Come creare una checklist di onboarding efficace per i nuovi dipendenti
Come nuovo dipendente, i primi giorni (o settimane) in un nuovo lavoro possono essere imbarazzanti o confusi, ma un’esperienza di onboarding ben organizzata può aiutare a ridurre al minimo questi problemi.
Per il responsabile delle Risorse umane incaricato di accogliere ogni nuovo assunto, un'esperienza di onboarding ben organizzata richiede molto lavoro e pianificazione anticipata. Dall’organizzazione dei pranzi alle pratiche legali, creare un ottimo processo di onboarding a volte può sembrare un’impresa da veri esperti di organizzazione.
Fortunatamente per te, abbiamo già fatto il grosso del lavoro. Abbiamo preparato una checklist di base per l’onboarding che puoi utilizzare come punto di partenza (e riutilizzare per ogni nuovo dipendente), oltre ad alcune idee divertenti per accogliere i nuovi dipendenti. Ti mostreremo anche come creare un modello di onboarding riutilizzabile su Asana.
Quindi, vai avanti, lascia che il bambino pigro che è in te si rilassi un po'.
Le basi: cosa dovrebbe includere ogni checklist per l’onboarding
Una checklist di base per l’onboarding può aiutarti a risparmiare tempo pensando a tutte le cose che devi fare con ogni nuovo assunto, e a non lasciare che le attività più importanti vengano trascurate. Anche se non è possibile replicare tutto per ogni nuovo assunto, alcune cose, come ordinare attrezzature o aggiungere qualcuno al libro paga, rimarranno coerenti.
Cosa fare | Quando farlo | Perché? |
Ordinare le attrezzature per i nuovi dipendenti | La settimana prima della data di inizio del nuovo dipendente | In questo modo, i nuovi dipendenti possono avere tutto ciò di cui hanno bisogno (computer portatile, chiave dell'ufficio, ecc.) fin dal primo giorno. |
Inviare un’email di benvenuto | La settimana prima della data di inizio del nuovo dipendente | Fai sapere ai tuoi dipendenti cosa aspettarsi il primo giorno di lavoro. |
Aiutali a completare tutti i moduli relativi a Risorse umane, benefit e buste paga | Settimana 1 (preparati in anticipo) | Crea un elenco di tutti i documenti che i nuovi assunti dovranno completare e aiutali a farlo entro la prima settimana. |
Tour dell'ufficio e dell'edificio | Giorno 1 | Perché sapere dove trovare i bagni è fondamentale (ok, ok, anche le uscite di emergenza). |
Pianifica riunioni individuali con le persone con cui lavorerà a stretto contatto | Programmali prima che inizino la prima o la seconda settimana | Dai ai nuovi dipendenti la possibilità di incontrare i loro nuovi colleghi e i loro ruoli, incoraggiandoli a conoscere il team fin dall'inizio. |
Esamina le politiche aziendali e condividi i documenti di riferimento ove possibile | Settimana 1 | Delinea chiaramente le politiche generali a livello aziendale su ferie e permessi, linee guida delle Risorse umane, valori, modalità di lavoro, eventi, comunicazione, ecc. |
Offri formazione sugli strumenti comunemente utilizzati | Settimana 1 – 2 | Sebbene alcuni strumenti siano specifici per funzione, assicurati che i dipendenti conoscano il protocollo standard per gli strumenti a livello aziendale (ad es. Asana o Slack). |
Manager: riservare del tempo per la formazione funzionale | Settimana 1 – 2 | Assicurati che i nuovi assunti non siano lasciati in sospeso. Crea molto spazio nel calendario del loro responsabile/mentore per la formazione direttamente correlata al loro ruolo. |
Seguite i nuovi assunti e assicuratevi che si sentano a loro agio e non confusi | Settimana 4 | Dopo circa un mese, verifica che non ci siano dubbi o domande irrisolte. |
Un caloroso benvenuto: idee divertenti per l'onboarding dei nuovi dipendenti
Ogni processo di onboarding sarà diverso, a seconda delle dimensioni, della cultura e di altri fattori della tua azienda. Quindi, perché non sfruttare l’opportunità per aggiungere un po’ della personalità della tua azienda e dare davvero il benvenuto ai nuovi dipendenti? Spesso, questi piccoli e divertenti add-on hanno il potere di trasformare il primo giorno di lavoro di una persona da buono a fantastico.
Di seguito sono riportate alcune cose aggiuntive che facciamo qui in Asana che puoi adottare per il tuo processo di onboarding:
Accogli ogni nuovo dipendente con un regalo: ogni nuovo dipendente di Asana riceve un piccolo regalo il primo giorno. Non deve essere per forza qualcosa di costoso; una piccola pianta da scrivania, una t-shirt con il logo dell’azienda o un buono regalo per il bar sotto casa possono fare molto per farli sentire a Home.
Festeggia e presenta i nuovi assunti: nei giorni di inizio, l’azienda è invitata a una rapida riunione generale, in cui ogni nuovo assunto si presenta. È un ottimo modo per i colleghi di associare i nomi ai volti e imparare qualche informazione sui nuovi assunti.
Riunire vecchi e nuovi: una volta al mese, invitiamo i nuovi assunti a intervistare i dipendenti che festeggiano i loro “Asanaversari” per scambiare storie e conoscersi.
Aiutare i nuovi assunti a conoscere la leadership: organizziamo una sessione trimestrale di domande e risposte con i nostri fondatori per tutti i nuovi assunti. Cenano a casa dei nostri fondatori e li conoscono in un ambiente informale.
Tutto in un unico posto: dalla checklist per l’onboarding al modello
Una volta creata una checklist per l’onboarding, salvala in modo da poter replicare il processo con ogni nuovo dipendente. Ti aiuterà a dedicare meno tempo a ripensare il processo e più tempo a fare ciò che conta davvero: far ambientare i nuovi assunti!
Come nuovo dipendente, i primi giorni (o settimane) in un nuovo lavoro possono essere imbarazzanti o confusi, ma un’esperienza di onboarding consapevole e ben organizzata può aiutare a ridurre al minimo questi problemi.”
Noi di Asana (ovviamente) usiamo Asana per aiutare i nostri nuovi colleghi del team a inserirsi. Mentre un documento funziona bene per i riferimenti e le politiche, un progetto Asana è più adatto per le attività da svolgere. I nuovi assunti possono vedere esattamente cosa devono completare e quando, quindi contrassegnare le cose man mano che procedono. Manager e tutor possono impostare date di scadenza chiare, seguire l'avanzamento dei nuovi assunti o rispondere a qualsiasi domanda direttamente all'interno dell'attività.
In genere, abbiamo un progetto per il nuovo assunto e un progetto per il lavoro dietro le quinte per Risorse umane e manager.
Gli utenti di Asana Premium possono anche creare un progetto e salvarlo come modello personalizzato, in modo che il loro team possa applicarlo rapidamente ai progetti.
Come impostare un progetto di onboarding o modelli personalizzati:
Crea un progetto da utilizzare come modello per l'onboarding. Chiamalo "Modello per l'onboarding di [nome] Risorse umane". Per ogni nuovo dipendente, crea una copia di questo progetto e aggiorna il nome del progetto con il suo nome.
Suddividi le attività in sezioni: raggruppale in ordine cronologico, per tipo di attività o in qualsiasi altro modo abbia più senso per il tuo team.
Aggiungi attività a ciascuna sezione, come "Iscrizione per l'ottenimento dei benefit aziendali", "Adesione al piano pensione", "Collegamento stampanti aziendali al computer". Fornisci istruzioni chiare nella descrizione di ogni attività, allega tutti i file o i link necessari e usa le @menzioni per fare riferimento ad altre attività o progetti. Assegna attività come "Ordinare computer" a una persona del reparto responsabile.
Applica il modello quando un nuovo dipendente inizia e modifica il nome per includere il nome del nuovo dipendente. Quindi, aggiungi le date di scadenza per le attività urgenti, come la registrazione per i benefit o le buste paga.
Valuta la possibilità di creare due progetti: uno per il nuovo assunto e uno per il team dietro le quinte che aiuta a configurarlo. Aggiungi il responsabile/mentore del nuovo assunto come follower del progetto per entrambi.
Fai iniziare i tuoi dipendenti con il piede giusto
Il processo di onboarding non è solo formazione. Rappresenta anche un'opportunità per fare un'ottima prima impressione e, cosa più importante, è stato dimostrato che aiuta le aziende a fidelizzare i dipendenti (parliamo di responsabilità!). È importante per tutti in azienda, non solo per il nuovo assunto, quindi è fondamentale farlo nel modo giusto. Ma non preoccuparti, ce la puoi fare!
Ottieni il nostro modello di onboarding dei nuovi dipendenti o scopri altri modelli di Risorse umane e onboarding.
