Fujitra는 새로운 비즈니스 창출, 비즈니스 성장 및 수익성 향상, 프로세스 표준화 및 간소화, HR 시스템 및 근무 환경 개선 등 경영진부터 현장까지 중요한 문제를 해결하고 있습니다. ​Fujitsu는 이 프로젝트의 허브 툴로 Asana를 선택했습니다. ​Fujitra를 이끄는 EVP CDXO 겸 CIO인 Joju Fukuda 님 및 매일 Asana를 사용하는 명의 기타 멤버와 Asana 도입의 배경과 그 효과에 대해 이야기를 나눴습니다.

Fujitsu는 디지털 시대에 경쟁력을 강화하기 위해 회사 전체에서 DX를 추진하고 있습니다

Fujitsu는 시스템 통합, IT 서비스, 네트워크 서비스, 전자 기기를 포함하여 ICT 분야에서 다양한 서비스를 제공합니다. ​최근 몇 년 동안 이 회사는 클라우드 서비스 및 인공 지능(AI) 기술 개발에도 중점을 두고 있으며, 경험과 혁신적인 기술을 통해 ICT 산업을 주도해 왔습니다.

Fujitsu의 전사적 DX 프로젝트인 'Fujitra'는 회사 내에서 디지털화를 촉진하여 운영 효율성을 개선하고 새로운 가치를 창출하는 것을 목표로 합니다. ​이 프로젝트는 빠르게 변화하는 시대에 적합한 기업이 되기 위해 '혁신을 통해 사회에 신뢰를 제공하고 세상을 보다 지속 가능하게 만들기'라는 회사의 목적에 기반합니다. ​Fujitra의 작업량과 성과는 자체 솔루션 및 서비스 개발에 크게 기여했으며, Fujitra의 미션은 실제 경험에 기반한 디지털 기술을 활용하여 고객을 위한 신뢰할 수 있는 DX 파트너로서 사회적 문제를 해결하는 것입니다.

Fujitra는 CDXO(최고 디지털 트랜스포메이션 책임자)와 프로젝트 리더인 CIO 후쿠다 씨가 이끌고 있으며, 모든 경영진과 함께 주도하면서 '전체 참여'를 촉진하고 있습니다. ​주요 부서, 그룹 회사, 해외 국가 및 지역에 DXO(DX 책임자)가 배치되었습니다. ​약 60명의 DXO로 구성된 커뮤니티를 만들었으며, All Fujitsu는 팀으로서의 업무에 전반적으로 가장 적합한 시스템을 구축했습니다.

Fujitsu를 이끄는 후쿠다 씨는 "Fujitsu의 역할은 기술, IT, 데이터, 스마트폰 앱, 사내 SNS, 비즈니스 프로세스 표준화를 통한 비용 최적화 등 다양한 가능성에 집중하고, 이를 프로젝트로 전환하여 글로벌 그룹이 부서 간에 협력하여 추진할 수 있도록 하는 것입니다."라고 말했습니다.

업무 장소와 시간에 대한 제약 극복으로 생산성 40% 향상

Fujitsu는 2023년 4월에 시작된 중기 경영 계획의 일환으로 3년 동안 직원 1인당 생산성을 40% 높이는 것을 목표로 설정했습니다. ​궁극적인 목표는 생산성을 높여 이익과 비즈니스 성과를 증대하는 것입니다. ​이를 달성하려면 직원들이 해야 하는 전략적 업무에 더 많은 시간과 에너지를 쏟을 수 있어야 합니다.

혁신을 위한 관문으로서, 우리는 전 세계 부서와 지역에 걸쳐 Asana를 배포하여 시간 차이를 극복하면서 팀의 역량을 강화하고 있습니다. ​물리적으로 멀리 떨어져 있더라도 그 어느 때보다도 신뢰 관계를 구축할 수 있습니다. ​누가 무엇을 언제까지 할 것인지 명확히 하고 필요에 따라 서로 상의할 수 있도록 하는 등 모든 영역에서 다양한 변화와 진전이 있을 것으로 믿으며, 궁극적으로 생산성이 40% 향상될 것으로 기대합니다.

Fukuda 님

Fukuda 사장은 최근 디지털 툴이 보급된 점에 대해서도 언급하며 "개인적으로는 채팅을 하고 소셜 미디어를 사용하여 몇 년 동안 만나지 못한 지인들과 쉽게 소통할 수 있습니다. ​이러한 시대에는 비즈니스에서 다른 사람들과 이메일로 소통하는 것이 생산성 향상으로 이어질지 많은 사람들이 의문을 제기할 가능성이 높습니다."

Fukuda 씨는 미국 서부 해안의 실리콘 밸리에 본사를 둔 기업들이 Asana를 하나씩 차례로 도입하고 있었기 때문에 Asana에 관심을 갖게 되었다고 말합니다.

Fujitsu는 실리콘 밸리의 기업들과 마찬가지로 치열한 경쟁과 높은 직원 이직률에 직면해 있으므로 개인적 편향을 제거해야 합니다. ​그런 회사들이 Asana를 표준 툴로 사용하고 있다는 말을 듣고, 이 툴이 적합하다고 생각했습니다.

Fukuda 님

업무 구조화 및 지식 전달. ​Asana는 데이터 기반의 의사 결정을 지원합니다

Fukuda 씨는 Asana를 사용하면 얻을 수 있는 몇 가지 이점을 언급했습니다. ​하나는 '철저한 구조화'입니다. ​모호한 방식으로 업무를 시작하는 대신 먼저 전체적인 상황을 파악하고 우선적으로 처리해야 할 작업을 식별하는 것이 중요합니다. ​예를 들어, 하루 업무 시간 동안 우선적으로 처리해야 할 작업, 이전 프로세스가 완료되지 않으면 다음 프로세스를 진행할 수 없다는 사실과 같은 작업 간의 관계, 다른 사람의 조치가 필요한 단계 등 프로젝트에 필요한 모든 정보를 구조적으로 이해하는 것이 필요합니다.

Fukuda 씨는 Asana가 업무 프로세스를 자연스럽게 구조화하고 시각화하여 신뢰와 생산성을 높이는 동시에 낭비를 없앨 수 있다고 말합니다.

이전에 이메일과 채팅을 통해 진행하던 비서와의 커뮤니케이션이 Asana를 사용하여 간소화되었습니다. ​작업 우선순위가 체계적으로 정리되어 있으며, 진행 상태를 한눈에 확인할 수 있습니다. ​불필요한 대화를 줄이고 비서와 더 쉽게 의견을 조율할 수 있어 스트레스 없이 작업을 관리할 수 있습니다. ​두 사람 사이의 신뢰를 강화하고 성과를 극대화하는 것은 확실히 좋은 일입니다.

또한 모두가 작업 진행 상황을 확인할 수 있다는 점도 팀 전체의 효율성을 높이는 데 기여했습니다. ​디지털 시스템 플랫폼 본부의 CIO 오피스 매니저인 유즈키 오사무 씨는 "Asana를 사용하는 팀은 문서 준비, 상사에게 보고, 미팅 참석 등 일을 위한 일에 소요되는 시간이 약 30% 감소하는 것을 종종 경험합니다. ​직원의 작업이 시각화되어 적절하게 실행할 수 있기 때문이라고 생각합니다."

두 번째 이점은 '지식과 경험의 계승'입니다. ​부서와 팀의 효율적인 업무 스타일, 특히 성과가 뛰어난 멤버의 업무 스타일은 라이브러리로 전환되어 다른 멤버에게 배포됩니다. ​Asana를 사용하면 특정 업무를 진행하는 효율적인 방법과 업무를 시작할 때 유용한 템플릿을 공유, 복사, 사용할 수 있습니다. ​ 조직 차원에서 지식과 경험을 공식화하여 회사 전체에 배포할 수 있습니다.

Asana의 사용성도 높은 평가를 받았습니다. ​디지털 시스템 플랫폼 본부 CIO Office의 Ta Ishibashi는 "Fujitsu에는 많은 부서가 있으며, 복잡한 작업량으로 인해 일정의 투명성이 떨어지는 상황이 있었습니다. 하지만 이제 Asana를 사용하여 각 부서의 작업 관리를 개선하고 있습니다. ​Asana의 매력적인 측면 중 하나는 UI/UX입니다. ​업무에 집중할 수 있는 메커니즘이 내장되어 있으며, UI가 가볍고 유쾌하여 모든 수준의 사람들이 쉽게 사용할 수 있습니다."

데이터 기반 의사 결정도 권장됩니다. ​Fukuda 씨는 "오늘날의 세상은 데이터 중심적입니다. ​중요한 것은 데이터의 관점에서 객관적으로 사물을 시각화하는 것입니다. ​예를 들어, 팀 B가 팀 A보다 생산성이 더 높다는 것을 논리적이고 객관적으로 확인하거나, 최근에 어떤 작업에 너무 많은 시간을 소모하고 있는지 확인할 수 있습니다. ​Asana에서 항상 표시되는 데이터를 통해 본인과 조직에 이상적인 업무 스타일을 더 쉽게 추구할 수 있습니다"라고 Fukuda 씨는 설명했습니다.

직원들이 자신만의 방식으로 일할 수 있도록 하여 긍정적인 효과를 전파

Fujitsu는 Asana를 사용하여 다양한 이점을 경험했지만, 앞으로 이러한 이점을 극대화하기 위한 열쇠는 Asana를 광범위하게 도입하는 것입니다. ​Fukuda 씨는 "현재 수천 명이 Asana를 사용하고 있지만, 수만 명에 도달할 때만 조직 전체에서 효과가 극대화될 것이라고 생각합니다. ​모두가 사용해야만 의미가 있습니다."

이와 더불어, 사용 '품질'을 병행하여 개선함으로써 시너지 효과를 얻을 수 있다고 믿습니다. ​더 나은 '지식'과 '경험'을 전달하려면 우수한 템플릿과 라이브러리를 공유해야 합니다. 따라서 일상적인 사용을 통해 부서와 팀 내에서 사용 방법을 개선하면 '지식'과 '경험'을 최대한 활용할 수 있습니다.

또한 효율성을 더욱 개선하기 위해 데이터 및 디지털 기술과의 협업을 강화할 계획입니다. ​예를 들어, AI가 업무 진행과 관련된 문제를 감지하고 지적하는 기능, Asana에서 작업이 완료된 경우 RPA가 자동으로 다음 프로세스에 연결하는 기능 등 데이터와 최신 기술을 결합한 접근 방식도 모색할 것입니다.

Fukuda 씨는 "많은 사람들이 '일하고 싶다'고 생각하지 않는다"고 말하며 마무리했습니다. ​일은 생계를 유지하는 수단이며, 가능한 한 스트레스를 최소화하면서 짧은 시간에 효율적으로 업무를 수행할 수 있는 것이 이상적입니다. ​그리고 궁극적인 목표는 원래 목적, 즐거움, 보람에 에너지를 쏟을 수 있는 것입니다. ​또한 서로를 돕는 것이 회사에 소속된다는 것의 이점과 기쁨을 가져다줄 것이라고 생각합니다. ​이 아이디어를 고객에게 전달하고 제안하면 비즈니스로 이어질 것이며, 이는 좋은 순환이 될 것입니다. ​우리는 이러한 긍정적인 효과를 창출하고자 합니다."

하고 싶은 일을 할 수 있는 것은 웰빙을 향한 첫 번째 단계입니다. ​Fujitsu에서는 Fujitra를 홍보함으로써 이를 실현하는 것을 목표로 하며, Asana를 중심으로 팀을 연결함으로써 우리 자신뿐만 아니라 사회를 위한 긍정적인 미래를 열어가는 것을 목표로 합니다.