Asana로 디지털 구독자층을 확대한 Gannett의 마케팅 운영 팀

미국에서 가장 큰 신문 발행사인 Gannett의 수상 경력에 빛나는 포트폴리오에는 40년의 역사를 자랑하는 USA TODAY와 미국과 영국 전역의 200개 이상의 지역 신문이 포함되어 있습니다. Gannett이 인쇄물에서 디지털 기반 구독 비즈니스로 전환함에 따라 마케팅 운영 팀은 이메일, 다이렉트 메일, 현장 광고 및 기타 채널을 통해 캠페인을 진행하여 구독자의 확대를 꾀합니다. 

Steven Tai 이사가 이끄는 마케팅 운영 팀은 Gannett이 캠페인 제작을 외부 에이전시에서 사내 제작으로 바꾼 시점에 만들어졌습니다. 새로운 팀은 처음에는 200개 시장에서 월 50~70건의 캠페인을 처리할 수 있었는데, 이들의 목표는 운영 효율성을 통해 동일한 리소스로 실행 가능한 프로젝트의 수를 늘리는 것이었습니다.

마케팅 운영 팀은 캠페인 규모를 늘리기 위해 워크플로를 간소화하고 자동화할 수 있는 기회를 모색했습니다. 업무 처리에 이메일과 소프트웨어 플랫폼을 혼용하던 제작 프로세스를 검토하는 것부터 시작했습니다. 여러 앱에 정보가 분산되어 있는 상황에서 타임라인을 설정하고, 캠페인 진행 상황을 처음부터 끝까지 추적하고, 리소스가 어떻게 사용되는지 측정하는 것이 어려울 때가 있었습니다.

마케팅 운영 팀은 진행 중인 모든 프로젝트를 볼 수 있는 일원화된 협업 툴을 원했습니다. 그래서 그들은 이러한 문제 중 일부를 해결하는 데 도움이 되는 업무 관리 플랫폼을 찾기 시작했습니다.

투명성을 찾아: 일원화된 업무 관리 플랫폼 찾기

팀은 요청에서 전달까지 캠페인을 실행할 수 있는 여러 업무 관리 플랫폼을 평가했습니다. 이들의 전체적인 목표는 운영 팀의 성공을 측정하는 방법을 확립하고, 어떤 팀원이 더 업무를 맡을 수 있는지 실시간으로 정량화하고, 궁극적으로 캠페인 관리를 간소화하여 같은 기간에 더 많은 성과를 낼 수 있도록 하는 것이었습니다.

Gannett은 팀과 워크플로가 늘어날 때 이에 맞게 확장할 수 있는 다재다능함과 잠재력을 이유로 Asana를 선택했습니다. 또한 Asana의 전문 서비스 팀과 협력하여 초기 설계와 출시를 지원하여 채택을 보장하고 새로운 팀이 올바른 방향으로 나아갈 수 있도록 돕기로 결정했습니다.

Asana의 전문 서비스 팀과 함께 성공으로 시작

마케팅 운영 팀은 Asana 전문 서비스 컨설턴트와 만나 필요한 사항을 검토하고 실행 빈도가 가장 높은 열 가지 캠페인을 우선적으로 살펴보아 Asana 프로젝트 템플릿으로 개발했습니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 지식 근로자가 마감일을 놓치는 가장 큰 원인 중 하나가 불명확한 프로세스라고 합니다. Asana 템플릿은 모범 사례 절차를 설계하여 이를 직접적으로 해결합니다.

전문 서비스 팀은 20개의 템플릿(목표의 두 배)을 완성하여 서비스를 마무리했으며, 팀원은 Asana의 기본 교육과 고급 교육에 참여했습니다. 전문 서비스 팀 참여의 최대 장점은 외부의 관점에서 모범 사례에 대해 코칭하고, 리소스를 공유하고, 올바른 방향으로 가고 있다는 것을 확인할 수 있다는 것입니다. 

팀은 Asana 도입 과정에서 특정 업무 방법론을 강요하기보다는 논의와 자기 성찰의 기회에 초점을 맞췄습니다. 그들은 "오늘 우리가 만드는 것이 영구적인 것이 아니다"라는 모토를 채택했습니다. 이는 언제든지 Asana 워크플로에서 반복할 수 있다는 뜻입니다. 이는 사람들이 잘못된 방식이나 나쁜 제안이란 건 없다는 것을 이해하는 데 도움이 되었습니다. 이러한 대화를 통해 팀에 가장 적합한 방법을 찾는 것이 더 중요합니다. 그들은 개인의 우려와 피드백을 경청하였고 이는 장애물을 식별하고 팀의 사기를 향상시키는 데 도움이 되었습니다.

마케팅 운영 팀의 비즈니스 파트너는 Asana를 통해 새로 얻게 될 가시성을 기대했습니다. 이전에 워크플로에 참여하지 않았던 비즈니스 파트너가 프로젝트에 참여할 수 있게 되면서 Asana에 대한 낙관적인 시각이 생겨나게 되었습니다.

제작을 간소화하는 명확한 단계별 워크플로우 

현재 Asana는 Gannett의 마케팅 팀이 엔드 투 엔드 캠페인 관리에 사용하는 공식 플랫폼입니다.  비즈니스 파트너는 Asana 양식에 필수 정보를 입력하여 캠페인을 요청할 수 있으며, 제출된 캠페인은 Asana의 '캠페인 요청' 프로젝트로 이동하여 마케팅 운영 팀의 검토와 승인을 받게 됩니다.  

트래픽 관리자는 한 번의 클릭으로 캠페인을 활성화하여 Gannett 마케팅 팀이 설계한 40개 이상의 프로젝트 템플릿 중 하나를 선택하고 필요에 따라 타임라인과 작업 담당자를 조정합니다.

각 마케팅 캠페인에는 고유한 Asana 프로젝트가 있으며, 부서 전체가 업무가 어떻게 진행되는지 확인할 수 있습니다.

• 캠페인에 대한 정보를 한 곳에 보관하기 위해 이메일을 보내는 대신 문서를 작업에 첨부합니다. 또한 Asana for Outlook 연동을 사용하여 이메일을 댓글로 작업에 첨부하여 대화를 놓치지 않도록 합니다.

• 캠페인을 요청한 비즈니스 파트너는 Asana 프로젝트에 협업 참여자로 추가되어 캠페인 계획, 상태, 논의 사항을 확인할 수 있습니다.

• 캠페인에 대한 추가 메타데이터 추적에는 사용자 지정 필드를 사용합니다. 예를 들어, 특정 작업을 담당하는 하위 팀을 나타낼 수 있습니다.

• Asana는 종속 관계 지정을 통해 업무 순서를 명확히 합니다. 팀이 템플릿을 반복하거나 새로운 템플릿을 생성하고자 할 때는 워크플로 빌더 를 사용하여 프로젝트의 진행 단계를 시각화합니다.

이를 통해 모든 캠페인 업무에 대한 단일 정보 소스가 만들어 지고 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다. 마케팅 운영 팀은 일일 스탠드업 미팅에서 Asana를 참조하기도 합니다.

성과를 보고하여 최적화 방안 찾기 

또한 정보를 중앙 집중화하면 팀이 업무를 전체적으로 바라보고, 성과를 보고하고, 생산성을 높일 수 있는 기회를 포착하는 데 도움이 됩니다. Asana 포트폴리오 및 중첩된 포트폴리오는 채널과 같은 유형별로 캠페인을 그룹화하여 업무에 대한 개략적인 보기를 제공합니다.

이제 마케팅 운영 팀은 Asana에서 확보한 모든 데이터로 보고 기능을 사용하여 다양한 방식으로 리소스 할당을 최적화할 수 있습니다.

• 포트폴리오를 사용하여 월별 및 분기별로 캠페인 상태를 평가하고 전달합니다.

• 비즈니스 파트너로부터 받은 요청의 건수와 유형을 보여주는 Asana '캠페인 요청' 프로젝트에 대해 보고하여 서비스에 대한 수요를 정량화합니다.

• 사용자 지정 필드를 사용하여 모든 캠페인에서 데이터에 대한 보고서를 실행합니다.

• 실시간으로 팀 작업 수용량과 팀원 개개인의 워크로드를 확인할 수 있습니다.

가상 워크숍에서 불을 켜듯 Gannett은 운영 방식과 개선할 수 있는 부분에 대해 이해하고 이를 바탕으로 생산성을 두 배 이상 높일 수 있는 변화를 만들 수 있었습니다.

두 배 넘게 증가한 캠페인 제작량

마케팅 운영 팀은 이제 매월 120~150건의 캠페인을 생성하여 가입자 증가를 꾀합니다. 이는 이전 수준인 50~70건에서 2.4배 늘어난 수치입니다.  

Steven은 이렇게 말합니다. “Asana를 사용하지 않았다면 프로젝트의 급격한 증가에 대처하기 위해 타협하거나 인력을 늘려야 했을 것입니다. Asana는 우리 모두 동일한 플랫폼에서 동일한 정보에 실시간으로 빠르게 액세스할 수 있도록 함으로써 업무량을 처리하는 데 도움이 됩니다."

Gannett은 더 적은 인원으로 더 많은 일을 할 수 있게 된 새로운 효율 수준으로 연간 389일의 근무일을 절약할 수 있었습니다. 이는 정규직 직원이 1.5년 근무하는 것과 같은 수준입니다.

이러한 시간 절약이 가능한 것은 논의를 통합하고 앱 간 컨텍스트 전환을 줄여주는 댓글, 요청 관리 속도를 높이는 양식 , 클릭 한 번으로 캠페인을 시작할 수 있도록 사전 검증된 워크플로가 포함된 템플릿 , 그리고 요청 접수, 마감일 지정, 작업 배정과 같은 단계를 자동화하는 규칙과 같은 여러 기능 덕분입니다.

이제 리더는 개인별 실행 가능한 업무량을 측정하고, 팀 리소스가 부족한 부분을 파악하고, 프로젝트의 지연 요소를 파악한 다음, 성장에 투자하거나 프로세스를 자동화할 부분에 대해 계획적으로 결정을 내릴 수 있습니다. Steven은 이렇게 말합니다. “과거에는 그럴 역량이 없었는데 Asana 덕분에 역량을 갖추게 되었습니다. 이는 더 적은 시간과 더 적은 자원으로 더 많은 일을 할 수 있도록 우리 능력을 향상시켜 주는 엄청난 게임 체인저입니다. 우리는 훨씬 더 많은 것을 달성할 수 있습니다.

투명성은 또한 마케팅 운영 팀과 조직의 다른 팀 간의 파트너십을 강화했습니다. Steven은 말합니다. “우리는 팀의 신뢰를 얻었고, 그 결과 더 많은 캠페인을 사내에서 해결하였습니다.”

늘어난 도달 범위, 늘어난 연결

Gannett이 디지털 구독자층을 확장하고 지면 비즈니스를 최적화함에 따라 마케팅 운영 팀은 Asana에서 캠페인을 계속 진행하여 분기별 및 연간 구독자 목표에 더 가까이 다가갈 것입니다. 

과거에 Asana에 구축한 기능에 변화를 꾀하는 것이 가능하기 때문에 마케팅 팀은 계속해서 프로세스를 반복하고 구독자와 연결될 수 있는 새롭고 강력한 방법을 찾을 수 있습니다. Gannett의 도달 범위는 이미 타의 추종을 불허합니다. 마케팅 운영 팀은 디지털 전환을 통해 지역 및 국가 차원에서 커뮤니티를 강화하려는 Gannett의 사명이 지속적으로 성공할 수 있도록 보장하고 있습니다.