Nell'estate del 2018, alla Telfer School è stato nominato un nuovo direttore marketing e comunicazione, che ha portato una nuova visione nel reparto. In questo periodo, inoltre, il team di marketing si è ampliato con nuovi membri e Carla De Ciccio si è unita come Content Strategist per sviluppare un approccio di marketing basato sulla narrazione.

Con un nuovo inizio, il team di marketing era impaziente di realizzare e implementare la sua nuova visione. Tuttavia, mancavano di conoscenze storiche e istituzionali, poiché molti membri del team erano nuovi. Anche se per alcuni questo poteva essere scoraggiante, il team di marketing di Telfer lo ha visto come un'entusiasmante opportunità per implementare una nuova strategia e sviluppare nuovi processi che li aiutassero a produrre campagne e contenuti di maggiore impatto.

Quando hanno iniziato a creare questi nuovi processi, Carla e il team si sono resi subito conto di aver bisogno di uno strumento per centralizzare il lavoro di tutti, in modo da poter collaborare in un unico posto e avere visibilità sui progetti degli altri per consentire una migliore collaborazione.

Fortunatamente, i membri del team avevano utilizzato strumenti di gestione del lavoro in ruoli precedenti e sapevano che li avrebbero aiutati a mettere in atto la strategia content-first che avevano immaginato.

Diventare un leader digitale

Carla, che prima di passare all'istruzione superiore aveva lavorato nel settore tecnologico, aveva già utilizzato Asana in precedenza e l'ha presentata al team nella speranza di semplificare le campagne di marketing, la produzione di contenuti e gli aggiornamenti del sito web.

Man mano che il team di marketing padroneggiava le basi del nuovo strumento, ha anche colto l'occasione per trasformare i propri processi in un modo di lavorare più agile. Sebbene abbiano implementato due grandi cambiamenti contemporaneamente, il team ha imparato rapidamente a usare Asana perché l'esperienza utente e le funzionalità erano simili a quelle delle app consumer che usano ogni giorno.

Gestione dei progetti con il metodo Agile nell'istruzione superiore

Poco dopo l’adozione di Asana, il team ha ottenuto il suo primo grande successo quando ha coinvolto i colleghi del team di coinvolgimento nello strumento per collaborare al Gala annuale della scuola, un evento che richiede mesi di pianificazione interfunzionale. In precedenza, il team di coinvolgimento monitorava l'enorme progetto in un foglio di calcolo, dove era facile perdere di vista i dettagli o confondersi, ma Carla e il team di marketing sapevano che c'era un modo migliore.

Hanno collaborato con il team di coinvolgimento per inserire le loro richieste di marketing in Asana, in modo che responsabilità e scadenze fossero chiare. Inoltre, il team poteva allegare alle attività esempi dei precedenti Gala, in modo che gli addetti al marketing avessero più contesto su ciò che era stato fatto in passato. Di conseguenza, il progetto è andato meglio che mai e le persone di tutta la scuola hanno potuto sperimentare un nuovo modo di gestire i progetti su Asana invece che con i fogli di calcolo.

Ora il team di marketing utilizza Asana per tutti i suoi progetti, dalle piccole attività come i volantini per gli eventi ai grandi progetti come la riprogettazione del sito web, e lo strumento è completamente integrato in tutti i flussi di lavoro. I loro maggiori successi sono stati il rinnovamento delle richieste di marketing in arrivo con i moduli, la gestione delle campagne con la cronologia e gli aggiornamenti e gli sviluppi del sito web con l'API Asana.

In particolare, Joey Beland-Kilbride, lo sviluppatore web della scuola, ha sfruttato l'API Asana in modo che il team di marketing possa collaborare con gli stakeholder di tutta l'organizzazione e anche con quelli che non usano Asana. Ora, quando un addetto al marketing commenta un'attività, il richiedente (che non utilizza Asana) riceve l'aggiornamento via email. Quindi, quando il richiedente risponde all'email, il suo messaggio viene aggiunto automaticamente all'attività come commento. Tutti questi miglioramenti nella comunicazione hanno permesso al team di marketing, grazie all’integrazione di Joey, di produrre più lavoro di alta qualità per l’intera scuola, fornendo supporto in tutto, dal reclutamento degli studenti al coinvolgimento degli ex alunni.

I nostri stakeholder ora chiedono di più da noi, quindi avere strumenti come Asana è molto importante per assicurarci di non trascurare nulla, per poter definire le priorità e vedere i nostri obiettivi in modo davvero chiaro.

Carla De Ciccio, Content Strategist

Il cambiamento nel modo in cui il reparto marketing opera con Asana ha reso la quotidianità meno stressante e ha permesso al team di raggiungere obiettivi più ampi in modo più rapido e senza intoppi. Ora, il team di marketing:

• Può stabilire meglio le priorità del lavoro, poiché tutti hanno visibilità su tutti i progetti in corso.

• Gli stakeholder hanno maggiori approfondimenti sul lavoro svolto dal team di marketing e possono vedere come la loro richiesta si inserisce nel quadro generale, instaurando fiducia nel team e nelle sue capacità.

• Il lavoro non viene trascurato poiché è centralizzato in un unico posto, il che rende più facile completare i progetti in modo rapido e semplice.

• Il processo automatizzato di ricezione delle richieste ha permesso di risparmiare tempo e di aumentare significativamente l'efficienza, poiché tutte le informazioni necessarie vengono raccolte in anticipo.

Grazie ad Asana abbiamo compreso qual era la mole di lavoro complessiva e quindi abbiamo ridefinito le priorità e sviluppato una nuova strategia in base ai diversi tipi di attività.

Carla De Ciccio, Content Strategist

Uno sguardo al futuro delle strategie di marketing di Telfer

Guardando al futuro, il team è concentrato sull'eliminazione del 20% delle attività meno importanti che in precedenza richiedevano tempo, come il coordinamento del lavoro e la comunicazione, in modo da poter reinvestire il tempo in attività di maggiore impatto.

In definitiva, l’obiettivo del team di marketing è quello di essere il migliore della classe nella trasformazione digitale, rendendola un vantaggio competitivo per la scuola e il team. Asana sarà un elemento chiave per raggiungere questo obiettivo.