In prima linea nel coinvolgimento della Young Survival Coalition (YSC) con i suoi sostenitori c’è il team di comunicazione di marketing. Supervisiona la promozione e la distribuzione di tutti i contenuti, gli eventi, le email, i social media e il sito web dell'organizzazione. Come spiega Mary Atwater, Digital Media Manager di YSC, i sostenitori sono alla ricerca di risorse utili, quindi garantire che il sito web e il blog siano aggiornati con le informazioni più pertinenti e tempestive è la massima priorità del team.

Gestendo i nostri calendari dei contenuti e dei social media su Asana, abbiamo ottenuto un aumento del 190% delle visualizzazioni del blog e un aumento del 175% dei referral dai social.

Tra un grande volume di richieste di lavoro, l'impossibilità per i reparti di monitorare facilmente i progressi dei progetti e un team ridotto che lavorava su scadenze e priorità simultanee, il team faceva fatica a gestire tutte le attività. Così, nel 2018, hanno assunto Steph Poland come Operations Associate, Marketing, per aiutare con la pianificazione, il coordinamento e la gestione del lavoro.

Con Steph a bordo e un nuovo Vicedirettore, il team MarCom ha valutato ogni processo del flusso di lavoro nel proprio reparto. Hanno scoperto che l'abbondanza di richieste di lavoro provenienti da molti reparti diversi rendeva difficile per il team collaborare, aggiornare i reparti sullo stato dei loro progetti e rispettare le scadenze necessarie per completare un lavoro di qualità. Insieme, dovevano trovare una soluzione che garantisse trasparenza nei processi del team, riducesse lo stress per tutto il team e consentisse ai membri di lavorare al meglio.

Il processo di selezione

Uno dei primi passi che hanno compiuto è stato identificare le principali esigenze del team. Con così tanti progetti diversi in corso contemporaneamente, il team stava cercando:

• La possibilità di centralizzare le richieste in arrivo in modo che non venissero trascurate.

• Un modo per vedere tutto ciò a cui il team stava lavorando in un unico posto per una migliore definizione delle priorità.

• Uno strumento per pianificare i progetti dall’inizio alla fine, in modo che responsabilità e scadenze fossero chiare e che non venissero trascurate le fasi critiche.

Diversi reparti usavano già Asana e avevano familiarità con lo strumento, ma non avevano integrato i loro progetti Asana. Steph ha approfondito la questione partecipando a un evento Asana Together, dove ha scoperto lo sconto per organizzazioni non-profit di Asana. Fiduciosa che le funzionalità di Asana avrebbero soddisfatto le esigenze del team, e con l'ulteriore vantaggio dello sconto per le organizzazioni non profit, la leadership di YSC era convinta che Asana potesse aiutare l'organizzazione a centralizzare il lavoro, aumentare la trasparenza e consentire a tutti i team di concentrarsi sulla parte più significativa del loro lavoro: sostenere gli elettori.

Poiché il reparto MarCom utilizzava già Asana, Steph si è concentrata sull'aiutare gli altri reparti a imparare a usarla, integrando i loro processi al suo interno. Ha iniziato tenendo corsi di formazione per l'onboarding su Asana per la leadership e per ogni reparto, in modo che potessero capire come utilizzare le funzionalità chiave e strutturare il proprio lavoro. Poi Steph ha creato progetti e flussi di lavoro su Asana per tutto, dalle richieste alla pianificazione dei programmi speciali, in modo che potessero facilmente seguire il processo e acquisire familiarità con lo strumento.

Creare connessioni significative con i membri lavorando in modo più efficace

Ora il team MarComm, insieme a tutti gli altri membri di YSC, utilizza Asana per gestire tutto il lavoro, dalla pianificazione dei lanci web per gli eventi Summit e Tour de Pink alla gestione dei contenuti e dei programmi di marketing del marchio. Monitorando il loro lavoro su Asana, sono in grado di concentrarsi sulla produzione di più risorse di qualità per i giovani adulti colpiti dal cancro al seno, invece di limitarsi a pubblicare contenuti. E poiché hanno semplificato i loro processi, ora hanno il tempo di produrre ancora più contenuto. Di seguito elenchiamo tre modi in cui Asana ha reso il team più efficiente e coinvolto con i suoi membri:

Ridurre i tempi e aumentare le iscrizioni al Summit

YSC ha reinventato il modo in cui pianifica la sua più grande offerta programmatica, il YSC Summit, con Asana. Invece di fare affidamento su più fogli di calcolo e su molto lavoro manuale, ora utilizzano i modelli di progetto. Ciò ha ridotto la pianificazione per il lancio e la promozione sul web da 30-40 ore a 10-15 ore. Hanno anche migliorato il loro processo di revisione utilizzando dipendenze e sottoattività per assicurarsi che nulla venga trascurato. Grazie a questi miglioramenti in termini di efficienza, il team ha avuto più tempo per concentrarsi sulla creazione di buzz per l'evento YSC Summit 2020 ed è riuscito a raddoppiare le iscrizioni a Save My Spot.

Con Asana, abbiamo ridotto dell'80% il tempo necessario per avviare la pianificazione del Summit.

Aumentare la precisione e la responsabilizzazione per lanciare il Tour de Pink come da previsione

Forse il loro progetto più complesso, il YSC Tour de Pink, è una corsa ciclistica di beneficenza di più giorni. Dalla registrazione alla gestione del team, alle guide di formazione e a un'app, il successo del Tour de Pink dipende da diversi reparti, contingenze e integrazioni. Utilizzando Asana per pianificare l'evento e rendere tutti responsabili delle proprie mansioni e delle scadenze, il team è riuscito a ridurre il numero di revisioni inviate al proprio appaltatore web. Di conseguenza, il lancio puntuale è migliorato del 50%.

Fornire più contenuti di qualità e relazionarsi con più sostenitori

Grazie al miglioramento delle tempistiche di progetto per YSC Summit e Tour de Pink, tutto il team ha più tempo per concentrarsi sulla creazione di contenuti di qualità per il proprio blog. Dall’implementazione di Asana, ha aumentato il 50% in più di contenuti per il blog e il 45% in più di contenuti per i social media. Di conseguenza, il loro blog ha registrato un aumento del 190% dei lettori e del 175% dei referral social.

Con una maggiore trasparenza e più tempo per concentrarsi sul supporto ai propri sostenitori, il team YSC MarComm è stato in grado di migliorare notevolmente il modo in cui si presenta alla propria comunità. Gestendo il proprio lavoro su Asana, può concentrarsi sul fornire il supporto e le risorse di cui le persone colpite dal cancro al seno hanno davvero bisogno mentre affrontano una delle esperienze più difficili della loro vita.