하지만 The Education Trust–West가 학생들을 지원하려면 그들의 업무를 지원해 줄 챔피언도 필요합니다. Ed Trust–West의 운영 및 인재 부문 매니저인 Elizabeth Calmeyer 님을 소개합니다. Elizabeth는 채용 업무와 소프트웨어 배포를 관리하고, 사무실 이전부터 직원 회의에 이르기까지 지사의 다양한 요구 사항을 관리합니다. 특히 모든 것을 한데 모아 관리할 수 있는 통합 시스템이 없다면, 누구에게나 감당하기에 너무 많은 일입니다.

도전에서 변화로

업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 미국 전역의 근로자 중 거의 절반이 자신의 업무가 미션에 어떻게 기여하는지 이해하는 데 어려움을 겪고 있습니다. The Education Trust–West와 같은 미션 중심의 비영리 단체는 특히 이러한 미션을 달성할 뿐만 아니라 팀이 자신이 해결책의 일부임을 알 수 있도록 명확한 목표, 전략, 전술을 가져야 합니다. Asana를 사용하기 전, The Education Trust–West는 다음과 같은 어려움을 겪고 있었습니다.

• 팀 간 협업. 인계가 제대로 이루어지지 않아 리드가 처음부터 끝까지 전체 프로세스를 감독해야 했고 신뢰도가 낮아졌습니다.

• 기록되지 않거나 다루기 힘든 프로세스. 업무가 중복되거나 오래되어 단순 반복 작업에 너무 많은 시간이 소요되었습니다.

• 직관적이지 않은 업무 관리 툴. 지루한 인터페이스와 어려운 학습 곡선으로 인해 많은 직원의 프로젝트 관리 니즈가 충족되지 않았습니다.

• 불분명한 일정. 직원 일정과 조직 전체의 주요 날짜가 모든 사용자에게 표시되지 않아 문제가 발생하고 계획이 부실해졌습니다.

Education Trust–West 팀은 업무 관리 툴을 사용하고 있었지만, 그 툴이 효과적이지 않았습니다. 이들에겐 더 나은 솔루션이 필요했습니다.

획일화하지 않고도 더 나은 협업

Elizabeth 님이 The Education Trust–West에서 일을 시작했을 때, 조직은 방금 업무 관리 툴을 선택한 상태였고, 그녀는 팀이 해당 툴을 도입하는 것을 도왔습니다. 모두가 동일한 정보를 공유할 수 있도록 하는 데 도움이 되는 몇 가지 초기 성과가 있었음에도 불구하고, 이러한 성과는 날로 커져가는 일상적인 문제점을 상쇄할 수 없었습니다.

“저는 툴을 전환하고 싶지 않았습니다. 특히 방금 팀을 온보딩했기 때문입니다. 하지만 저는 계속해서 사람들에게 업무 처리 방법을 복잡하게 설명하고 있었고, 이래서는 안 된다고 생각했습니다.”라고 Elizabeth는 말합니다. 그런 다음 그녀는 조직을 위한 더 나은 업무 관리 솔루션을 찾기 위해 내부 파일럿 그룹에 참여했습니다.

여러 툴을 사용해 보았지만 그룹은 계속 거부했습니다. 도구가 직관적이지 않거나 우리의 사고 방식과 맞지 않았기 때문입니다. Asana를 사용하면 다른 방식이 아닌 저희의 업무 방식에 맞게 도구를 적용할 수 있었습니다.

팀이 Asana를 시험해 보는 동안 다음과 같은 몇 가지 사항이 눈에 띄었습니다.

• 체험을 쉽게 시작할 수 있었습니다.

• 딱딱한 시스템에 맞춰야 하는 것이 아니라 업무 스타일에 맞게 Asana를 구성할 수 있음

• 명확한 작업과 배경 정보를 파악한 상태에서 더 쉽게 진행할 수 있는 대화 덕분에 이메일이 감소했습니다.

• 시각적으로 매력적이어서 Asana에 들어가 협업을 시작하는 것이 더 즐거웠습니다.

팀이 Asana를 시작할 수 있도록 지원하기

The Education Trust 파일럿 팀이 Asana를 사용하기로 결정하자 Elizabeth 님은 Ed Trust–West 사무실의 도입을 이끌었습니다. 이를 위한 리소스를 찾던 중 샌프란시스코에서 열리는 Asana Together 교육 을 발견하고 참석했습니다.

“저는 행사에서 Asana 팀이 우리를 교육하는 방식에 세심한 주의를 기울였고, 이를 통해 우리 직원들을 교육하는 방법에 대한 템플릿을 얻을 수 있었습니다.” 그런 다음 팀원들 앞에서 자신이 배운 것을 전달할 차례였습니다. “이벤트 프로젝트를 만들고 그 자리에 있는 모든 사람이 작업을 생성하고 섹션을 추가하도록 했습니다. 그들은 계획이 어떻게 통합되고 각자의 업무가 어떻게 전체에 맞게 구성되는지 확인할 수 있었습니다.”

Elizabeth는 Asana를 사용하여 미팅을 진행하기 시작했습니다. 프로젝트를 불러와 모든 사람이 안건을 확인하고 미팅 중에 후속 작업을 추적할 수 있도록 했습니다. 학습 경로를 지속적으로 개선하기 위해 The Education Trust는 Asana 고객 성공 매니저 (CSM)와도 협력하여 더 많은 프로젝트를 구축하고, 프로세스를 설계하고, 모범 사례를 파악할 수 있도록 지원받았습니다.

최고의 플레이북 구축하기

CSM과 온보딩을 마친 팀의 도움으로 The Education Trust는 이제 Asana를 사용하여 수많은 프로젝트와 프로세스를 관리합니다.

• 업무 요청: 이메일이나 대화를 통해 들어오는 모든 요청에 일일이 응답하는 대신, Elizabeth 님의 팀은 요청 작업을 활용하고 사무실에서 정기적으로 수행하는 업무에 대해 반복 작업을 설정합니다.

• 미팅 안건: 안건을 사전에 공유하고 미팅 중에 안건을 표시하면 대화가 더욱 목적 지향적이 됩니다. Elizabeth 님은 후속 작업과 제기되는 아이디어를 더 잘 포착할 수 있습니다.

• 발표 기회 제출: 누군가가 발표 기회를 알게 되는 즉시 양식을 작성하고 Elizabeth가 이를 실행하는 데 필요한 모든 정보를 제공할 수 있습니다. 막바지에 아이디어를 주고받느라 시간을 낭비할 필요가 없습니다.

• 채용: 프로젝트 템플릿을 사용하면 Elizabeth 님은 클릭 몇 번만으로 새로운 직무를 시작하고 모든 사람의 책임을 명확히 하여 지원자에게 원활한 경험을 제공할 수 있습니다.

• 신규 입사자 온보딩: 신규 입사자 온보딩 프로젝트 템플릿을 사용하면 신규 입사자가 더 빨리 영향력을 발휘할 수 있으며, 관리자는 가장 최신 정보를 얻을 수 있습니다.

직장과 그들이 봉사하는 커뮤니티에서 A+

Asana로 전환한 이후 The Education Trust–West는 기존의 모든 도구, 부담스러운 여러 페이지의 문서, 방대한 스프레드시트를 모두 버렸습니다.

8페이지 분량의 온보딩 문서를 없앴습니다. 직원들이 필요한 최신 정보를 얻어 더 행복하게 업무를 시작합니다.

Elizabeth는 Asana가 "더 많은 신뢰와 투명성을 구축하는 데도 도움이 되었다"고 설명합니다. "이제 모든 작업에 명확한 담당자가 있도록 하는 원칙을 실천하고 있어 업무가 실제로 완료됩니다."

The Education Trust–West는 또한 전략적 업무의 수준을 한층 높였습니다. 올해에는 이메일과 미팅을 줄이면서도 포괄적인 타임라인과 간소화된 업데이트 커뮤니케이션 방식을 통해 대학 학비 부담 완화 이니셔티브를 계획하고, 추적하고, 실행할 수 있었습니다. 이러한 성과 중 하나는 Asana를 사용하여 캘리포니아 대학 학자금 부담 완화 서밋(California College Affordability Summit)의 계획을 관리한 것입니다. 이 이벤트에는 600명에 가까운 실무자와 교육자들이 모여 캘리포니아 학생들의 재정 지원 접근성을 높일 수 있는 기회를 모색했으며, The Education Trust–West 팀이 더 많은 이벤트를 주최할 준비가 되었음을 입증했습니다.

이 모든 것이 The Education Trust–West에 도움이 되지만, 진정한 수혜자는 이제 더 많은 자원과 개선된 지원을 기대할 수 있는 학생들이자 그들이 지원하는 학생들의 가족입니다. 궁극적으로 이는 학생들과 교육 옹호자들이 캘리포니아의 학교와 교육구가 유색인종, 저소득층, 영어 학습 학생들의 니즈를 충족하기 위해 노력하도록 보장하는 데 필요한 옹호 툴을 갖추게 되었음을 의미합니다.