KENDO는 Asana로 효과적으로 확장하고 더 빠르게 일합니다

하이라이트

해결 과제

• 직원들은 다양한 툴로 업무를 관리했기 때문에 어떤 업무가 진행되고 있는지 파악하기가 거의 불가능했습니다. 이로 인해 팀은 사일로 상태에 빠지고 리더들은 상황을 제대로 파악할 수 없었습니다.

• KENDO는 빠르게 성장하는 시기에 있으며, 이메일과 스프레드시트로 업무를 관리하는 방식으로는 업무를 확장할 수 없었습니다.

• 통합 프로세스가 없으면 워크플로의 마감일이 불분명하고 워크플로가 단절되어 책임 소재가 불분명해지고 중요한 업무를 누락하게 됩니다.

해결책

• KENDO는 부서와 역할 수준에 관계없이 직원들이 어떤 업무가 언제 진행되고 있는지 파악할 수 있는 일원화된 정보 소스로 삼기 위해 Asana를 도입했습니다. 급속한 성장에는 업무 증가가 수반됩니다. 이렇게 일원화된 가시성을 통해 이들은 브랜드 성장에 가장 중요한 이니셔티브의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

• 팀은 마케팅 캘린더를 구축하는 것부터 IT 요청을 백로그로 자동화하는 것까지 프로세스를 간소화하여 가장 중요한 업무를 더 빠르게 처리할 수 있습니다. 

• 리더는 업데이트 및 승인 요청에 대한 가시성이 있기 때문에 팀의 업무의 방해 요인을 제거하고 책임감을 높이는 결정을 신속하게 내릴 수 있습니다.

결과 

• 근무 일수 87일 절약: Asana를 사용하는 것만으로 KENDO는 이전에 매년 업무를 조율하느라 소비했던 시간을 3개월 정도 절약한 것으로 추산됩니다.

• 58% 더 많은 시간 절약: Asana를 사용하여 업무를 관리하는 직원의 수를 늘림으로써 KENDO는 단 1년 만에 시간을 58% 더 많이 절약할 수 있었습니다.

• 더 강력한 브랜드 구축: 선별된 Asana 프로젝트를 통해 마케팅 팀은 어디에서 무슨 일이 진행 중인지 완벽하게 파악할 수 있어 일관된 메시징을 보장하고 캠페인 효과를 높일 수 있는 기회를 파악하며 고객과 더 효과적으로 소통할 수 있습니다.

디지털 활성화를 조율하여 고객과 직접 소통

팀과 채널 간에 콘텐츠와 메시지를 조율하는 것은 특히 신제품 출시 및 홍보 캠페인과 같은 대규모 디지털 활성화에 매우 중요합니다. 

디지털 팀은 이제 Asana에서 비동기식 업무 방식을 통해 웹 사이트, 성과 마케팅 및 고객 관계 관리 시스템 전반에 걸쳐 모든 활성화를 조율함으로써, 더 많은 팀 간 협업 기회를 파악하고 업무를 간소화하여 영향력을 강화할 수 있습니다. 

강화된 고급 계획 기능 

• 이전에는 팀이 타임라인을 계획하고 설정하는 데 개별적인 정적 스프레드시트를 사용했습니다. 업무가 따로따로 진행되었기 때문에 속도가 느려지고 모든 업무가 완료되도록 보장하기가 더 어려웠습니다. Asana를 통해 디지털 팀은 여러 부서의 모든 파트너와 협력하여 연결된 계획 프로세스를 설계했습니다.

• 이제 각 활성화에 대한 작업과 마일스톤을 추적할 수 있을 뿐만 아니라 프로세스를 템플릿화하여 아무 것도 누락하지 않게 되었습니다. 

프로젝트 가시성 및 책임감 향상

• 디지털 팀은 Asana를 브랜드 전반에서 진행되는 모든 디지털 활성화를 확인하고, 추적, 지원할 수 있는 '디지털 캘린더'로 사용합니다. 이를 통해 모든 팀의 개별적인 캘린더를 하나의 통합된 공간에서 연결하는 하나의 포괄적인 캘린더를 제공하여 모든 사람이 언제 어떤 업무가 진행되는지 파악할 수 있도록 합니다.

• 이렇게 서로의 업무에 대한 가시성을 확보하면 추가 미팅 없이도 더 효과적으로 협업할 수 있습니다. 그 결과, 모든 채널의 도달 범위를 극대화하여 디지털 판매를 촉진하는 보다 일관되고 강력한 소비자 경험을 만들어 낼 수 있습니다.

더 원활한 마케팅 워크플로를 위한 책임감 강화

이전에는 대부분의 프로젝트 관리에 이메일과 체크리스트를 사용한 탓에 마케팅 팀의 워크플로가 분산되어 있었습니다. 모두가 각자의 업무에만 집중했기 때문에 책임감을 갖고 계획과 진행 상황을 전체적으로 파악하기가 어려웠습니다.

Asana는 이처럼 분열된 시스템을 통합된 행동 지향 플랫폼으로 대체했습니다. 이제 소셜 미디어 활성화, 인플루언서 선물 제공, 캠페인 및 체험 마케팅 실행 업무를 모두 한 곳에서 할 수 있습니다.

일원화된 정보 소스

• Asana는 프로젝트에 대한 커뮤니케이션을 일원화하여 승인 프로세스를 간소화하고 혼란스러운 상태에서 누락되었던 업무를 파악할 수 있도록 해 줍니다.

• 팀은 진행 중인 모든 업무를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 이러한 가시성으로 인해 기존 시스템의 혼란과 비효율성이 사라졌으며, 템플릿으로 명확한 목표와 마감일을 설정하여 매번 일관된 프로세스를 따를 수 있습니다.

• 한 곳에서 커뮤니케이션하고, 업무를 수행하고, 모든 세부 정보를 확인할 수 있기 때문에 팀은 중요한 작업을 쉽게 식별하고 우선순위를 지정하여 전반적인 효율성과 책임감을 증대할 수 있습니다.

적절하게 범위가 지정된 IT 프로젝트는 언제나 올바른 세부 정보를 얻는 것에서부터 시작합니다

이전에는 IT 팀이 끝나지 않는 피드백 루프에 갇혀 있었습니다. 회사는 빠르게 성장하고 있었으며, 적절한 프로세스가 마련되지 않은 상태에서 요청 범위에 대한 중요한 정보가 누락되었고 프로젝트가 종종 대기 상태를 벗어나지 못하게 되었습니다.

Asana를 사용하면서 IT 팀은 요청을 취합하고, 우선순위를 지정하고, 마감일을 지정하고, 문제를 해결하는 체계적인 접근 방식을 사용할 수 있게 되었습니다.

더욱 영향력 있는 워크플로를 위한 요청 간소화 

• IT 팀은 업무를 효과적으로 정리하고 우선순위를 정하기 위해 고군분투했습니다. 이제 이들은 IT 요청에 Asana 양식을 사용하고 이것은 정보를 기록하고 태그를 지정할 수 있는 사용자 지정 필드가 포함된 작업으로 자동 변환됩니다. 프로젝트 매니저는 각 프로젝트를 검토하고 범위를 지정하며, 리더는 프로덕션 단계로 진행하기 전에 이를 승인하여 각 프로젝트의 시작일과 종료일을 명확하게 합니다.

• 사용자 지정 필드를 적절히 선별하여 처음부터 필요한 정확한 정보를 확보하도록 보장하기 때문에 요청을 완료하기 위해 이해관계자와의 불필요한 연락을 주고받을 필요가 없습니다.

• 이처럼 간소화된 프로세스를 통해 IT 팀은 한 번에 최대 40개의 프로젝트를 관리할 수 있습니다.

완벽한 접근성

• 고위 임원진은 자신의 팀이 요청한 업무가 무엇인지, 어느 정도 진행된 상태인지, IT 팀의 우선 순위 지정에 필요한 세부 사항이 무엇인지 전혀 모르는 경우가 많았습니다. 이제 요청 작업을 여러 프로젝트에 추가할 수 있기 때문에 리더를 포함한 모든 사람이 상태 업데이트나 관련 정보에 빠르고 쉽게 액세스할 수 있습니다.

• 프로세스에 대한 가시성이 향상됨에 따라 IT 팀은 모든 요청을 확인하고, 정확한 범위를 지정하는 데 필요한 정보를 얻고, 비즈니스 요구 사항과 사용 가능한 리소스를 토대로 어떤 것을 우선시해야 할지에 대해 리더의 피드백을 받을 수 있게 되었습니다. 이제 이들은 보다 효과적인 우선순위 지정을 위해 간단한 행동 지향적 미팅을 가지며, 프로젝트의 범위를 완전히 지정한 후 미팅을 마무리합니다.

팀과 함께 성장하는 솔루션

KENDO는 성장하고 있으며, 함께 성장할 수 있는 솔루션이 필요합니다. 그렇기 때문에 Asana를 사용하여 프로세스를 체계화하고, 단계를 자동화하며, 업무를 간소화하고 있습니다. KENDO 팀은 자사 레이블에 속한 가장 잘 알려진 흥미로운 몇몇 브랜드를 통해 조직 전체에서 잘 정의되고 분명한 목표에 대한 명확성으로 고객 구매를 유도하고 회사 수익을 늘리는 데 집중하고 있습니다.