Asana로 환경 보호 단체와 자금 조달을 지원한 Stand.earth

지난해 60억 개 이상의 스타벅스 컵이 버려졌고, 섬유 산업은 3,780억 리터 이상의 물을 사용했으며, 유람선은 유럽의 모든 자동차보다 유럽 연안에서 10배 가까이 많은 이산화황을 배출했습니다. 환경에 미치는 이러한 영향은 엄청나지만, 이는 또한 엄청난 기회이기도 합니다. Stand.earth 는 기업과 정부가 환경을 최우선으로 두도록 힘을 실어주고 장려하는 비영리 환경 보호 기관입니다. 그들에게 커피 컵, 크루즈선, 청바지와 같은 것은 산업을 변화시키고 개인과 기업이 환경에 미치는 영향을 최소화할 수 있는 기회를 나타냅니다. Stand.earth는 모두가 보다 정보에 입각한 지속 가능한 선택을 할 수 있도록 인식을 제고하기 위해 노력합니다.

모든 비영리 단체의 업무 중 상당 부분을 차지하는 것은 기금 모금입니다. Stand.earth의 경우, 자금 조달 노력의 거의 80%가 재단에 집중되어 있습니다. Stand.earth의 개발 책임자인 Stephen Danner는 조직의 보조금과 자금을 확보하기 위한 제안서와 프레젠테이션을 작성하는 보조금 팀을 감독합니다. 이는 시간에 민감하고 세부 지향적인 프로세스이며, 팀은 신청서 마감일, 규정 준수 요구 사항 및 필요한 문서의 긴 목록을 조정해야 합니다. 그리고 10배 규모의 대기업과 자금 경쟁을 벌이는 중소 비영리 단체로서 가장 설득력 있는 내러티브, 재정 및 시각적 스토리를 사용하여 기한 전에 신청서를 제출하는 것이 중요합니다. 그러나 더 많은 사람들이 팀에 합류하고 더 많은 프로젝트와 자금 조달 기회가 생기면서 다음과 같은 어려움을 겪었습니다.

• 정보가 분산되어 있어 팀의 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 지원

• 엄격한 보조금 마감일을 준수하기 위해 제시간에 제안서를 제출

• 긴급한 기회와 비공식적인 요청에 대응하기 어려웠습니다. 자세한 내용이 누락되어 이미 매달 15건 이상의 공식 제출로 인해 업무량이 증가했습니다.

결과적으로, 확장 가능한 성장을 위해 조직 전체를 설정할 수 있는 중앙 집중식 업무 관리 시스템을 구현해야 했습니다.

더 효과적으로 협업할 수 있는 하나의 도구 찾기

Stand.earth의 경영진은 조직이 너무 많은 프로젝트 관리 툴을 사용하고 있어 일관된 협업 방식을 필요로 한다고 느꼈습니다. 이러한 불만족스러운 상황 외에도 팀은 단일 정보 소스 없이 책임과 주인의식을 갖지 못했습니다. 이는 내부 문화에 영향을 미쳤습니다. 팀원들이 팀 리더가 기대하는 대로 후속 조치를 취하지 않았고 팀은 신뢰가 침식되는 초기 징후를 경험하기 시작했기 때문입니다.

조직 전체를 하나의 도구에 중앙 집중화하는 것은 큰 일이지만, 계획, 협업, 사기에 큰 긍정적인 영향을 미칩니다. Stephen은 각 팀의 필요와 요구 사항을 수집하여 명확한 평가 기준을 마련하는 것으로 시작했습니다. 35개의 항목 목록은 프로젝트 관리 기능, 비용, 연동 및 자동화, 다양한 프로젝트 보기, 게스트 액세스등 모든 것을 다루었습니다.

그런 다음 팀의 추천을 수집하고 15가지의 다양한 가능성을 검토했습니다. 각 툴을 평가한 결과 Asana가 가장 적합한 툴로 나타났습니다. Asana는 팀에 필요한 모든 기준을 충족했으며, 간편함과 인터페이스로 사람들의 마음을 사로잡았습니다. Asana의 기능 외에도 Asana의 비영리 단체 할인을 받을 수 있었습니다.

Asana를 도입하기 위해 준비하면서 Stephen은 직원들이 Asana 사용 방법을 배울 수 있도록 교육 자료를 마련했습니다. 여기에는 이제 모두가 시청해야 하는 필수 교육 자료도 포함되어 있습니다. Stephen은 또한 Asana 기사 및 동영상과 같은 추가 리소스를 공유했습니다. 마지막으로, 신규 입사자가 온보딩을 완료하고 적응할 수 있도록 Asana 교육 을 신규 직원 온보딩 프로세스에 통합합니다.

더 많은 자금을 조달하기 위한 프로세스 개선

Stand.earth는 Asana를 사용하여 조직 전체의 워크플로를 간소화했습니다. 많은 미팅과 결과물, 복잡한 타임라인 관리, 매우 많은 양의 업무가 포함된 업무를 이제 팀 전체가 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

Stephen과 그의 팀은 이제 Asana에서 엔드투엔드 보조금 관리 프로세스를 관리합니다. Salesforce 연동을 통해 기부자에게 항상 후속 조치를 취하여 높은 기부자 만족도를 유지하고 더 큰 자금 성장을 달성할 수 있습니다. 또한 템플릿 프로젝트를 사용하여 Stephen은 모든 결과물에서 규정을 준수하는지 확인할 수 있습니다. 마지막으로, 팀 캘린더 보기 를 통해 모든 사람의 담당 업무와 마감일을 확인할 수 있으므로 팀미팅이 더 빠르게 진행됩니다.

Stephen이 Asana를 사용하기 전에 겪었던 한 가지 문제는 팀이 어디에 집중해야 하는지, 무엇을 우선순위로 해야 하는지 알 수 있도록 도와주는 중앙 집중식 커뮤니케이션 채널이 필요하다는 것이었습니다. 이제 그는 Asana에서 부하 직원과 함께 3개월간의 업무 계획을 세우고 있으며, 인사 부서와 다른 상사가 사용할 수 있는 모델을 만들었습니다. 결과적으로 모든 사람이 성과에 더 집중하고 원하는 결과를 명확히 파악하며 자신이 담당하는 업무를 파악할 수 있습니다. Stand.earth의 직원들은 사소한 관리 업무에 집중하는 시간을 줄임으로써 보다 전략적인 대화를 나눌 수 있습니다. 전략적으로 생각할 수 있는 공간을 확보할 뿐만 아니라 모든 사람이 스스로 업무를 수행하고 프로젝트 매니저가 될 수 있는 권한을 갖게 됩니다.

Stephen과 그의 팀은 이제 Asana를 사용하여 계약업체나 디자이너와 같은 외부 파트너와 원활하게 협업할 수 있습니다. Stephen은 이메일과 공유 문서에 의존하는 대신 추가 서류 작업 없이 Asana의 개인 정보 보호 및 게스트 기능 을 사용하여 외부 협업 참여자를 참여시킬 수 있습니다. Asana를 사용하면 외부 파트너 온보딩과 관련된 관리 업무와 누군가가 봐서는 안 되는 것을 볼 수 있을지 걱정할 필요가 없어 시간을 절약할 수 있습니다.

책임감이 성장으로 이어질 때, 그리고 더 건강한 지구로 이어질 때

Asana는 Stand.earth와 Stephen의 팀이 더 많은 책임을 지고, 결과 지향적이고, 마감일에 맞춰 업무를 수행할 수 있도록 도왔을 뿐만 아니라, 프로세스가 간소화되고 정보가 중앙 집중화되어 새로운 잠재 고객을 10% 더 많이 식별할 수 있었습니다. 이러한 보조금 리드를 통해 투자자 참여 및 리드 요청 팀이 더 잘 조율되어 단 1년 만에 자금이 17% 증가했습니다. 그들은 단순히 살아남기 위해 노력하는 것이 아니라 관계를 추적하고 육성할 수 있습니다.

Stephen과 그의 팀의 일상 업무에서 벗어나, 그들은 환경에 엄청난 영향을 미칠 수 있는 자금을 확보하고 있습니다. 작업 및 캘린더와 같은 작은 것들을 통해 기본적인 수준에서 명확성을 제공함으로써 큰 변화를 만들 수 있습니다. 커피 컵에서 청바지까지, 우리 삶에서 작은 디테일이 환경에 큰 영향을 미치는 것처럼, Stephen과 그의 팀이 하는 일상 업무는 Stand.earth가 미션을 달성하는 방식에 큰 영향을 미칩니다.