업무 중 상당 부분은 모금 활동입니다. Stand.earth에서는 자금 조달 작업량의 80% 가까이가 재단에 집중됩니다. Stand.earth의 개발 책임자인 Stephen Danner는 조직을 위한 보조금과 자금을 확보하기 위해 제안서와 피치 초안을 작성하는 보조금 팀을 감독합니다. 이는 시간에 민감하고 세부 사항에 중점을 두는 프로세스이며, 팀은 신청 마감일, 규정 준수 요건, 긴 필수 서류 목록을 모두 처리해야 합니다. 그리고 자금 지원 경쟁에서 자신보다 10배나 큰 대규모 조직과 겨루는 중형 비영리 단체로서, 가능한 가장 설득력 있는 내러티브, 재정, 시각적 스토리를 사용하여 마감일 전에 신청서를 제출하는 것이 중요합니다. 그러나 더 많은 사람들이 팀에 합류하고 더 많은 프로젝트와 자금 조달 기회가 생기면서 그들은 다음과 같은 어려움을 겪었습니다.

• 정보가 분산되어 있었기 때문에 팀의 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 진행할 수 있도록 하는 것

• 엄격한 보조금 마감일을 준수하기 위해 제때 제안서를 제출

• 긴급한 기회와 비공식적인 요청에 대응하는 것. 세부 정보가 누락되어 이미 매달 15건 이상의 공식 제출로 가득 찬 업무량에 추가되는 일이었습니다.

그 결과, 조직 전체가 확장 가능한 성장을 할 수 있도록 일원화된 업무 관리 시스템을 도입해야 했습니다.

더 효과적으로 협업할 수 있는 하나의 툴 찾기

Stand.earth의 리더십 팀은 조직이 너무 많은 프로젝트 관리 툴을 사용하고 있으며, 협업을 위한 하나의 일관된 방식이 필요하다고 생각했습니다. 이러한 불만족감 외에도 팀은 단일 정보 소스 없이 책임감과 소유권을 갖지 못했습니다. 이로 인해 팀원들이 팀 리더가 기대하는 대로 후속 조치를 취하지 않았고, 팀 내 신뢰가 약화되는 초기 징후가 나타나기 시작하면서 내부 문화에 영향을 미쳤습니다.

각 팀이 서로 다른 툴을 사용했기 때문에 업무가 하나의 플랫폼 툴로 일원화되어야 했습니다. 이로 인해 커뮤니케이션이 잘못되고 비효율적이었습니다.”

조직 전체를 단일 도구로 중앙 집중화하는 것은 큰 일이지만, 계획, 협업, 사기에도 큰 긍정적인 영향을 미칠 것입니다. Stephen은 명확한 평가 기준을 마련하기 위해 각 팀의 필요와 요구 사항을 수집하는 것으로 시작했습니다. 35개 항목으로 구성된 목록에는 프로젝트 관리 기능, 비용, 연동 및 자동화, 다양한 프로젝트 보기, 게스트 액세스 등 모든 것이 포함되어 있었습니다.

그런 다음 팀으로부터 추천을 수집하고 15가지 다른 가능성을 검토했습니다. 각 툴을 평가한 결과 Asana가 최고의 툴로 선정되었습니다. Asana는 팀이 필요로 하는 모든 기준을 충족했으며, 그 단순함과 인터페이스가 사람들의 마음을 사로잡았습니다. Asana의 기능 외에도 Asana의 비영리 단체 할인 을 받을 수 있었습니다.

Asana를 도입하기 위해 준비하는 동안 Stephen은 직원들이 Asana 사용 방법을 배울 수 있는 교육 자료를 준비했습니다. 여기에는 현재 모든 사람이 시청해야 하는 녹화된 교육이 포함되어 있습니다. Stephen은 또한 Asana 게시글 및 동영상과 같은 추가 리소스를 공유했습니다. 마지막으로, 신규 직원의 온보딩과 적응을 돕기 위해 신규 직원 온보딩 프로세스에 Asana 교육 을 통합했습니다.

더 많은 자금을 유치하기 위한 프로세스 개선

Asana를 통해 Stand.earth는 조직 전체의 워크플로를 간소화했습니다. 이제 팀 전체가 많은 회의와 결과물, 복잡한 타임라인 관리, 매우 많은 양의 업무를 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

이제 Stephen과 그의 팀은 Asana에서 엔드투엔드 보조금 관리 프로세스를 관리합니다. Salesforce 연동 의 도움을 받아 항상 후원자에게 후속 조치를 취함으로써 후원자 만족도를 높게 유지하고 더 큰 자금 성장을 달성할 수 있습니다. 또한 템플릿 프로젝트 를 사용하여 Stephen은 모든 결과물이 규정을 준수하는지 확인할 수 있습니다. 마지막으로, 팀 캘린더 보기 를 통해 모든 사람의 담당 업무와 마감일을 확인할 수 있으므로 팀 미팅이 더 빠르게 진행됩니다.

Asana를 사용하기 전에 Stephen이 겪었던 문제 중 하나는 팀이 어디에 집중해야 하는지, 무엇을 우선적으로 처리해야 하는지 파악할 수 있도록 중앙 집중식 커뮤니케이션 채널이 필요했다는 점입니다. 이제 그는 부하 직원들과 함께 Asana에서 3개월 업무 계획을 세우고, 인사 부서와 다른 관리자들이 사용할 수 있는 모델을 만들었습니다. 결과적으로 모든 사람이 더 많은 성과에 초점을 맞추고, 원하는 결과를 명확하게 파악하며, 자신이 담당하는 업무를 알고 있습니다. Stand.earth의 직원들은 사소한 관리 세부 정보에 집중하는 시간을 줄임으로써 보다 전략적인 대화를 나눌 수 있습니다. 전략적으로 생각할 수 있는 공간을 확보할 수 있을 뿐만 아니라, 모든 구성원은 스스로 업무를 처리하고 프로젝트 매니저가 될 수 있습니다.

이제 팀의 책임 소재가 명확해져 작은 세부 사항을 놓치지 않는 데 집중하는 대신 조직 전반에 걸쳐 보다 전략적인 대화를 나눌 수 있습니다.”

Stephen과 그의 팀은 이제 Asana를 사용하여 계약업체나 디자이너와 같은 외부 파트너와 원활하게 협업할 수 있습니다. 이메일과 공유 문서에 의존하는 대신, Stephen은 추가 서류 작업 없이 Asana의 개인 정보 보호 및 게스트 기능을 사용하여 외부 협업 참여자를 참여시킬 수 있습니다. Asana 덕분에 외부 파트너 온보딩과 관련된 관리 작업이 사라지고, 누군가가 봐서는 안 되는 것을 볼까 봐 걱정하는 수고가 줄어들어 시간을 절약할 수 있습니다.

Asana로 운영 효율성을 개선한 덕분에 조직 전반에 걸친 스트레스가 줄어들고 팀 멤버 간의 신뢰가 구축되었습니다. 그리고 우리는 직장에서 더 많은 즐거움을 얻고 있습니다.”

책임감이 성장으로 이어지고 지구가 더 건강해지는 경우

Asana는 Stand.earth와 Stephen의 팀이 책임감을 더하고, 결과 지향적이며, 마감일을 준수하는 데 도움이 되었을 뿐만 아니라 프로세스가 간소화되고 정보가 중앙 집중화되어 10% 더 많은 새로운 잠재 고객을 식별할 수 있게 해주었습니다. 이러한 보조금 리드 덕분에 투자자 참여 및 리드 유치 팀의 협업이 강화되어 단 1년 만에 자금이 17% 증가했습니다. 그들은 단순히 버티기 위해 노력하는 것이 아니라 후속 조치를 취하고 관계를 발전시킬 수 있습니다.

Stephen과 그의 팀의 일상 업무에서 한 걸음 물러나 보면, 그들은 환경에 엄청난 영향을 미칠 수 있는 자금을 확보하고 있습니다. 작업 및 캘린더와 같은 작은 것들을 통해 기초적인 수준에서 명확성을 제공함으로써 그들은 큰 변화를 이룰 수 있습니다. 커피 컵에서 청바지까지, 우리 일상 속 작은 세부 정보가 환경에 큰 영향을 미치는 것처럼, Stephen과 그의 팀이 수행하는 일상 업무는 Stand.earth가 사명을 달성하는 방식에 큰 영향을 미칩니다.

Asana를 사용하면 업무가 더 중앙 집중화되고, 조율되고, 효율적이기 때문에 새로운 보조금 잠재 고객을 10% 더 많이 식별하고 17%의 자금 성장을 달성할 수 있습니다.”