Manchester City Council의 커뮤니케이션 부서와 사내 디자인 및 광고 스튜디오인 M-Four는 이러한 이벤트와 도시 전체의 커뮤니케이션 캠페인을 제작하는 일을 담당합니다.

그리고 그들은 모든 것을 종이로 처리하곤 했습니다.

M-Four의 디자이너들은 디지털 광고, 티셔츠, 브로슈어 등 프로젝트의 모든 크리에이티브 요소 개발을 위한 지침이 되는 브리프를 인쇄했습니다. 그들은 각 자산에 대한 브리프 문서를 각각 다른 '작업 가방'에 보관했습니다. 이 작업 가방은 팀원들이 다음 제작 단계로 작업물을 전달할 때 책상 사이를 오가며 직접 운반하는, 다루기 힘든 주황색 자루였습니다.

하지만 각 캠페인이나 이벤트에는 최소 100개의 크리에이티브 요소가 필요합니다... 그래서 M-Four 사무실에는 주황색 봉투가 많이 있었습니다.

종이가 어수선해지기 시작했고 때로는 사라지기도 했습니다. M-Four의 스튜디오 매니저인 Shawn Bahlmann은 12명의 디자이너로 구성된 자신의 팀이 디지털 방식으로 전환해야 한다는 것을 알고 있었습니다.

• 종이를 인쇄하고, 쌓아둔 서류를 뒤져 정보를 찾고, 책상 사이를 오가며 가방을 옮기는 데 시간을 허비했습니다.

• 교정, 브리프, 서면 승인이 분실되면 업무가 누락되었습니다.

• 팀원과 관리자는 프로젝트 상태와 팀 전체에서 진행되는 업무를 확인하기 위해 끊임없이 정보를 찾아야 했습니다.

이는 "일을 위한 일", 즉 전문성을 요하는 작업과 전략을 잠식하는 관리 업무의 전형적인 예였습니다. 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 영국의 근로자들은 이러한 관리 업무에 업무 시간의 60%를 할애합니다.

Shawn은 M-Four가 종이 문서를 사용하지 않고 중요한 업무에 다시 집중할 수 있도록 업무 관리 툴을 찾기 시작했습니다.

저희는 말 그대로 이 커다란 작업 가방을 책상 사이로 옮기며 마케팅 팀 내에서 카피라이팅, 교정, 승인을 위해 전달했습니다. 책상에는 서류가 쌓여 있었습니다.

Shawn Bahlmann, M-Four 스튜디오 매니저

“종이 이외의 것”을 찾다

Shawn은 먼저 플랫폼을 체험할 디자이너 몇 명을 선정하여 Asana를 도입했습니다. 그런 다음 나머지 팀과 함께 기본 교육을 진행했고, 팀은 여러 소규모 프로젝트를 성공적으로 관리했습니다. 대규모 전환은 150개 이상의 디자인 요소가 포함된 도시 전체를 아우르는 대규모 이벤트인 Manchester Day라는 대규모 프로젝트와 함께 이루어졌습니다. 이 프로젝트는 잘 진행되었고, 팀은 종이 브리핑 가방을 폐기하고 업무를 100% Asana로 이전하기 위한 마감일을 정했습니다.

Shawn은 도입을 지원하기 위해 다양한 자산에 대한 생성 프로세스를 명시한 프로젝트 템플릿을 설정했습니다. 이를 통해 제작이 간소화되고 디자이너가 무엇을 기대해야 하는지 파악할 수 있었으며, 수백 개의 디자인 작업에 걸쳐 효율성이 향상되었습니다.

첫 번째 큰 프로젝트가 진정한 테스트였습니다. 그때 저희는 되돌아보며 이렇게 말했습니다. ‘아시겠어요? 지난해 이벤트보다 훨씬 더 빠르고 원활하며 투명했어요.’ 저희는 확신했습니다.

Shawn Bahlmann, M-Four 스튜디오 매니저

'일을 위한 일'이 줄어들면 더 좋은 결과가 나옵니다

현재 M-Four의 모든 크리에이티브 프로젝트는 Asana에서 관리되며, 브리프 인쇄 및 작업 가방 운반과 같은 누적 관리 업무를 크게 줄일 수 있습니다. 크리에이티브 요소 하나당 제작 프로세스를 거치는 데 5분밖에 걸리지 않았을 수도 있지만, 캠페인당 100개 이상의 요소가 동시에 진행 중인 상황에서 추가로 소요되는 5분은 몇 주, 몇 달에 걸쳐 누적되었습니다. 팀은 이제 이벤트나 캠페인당 2~3일의 시간을 절약할 수 있어 전략, 미디어 계획, 디자인에 집중할 수 있는 시간이 더 많아졌다고 추정합니다.

정보에 더 쉽게 액세스할 수 있게 되면서 협업도 개선되었습니다. 이제 팀원은 모든 프로젝트로 이동하여 프로젝트 기록, 참여자, 대화, 첨부 파일을 확인할 수 있으며, 경영진은 조직 전체의 프로젝트 상태를 빠르게 확인할 수 있습니다.

추가적인 이점은 무엇일까요? 디자이너들이 이제 원격으로 작업할 수 있기 때문에 사기가 높아지고 스트레스가 줄어듭니다. 이전에는 불가능했던 일이죠. 그리고 사무실에서는 마침내 책상이 깨끗해졌습니다.

관리 업무에서 절약한 시간을 이제 디자인 작업이나 마케팅 전략에 투자하고 있습니다.

Shawn Bahlmann, M-Four 스튜디오 매니저

맨체스터 시 경계 너머로 시야를 넓히기

이제 M-Four의 디자인 팀은 숙련을 요하는 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 되었으며, 맨체스터 시의회 외 조직으로부터 여러 대규모 상업 프로젝트를 수주했습니다. 이들은 이러한 프로젝트에 대해서도 Asana에서 커뮤니케이션을 관리하고, 새로운 고객을 플랫폼으로 초대하여 협업할 것입니다.

종이 문서로 인한 부담이 없으면, 가능성은 무한합니다.