In stallo senza uno standard per gestire il lavoro

Prima di adottare Asana nel 2014, Venture for America (VFA) si affidava a una combinazione di fogli di calcolo e a un sistema CRM per la gestione di progetti e attività. Ciò ha comportato diverse sfide, tra cui:

• Mancanza di standardizzazione: ogni reparto utilizzava strumenti diversi e lavorava ai progetti in modi diversi, il che rendeva difficile la collaborazione.

• Assenza di un punto di riferimento unico: alcune attività importanti venivano trascurate perché le informazioni diventavano rapidamente obsolete e non erano utilizzabili.

• Mancanza di flessibilità: i team non erano in grado di adattare gli strumenti alle loro esigenze specifiche. Ad esempio, i team specializzati nella gestione dei progetti avevano bisogno di una piattaforma diversa rispetto ai team specializzati nella gestione delle relazioni con i clienti.

Nel complesso, il team aveva la sensazione di non fare progressi e di non essere in grado di operare in modo scalabile.

La ricerca di una soluzione interfunzionale

In quanto team interfunzionale che punta a una trasparenza radicale, VFA voleva uno strumento che aumentasse la visibilità sul lavoro svolto in tutta l'organizzazione. Il team desiderava inoltre uno strumento flessibile che ogni team potesse personalizzare in base ai propri flussi di lavoro.

VFA ha scelto Asana perché rendeva le informazioni trasparenti e accessibili al suo team interfunzionale. Inoltre, il team si è trovato in sintonia con i valori aziendali di Asana. Dal lavorare in modo collaborativo ed evitare di prendere scorciatoie al mettere passione nel lavoro, VFA si impegna a incarnare questi valori ogni giorno. Infine, essendo un team grintoso, il team di VFA era alla ricerca di uno strumento che consentisse ai suoi membri di portare a termine il lavoro in modo efficiente senza molte risorse.

Dopo aver deciso di adottare Asana, VFA ha iniziato con un piccolo team di promotori di Asana, che sono stati fondamentali per promuovere la piattaforma in tutta l'organizzazione. Per garantire che tutti fossero in grado di utilizzare Asana in modo efficace, Amy e il suo team hanno organizzato sessioni individuali su Asana, oltre a “Lunch and Learn” semestrali, che hanno consentito al team di approfondire funzionalità specifiche. Questi pranzi di formazione si tengono ancora oggi. Amy dà anche il buon esempio monitorando il proprio lavoro su Asana. In questo modo, il suo team sa che Asana è uno strumento fondamentale e la piattaforma di riferimento per la gestione del lavoro.

Asana come elemento chiave per la gestione delle sovvenzioni

Oggi, VFA utilizza Asana in tutta l'organizzazione per gestire tutti i programmi e il lavoro. Amy e il team stimano che ogni persona risparmi circa 45 minuti al giorno grazie alla semplificazione del lavoro su Asana e all'eliminazione di follow-up non necessari.

Una delle funzioni più importanti che il team svolge su Asana è la gestione di oltre 45 richieste di sovvenzione ogni anno. In quanto organizzazione non-profit, la conformità è una priorità assoluta per VFA. Asana consente a più team di coordinare l'intero processo di gestione delle sovvenzioni, dalla lettera di intenti iniziale alla presentazione finale. Poiché tutto è gestito su Asana, il team finanziario sa quando deve compilare budget e report e Amy sa quando controllare i documenti relativi alle sovvenzioni. Avere un progetto per le sovvenzioni che sia visibile a tutti gli utenti dell'organizzazione e che includa tutti i documenti pertinenti aiuta a garantire che siano in grado di richiedere più sovvenzioni e ottenere più finanziamenti.

Dato che possiamo facilmente dare priorità alle sovvenzioni su Asana, non perdiamo l'occasione di ricevere fondi, che è ciò che mi tiene sveglio la notte.

Oltre alla gestione delle sovvenzioni, VFA si affida ad Asana per gestire l'esperienza dei borsisti. VFA gestisce su Asana il processo di selezione dei borsisti, nonché un programma di training camp per borsisti della durata di un mese, che funge da prima introduzione di questi ultimi a VFA. Poiché i programmi per i borsisti vengono lanciati ogni anno, gli stakeholder possono semplicemente duplicare i precedenti progetti Asana per iniziare la pianificazione per l’anno in corso. Amy e il suo team stimano di risparmiare almeno tre giorni lavorativi per ogni evento su larga scala grazie alla semplificazione del processo di pianificazione con Asana.

Poter fare meno affidamento sulle nostre capacità mentali e sulla memoria semplifica la vita. Asana ci aiuta a ridurre il carico cognitivo delle persone e a fornire chiarezza.

Iniziare un nuovo decennio con Asana

Ora che VFA ha gettato solide basi per la crescita futura con Asana, prevede di sviluppare le proprie capacità sotto forma di nuove iniziative, tra cui un acceleratore incentrato sulla diversità e uno studio sull'impatto, in occasione del suo decimo anniversario. Questi impegni sono focalizzati sul determinare come il team di VFA possa ampliare il suo impatto nel prossimo decennio e culmineranno in una serie di raccomandazioni per il futuro di VFA. E ognuna di queste nuove iniziative sarà gestita su Asana.