Asana로 프로그램 관리를 중앙으로 집중하여 효율을 높인 HubSpot의 APAC PR 팀

HubSpot은 마케팅, 영업 및 고객 서비스 소프트웨어와 강력한 무료 CRM으로 구성된 선도적인 성장 플랫폼입니다. 100개 이상의 국가에서 총 60,500명 이상의 고객이 수상 경력에 빛나는 HubSpot의 소프트웨어, 서비스와 지원 기능을 사용하여 고객을 유치하고 참여를 유도하며 만족을 제공하는 방식에 변화를 일으키고 있습니다.

2018년에 APAC 지역의 HubSpot PR 리더가 되었을 때 Elissa Hudson은 큰 임무를 맡았습니다. 호주 시드니에 거점을 두고 지역 마케팅 팀의 일원으로 일하고 있는 그녀는 APAC 전역의 주요 국가에서 언론 보도를 통해 HubSpot에 대한 브랜드 인지도를 구축하는 일을 맡고 있습니다.

작업을 수동으로 추적해야 했던 탓에 문제가 많았던 행정 관리

다양한 대륙에서 일하는 동료들뿐만 아니라 세 군데의 PR 대행사와 협력하면서 싱가포르의 지역 담당 이사에게 직접 보고까지 하는 Elissa는 다양한 시간대에 맞춰 수많은 작업을 수행했습니다. 한 번에 30개 이상의 다양한 미디어 스토리를 작업하고 각 스토리에는 대변인의 인용문 확인, 콘텐츠 작성, 이미지 제공, 다양한 이해관계자와의 연락 등 많은 작업이 수반되는 경우도 있었습니다.

Elissa는 프로젝트 관리를 위해 펜과 종이를 사용하여 매일 할 일을 기록하고 스프레드시트도 함께 사용했지만, 이같은 수동 추적 방식은 이상과는 거리가 멀었고 심각한 문제를 일으켰습니다.

• 미디어 배치에 중요한 실행 과제와 할 일이 누락되어 기회를 놓치는 일이 생겼습니다.

• 이로 인해 작업이 빨리 완료되지 않아 에이전시의 진행 속도도 느려졌습니다.

• 각 미디어 배치가 어떻게 진행되고 있는지 한 번에 확인할 수 없었기 때문에 매월 보도 목표를 달성하게 될 것인지 예측하기가 어려웠습니다.

혼돈에서 중앙 집중식 관리로

팀은 스토리 파이프라인, 개인별 할 일, 매니저와의 협업을 원활하게 관리할 수 있는 툴이 필요했습니다. 작업은 간과되는 일이 없도록 분리되어 있어야 했고 프로젝트 진행 상태를 전체적으로 파악할 수 있는 시스템도 필요했습니다.

Asana는 직관적이고 사용하기 쉬운 인터페이스, 이동 중에도 계획을 세울 수 있는 모바일 앱, 팀 업무에 필수적인 두 가지 툴인 Gmail과 Slack과의 연동을 제공했습니다. 가장 중요한 것은 Asana를 통해 프로세스를 표준화하고 작업을 특정 프로젝트와 보드에 통합할 수 있었다는 점이었습니다. 이를 통해 작업을 손쉽게 완료하고 각 지역의 진척 상황을 효과적으로 추적할 수 있었습니다.

효율성 증대와 인사이트 개선

Asana 덕분에 팀의 일상은 크게 달라졌습니다. Elissa는 아침 출근 시간에 Asana 모바일 앱으로 하루를 손쉽게 계획하고 우선순위를 지정하는 것으로 일을 시작합니다. Gmail과 Slack 연동을 통해 해외 동료의 요청을 추적 가능한 작업으로 전환할 수 있으며, 매니저의 의견이 필요한 항목을 손쉽게 배정하고 일대일 안건에 추가할 수 있습니다.

미디어 기회에 대해서는 보드 보기에서 Asana 프로젝트를 최대한 활용합니다. 모든 기회에 지역별로 색상을 지정하며 진척 단계에 따라 기회를 분류합니다. 팀은 작업에 포함된 스토리를 쉽게 시각화하고 프로젝트에 하위 작업을 추가하여 더 작은 단계가 누락되지 않고 프로젝트 중단을 초래하지 않도록 할 수 있습니다.

시각화는 또한 Elissa와 팀이 목표 대비 달성 상황을 추적하는 방법에 대한 통찰력을 얻는 데 도움이 됩니다. 전에 스프레드시트에 의존해야 했던 때와는 달리 이제 각 기회가 어느 단계에 있는지 빠르게 확인할 수 있습니다. 이를 통해 특정 스토리가 어느 정도 진척되었는지 또는 배치가 언제 공개될 것인지 쉽게 예측할 수 있어 보다 정확하게 계획을 수립하고 보도 결과를 예측할 수 있습니다. 보도 파이프라인에서 격차가 확인된 경우, 팀이 나서서 주도적으로 스토리를 피치하여 목표를 달성할 수 있습니다.

간편해진 확장

Elissa는 주요 지역에서 더 많은 언론 보도를 추진하기 위해 사내 팀을 육성하고 있으며 Asana를 온보딩과 협업의 토대로 사용할 것입니다. Elissa가 처음 채용할 직원은 아시아 지역을 이끌 PR 전문가입니다. 신규 채용자는 Elissa에게 직접 보고하며 Asana는 이들이 여러 사무실과 시간대에서 손쉽게 협업할 수 있도록 이들의 업무를 연결해 주는 역할을 할 것입니다.

프로젝트와 프로세스에 대한 완전한 가시성은 원활한 온보딩 프로세스로 이어지고 이를 통해 Elissa와 성장 중인 그녀의 팀이 APAC 전 지역에서 HubSpot을 지속적으로 확장해 갈 수 있을 것입니다.