Asana로 주 4일 근무로 전환한 Awin

Awin은 전 세계에서 가장 큰 제휴 마케팅 제공 업체입니다. 베를린에 본사를 둔 이 회사는 광고주와 퍼블리셔가 협력하여 매출을 촉진할 수 있도록 지원합니다. 플랫폼에서 서비스를 추적하고 비용을 지불하여 양 당사자 간의 상호 작용을 안전하게 유지합니다. 비즈니스 모델이 매우 잘 작동하여 Awin은 15,200개의 국제 광고 고객, 211,000명 이상의 퍼블리싱 파트너와 180개 이상의 국가에 고객을 보유하고 있습니다. 회사에는 1,100명 이상의 직원이 있으며 현재 약 870명이 Asana를 사용하여 업무를 관리하고 있습니다. 그 이야기가 다음과 같습니다.

Awin은 20년 전 창립 이후로 인기를 얻고 있습니다. 그러나 이러한 실적에도 불구하고 팀은 코로나19 팬데믹으로 촉발된 급속한 변화에 대비할 준비가 되어 있지 않았습니다. 프로젝트가 더 커지고 더 복잡해졌으며 마감일이 더 촉박해졌습니다. 스프레드시트와 이메일에 의존하여 협업하는 사일로화된 부서는 더 이상 효과적이지 않았습니다. 이 모델은 Awin이 미래에 대해 가지고 있던 비전, 즉 주 4일 근무가 가능한 세계에도 적합하지 않았습니다. Awin은 프로세스를 최적화하고 주 32시간 근무제를 시험적으로 도입할 수 있는 업무 방식을 채택한다는 목표를 가지고 회사 전체에서 사용할 단일 업무 관리 툴을 찾기 시작했습니다.

업무 관리를 위한 적절한 플랫폼 검색

Awin은 업무 관리 툴에 익숙했습니다. 각 부서마다 서로 다른 툴을 사용하여 업무를 관리했습니다. 그러나 이로 인해 사일로가 생겨 부서 간 협업이 어려워졌습니다. Awin에 필요한 것은 조직을 간소화하고 Microsoft Teams 및 Jira와 같이 회사에서 이미 작동하는 시스템과 통합할 수 있는 플랫폼이었습니다. 이 시점에서 Asana는 이미 마케팅팀의 30명의 직원이 사용하고 있었습니다. 선임 마케팅 매니저인 Alexandra Bietz는 이 플랫폼의 열렬한 팬이었으며 회사 전체에 이 플랫폼을 옹호했습니다. 마케팅 팀의 지지 덕분에 Asana는 좋은 평가를 받았지만, 다른 툴을 테스트하고 평가하기 전까지는 플랫폼이 선택되지 않았습니다.

Asana는 직관적이고 사용자 친화적인 인터페이스와 회사 전체의 업무에 대한 완전한 투명성을 제공한다는 점에서 선호되는 선택지로 떠올랐습니다.

블랙 프라이데이 캠페인으로 Asana를 시험해보기

Awin은 회사 전체에 Asana를 소개하는 가장 좋은 방법은 Asana의 효율성에 대한 구체적인 사례를 제시하는 것이라고 판단했습니다. 이 회사는 독일 영업팀과 함께 플랫폼을 시범 운영했으며, 독일 영업팀은 블랙 프라이데이까지 이어지는 캠페인을 관리하기 위해 Asana를 독점적으로 사용했습니다. 소매업계에서 중요한 날인 블랙 프라이데이 준비에는 많은 커뮤니케이션, 협상, 조율이 수반됩니다. 영업팀은 Asana에서 이 모든 것을 효과적으로 처리하고 경험에 대해 매우 긍정적인 피드백을 전달했습니다.

블랙 프라이데이 기간 동안에는 한 번에 600개의 작업을 처리하는 것이 일반적이었습니다. 작업 내에서 소통하고 동시에 진행 상태를 볼 수 있다는 것은 우리에게 큰 이점이 되었습니다.”

이번 성공을 계기로 Awin은 전사적으로 Asana를 도입했습니다. Asana는 사용하기 쉬워 대부분의 직원이 쉽게 도입할 수 있었습니다. 기술에 익숙한 직원들은 규칙 및 상태 업데이트 기능과 같은 Asana의 자동화 기능을 즉시 사용하기 시작했습니다. Asana를 사용하는 것이 더 어렵다고 느낀 사람들은 새로운 업무 방식에 익숙해지기 위해 기본 작업 목록부터 시작했습니다. Asana의 고객 성공 팀이 플랫폼에서 할 수 있는 일을 정확히 보여줌으로써 추가적인 지원을 제공했습니다. 도입 수준에 관계없이 Awin의 투명성이 크게 향상되어 회사 전체에서 즉각적으로 느낄 수 있었습니다.

이제 Awin의 기업 개발 및 전략 부문장인 Felix Witte는 Asana의 가장 큰 챔피언 중 한 명입니다. Felix에 따르면 Asana만큼 빠르게 도입되고 채택된 플랫폼은 없습니다. "Asana는 작은 것들을 많이 제공하여 결합할 때 큰 가치를 더합니다."라고 Felix는 말합니다. Felix가 Asana에서 가장 좋아하는 점 중 하나는 직원에게 즉각적으로 할 일이 배정되기 때문에 더 이상 회의록을 기록할 필요가 없다는 것입니다.

지금까지 Asana만큼 빠르게 도입되고 채택된 플랫폼은 없습니다. 처음에는 설득해야 했지만, 오늘날 동료들은 저보다 더 큰 Asana 챔피언이 되었습니다.”

효율성 향상 및 주 4일 근무

Asana가 제공하는 자동화와 효율성 향상으로 Awin은 주 4일 근무제를 시범적으로 도입할 수 있었습니다. 이 흥미로운 변화로 직원들은 플랫폼에서 업무를 더 잘 구성할 수 있는 동기를 부여받았습니다. 그 결과 업무가 더욱 간소화되고 리소스가 더 효과적으로 사용되었습니다.

다음은 Asana로 개선된 몇 가지 프로세스입니다.

• 글로벌 마케팅 팀은 더 이상 사일로화되지 않고 서로 쉽게 협업합니다. 팀은 현지 경영진을 넘어 보고할 수 있습니다. 이를 통해 글로벌 캠페인을 조율하고 지식을 공유하는 것이 더 간단해집니다.

• 여러 이해관계자가 참여하는 글로벌 프로젝트를 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 예를 들어, Awin Access는 소규모 온라인 상점을 위한 새로운 제품입니다. 이 프로젝트를 시작하는 데에는 수백 개의 하위 작업이 있는 여러 국제 팀이 참여했습니다. Asana 덕분에 이를 손쉽게 관리할 수 있었습니다.

• Awin과 파트너사의 새로운 제안은 Asana에서 쉽게 전달됩니다. 모든 사람이 Asana에서 관련 정보를 확인할 수 있기 때문에 전 세계에 이메일을 보내거나 복잡한 스프레드시트를 사용할 필요가 없습니다.

• 이제 보고서 작성이 자동화되고 간소화되었습니다. Felix의 개발 및 전략 부서와 같은 팀은 더 이상 매달 동일한 보고서 데이터를 추적할 필요가 없습니다. 요청은 자동화되어 누구도 손가락을 들어 올릴 필요 없이 데이터가 흐름처럼 들어옵니다.

전반적으로 Asana가 제공하는 투명성 향상은 Awin에게 큰 성과였습니다. 프로젝트 계획을 엔드투엔드로 확인하고 어떤 작업이 서로 종속되어 있는지 시각화할 수 있어 직원들이 업무와 리소스를 더 잘 관리할 수 있었습니다. 이제 글로벌 팀이 더 쉽게 소통할 수 있으며 부서 간 협업이 크게 개선되었습니다.

이메일을 주고받는 혼란스러운 일이 더 이상 필요하지 않습니다. 프로젝트에 참여하는 사람들은 Asana로 업무를 추적할 수 있으며 더 이상 스프레드시트에서 복잡한 매핑을 할 필요가 없습니다.”

향후 계획

이제 Awin은 Asana를 사용하여 목표와 핵심 지표 결과(OKR)를 매핑하기 시작했습니다. Felix와 그의 팀이 개척한 프로젝트 덕분에 이제 회사 전체가 자신의 업무가 어떻게 더 큰 목표를 달성하는 데 기여하는지 확인할 수 있습니다. OKR은 필수적인 관리 도구가 되었으며, Awin의 리더들은 팀이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 OKR과 Asana를 사용하는 방법을 지속적으로 모색할 것입니다.