Cos'è Podstars by OMR?

La società a responsabilità limitata indipendente è stata fondata nel 2016 come entità autonoma dalla piattaforma di marketing OMR. Tutto è iniziato con il podcast OMR come primo e unico prodotto. Temi importanti riguardanti il business digitale, il marketing online e tutto ciò che interessava all'amministratore delegato e fondatore Philipp Westermeyer sono stati trasformati in intelligenti formati audio. In questo modo, fondatori, imprenditori e persone interessate sono stati tenuti aggiornati. È emerso che le aziende che avevano ascoltato il podcast OMR si sono rivolte a Podstars per inserire contenuti pubblicitari nei podcast. A poco a poco sono state aggiunte ulteriori opportunità di pubblicità attraverso altri formati. È così che, attraverso una scissione, è nata la rete di podcast Podstars. Si sono aggiunte altre aree tematiche, come lo sport e l'intrattenimento, e presto è stato costruito uno studio proprio per produrre altri podcast in autonomia. Nel frattempo, Podstars produce oltre 50 format e ne commercializza altri 50. 20 dipendenti lavorano alla creazione di podcast e alla loro offerta come piattaforma pubblicitaria per le aziende.

Le 3 aree di attività di Podstars

Nell'ambito della produzione audio vengono realizzati formati propri, rilevanti per il rispettivo mercato e in grado di generare una buona copertura. L'area Marketing, da cui tutto ha avuto inizio, fa incontrare podcaster e inserzionisti. Il terzo pilastro di Podstars è l'area della consulenza per agenzie, inserzionisti e podcaster. Qui le parti coinvolte vengono istruite su come funzionano il mercato, le produzioni o anche una buona intervista. Podstars offre un ricco portfolio di podcast che vengono commercializzati

Come è entrata in gioco Asana

È evidente che per questo portafoglio di offerte di Podstars è necessario utilizzare un potente strumento di gestione del lavoro. Annamaria Herkt aveva già lavorato con diversi strumenti di gestione del lavoro, uno dei quali era Asana. Inoltre, anche il team di design di OMR utilizzava già Asana. Si è informata un po' più approfonditamente su Asana e ha chiesto al team di design di OMR di fargliela provare. Successivamente, ha esaminato le funzionalità in gran parte in autonomia, avvalendosi al contempo anche dell'assistenza di Asana. Il workshop online per principianti e il blog con suggerimenti e spiegazioni, nonché altri video didattici di Asana, sono stati molto utili. "È stato molto interessante vedere quali processi si possono gestire con Asana. Questo mi ha molto ispirato", afferma. "Un altro vantaggio è stato quello di vedere come altre aziende utilizzano Asana e cosa si può imparare da loro." Lo pensa anche Lisa Schmidt, che insieme ad Annamaria Herkt ha creato il reparto Content Management di Podstars. Dall'inizio del 2020, Asana viene ora utilizzata da Podstars ed è attualmente usata attivamente da 15 dipendenti. Dopo aver utilizzato la versione di prova gratuita, i collaboratori erano ancora scettici. Molti non erano molto propensi ad abbandonare le vecchie abitudini e volevano continuare a utilizzare le proprie liste e le consuete procedure di lavoro. Nel frattempo, però, i vantaggi di Asana per i membri del team sono diventati chiaramente evidenti. Ciò è particolarmente evidente nel caso delle sostituzioni durante le ferie e per quanto riguarda la trasparenza all'interno del team. Anche i membri del team che non fanno parte del progetto possono visualizzare le fasi di lavoro in programma.

Domande come "Dove posso trovare questo e quello?" o "L'hai già fatto?" sono diventate superflue.

Asana integra tutti i contenuti in un unico posto

L'obiettivo di Podstars era una comunicazione fluida tra produzione, content management e product management. Asana offre la base adeguata a questo scopo e ha ottenuto ottimi risultati in tutti i settori. I content manager hanno ora una migliore visione d'insieme di quali file e tracce audio sono stati caricati da quale audio producer e di quali attività devono ancora essere svolte, ad esempio la creazione di testi descrittivi o di citazioni. Tutto questo viene continuamente inserito nella lista delle attività di Asana. L'integrazione dei link di Google Drive e di Gmail supporta ulteriormente i processi di lavoro, consentendo di elaborare le attività in Asana direttamente dalle e-mail. Anche l'integrazione con Slack è considerata molto positiva. "Ora abbiamo il presupposto fondamentale affinché tutto funzioni. Ora non resta che esercitarsi", afferma Annamaria Herkt. Dove si svolgono le registrazioni? Come si svolgono? Quale tecnologia è necessaria? Il montaggio è pronto alla fine? Come avviene la distribuzione? Ora tutte queste domande trovano risposta in modo semplice e rapido su Asana. In questo modo, ogni collaboratore dispone in ogni momento delle informazioni necessarie e può ovviamente anche aggiungere nuove informazioni.

Integrazione senza problemi di collaboratori esterni

Finora Asana è stata utilizzata solo dai dipendenti interni dell'azienda. In futuro, Constantin Buer, uno dei direttori di Podstars, può ben immaginare che anche i produttori audio esterni, ad esempio per le registrazioni a Berlino, avranno accesso ad Asana. Asana offre la funzionalità necessaria per coinvolgere facilmente i partner esterni. In questo modo, i membri dei team distribuiti sono integrati in modo fluido.

Il grande punto di forza di Asana è quello di riunire in un unico luogo tutti gli utenti e tutte le informazioni rilevanti.

Asana entra nelle orecchie

Per Podstars e, in particolare, dal punto di vista di Annamaria Herkt, l'integrazione di Asana è stata finora un grande successo. Le informazioni rilevanti vengono semplicemente aggiunte direttamente in un'attività. I processi sono più rapidi, più semplici e, soprattutto, più chiari. Il passaggio alla versione Premium di Asana con funzionalità avanzate ha suscitato ulteriore entusiasmo da parte dei dipendenti. Asana si è rivelata inaspettatamente, ma estremamente utile per tutti i dipendenti che lavorano da casa. I dipendenti non sono seduti insieme nella stessa stanza e quindi non possono comunicare direttamente, ad esempio ponendo brevi domande o consultandosi spontaneamente. In questo contesto Asana si rivela molto preziosa, poiché gli accordi e l'assegnazione dei compiti possono essere gestiti comodamente tramite lo strumento. Finora, si stima che Asana abbia accelerato il 20-30% delle riunioni e l'obiettivo è quello di raddoppiare questa percentuale.

A lungo termine, gran parte del traffico e-mail interno diventerà superfluo.

Effetti sorprendenti con Asana

Oltre alle funzioni per un flusso di lavoro senza intoppi, Annamaria Herkt e Constantin Buer hanno scoperto anche un supporto gestionale inaspettato grazie ad Asana. Ad esempio, ora non solo è possibile riconoscere meglio il livello di informazione dei nuovi collaboratori, ma anche quali podcast sono pronti per l'ascolto e disponibili per l'ulteriore elaborazione. Constantin Buer è particolarmente entusiasta della possibilità di poter misurare il carico di lavoro del team. Dal punto di vista della direzione, ora è più chiaro quale collaboratore stia lavorando a quale podcast o progetto e quali siano le capacità disponibili di ciascuno. In questo modo è emerso quanti progetti un collaboratore possa avere in lavorazione nel settore della produzione audio o in quello della gestione dei progetti. Anche le nuove funzionalità di Asana "Goals" e "Dashboard" sono utili in questo contesto.

Asana ci aiuta ad avere una visione d'insieme dell'intero flusso di lavoro di Podstars. Per noi è davvero entusiasmante.

Poiché ogni collaboratore dà un piccolo contributo e inserisce le rispettive informazioni in Asana, nella panoramica generale è chiaramente visibile qual è l'attuale carico di lavoro del team. "Sono rimasto sorpreso da quanto sia facile quando tutti utilizzano attivamente lo strumento", afferma Constantin Buer. In passato, il carico di lavoro doveva essere gestito in modo laborioso con elenchi Excel o fogli Google. Il tempo necessario a questo scopo era notevole. Ora questo processo è automatizzato, perché ogni dipendente inserisce automaticamente i propri progetti e le proprie attività. "Questo fa risparmiare molto tempo", afferma Constantin Buer.

Credo che nessuno del team direbbe: "Non ne abbiamo bisogno".

Ora si sa che l'iniziale scarsa propensione del team era dovuta principalmente alle incertezze sui vantaggi dei nuovi processi di lavoro. È davvero più veloce? Inserire le proprie note comporta davvero un vantaggio? Come funzionano le sincronizzazioni con Gmail, Slack o il calendario? L'entusiasmo per Asana è ormai enorme in Podstars e si è certi che presto tutti i membri del team condivideranno questo entusiasmo.