Per noi, è ciò che ci mantiene connessi. Ci dà una visione chiara di ciò che sta accadendo e ci consente di crescere e di avere il controllo. Ora una persona si occupa di 600 fatture, rispetto alle 200-300 di cui si occupavano 2-3 persone in precedenza. Abbiamo bisogno di una sola persona e non solo possiamo farlo meglio, ma ora stiamo facendo molto di più.

Peter Cheok, Amministratore delegato

Asana per le operazioni

Coordinare servizi complessi su larga scala

Il team delle operazioni di OneO2Plants coordina progetti complessi e che coinvolgono più parti interessate, tra cui contratti di noleggio di piante, programmi di manutenzione, installazioni paesaggistiche, verde per eventi e gestione dei fornitori per clienti aziendali, del settore dell'ospitalità e della vendita al dettaglio a Singapore. Il team gestisce contratti di servizio ricorrenti, installazioni basate su progetti e approvvigionamenti da oltre 600 fornitori mensili, tra cui PMI e fornitori esteri. Il suo lavoro ha un impatto diretto sulla soddisfazione del cliente, sulla qualità del servizio e sui margini aziendali, in particolare per i coinvolgimenti di alto profilo come la partnership per il Gran Premio di Singapore di F1.

Per semplificare l'esecuzione e migliorare il coordinamento, OneO2Plants ha centralizzato le operazioni su Asana. Il team ora gestisce progetti simultanei, flussi di lavoro dei fornitori e la fornitura di servizi ricorrenti in un unico posto, con responsabilità chiare e visibilità in tempo reale su tutto il lavoro.

La gestione centralizzata dei progetti migliora la visibilità e il coordinamento

• I progetti interfunzionali di paesaggistica sono gestiti su Asana, dalla consulenza iniziale all'installazione e alla manutenzione continua, creando una visione chiara e completa di ogni coinvolgimento.

• Le cronologie, le dipendenze e i risultati finali sono visibili a tutti gli stakeholder, migliorando il coordinamento tra i team

• Con tutto il lavoro acquisito in un unico posto, Asana funge da unica fonte di riferimento per le operazioni, consentendo alla leadership di mantenere il controllo e la visibilità man mano che l'azienda si espande. 

La ricezione strutturata sostituisce il coordinamento ad hoc

• I moduli di Asana standardizzano il modo in cui le richieste vengono inviate tra i team, acquisendo in anticipo il contesto giusto, in modo che il lavoro possa procedere più velocemente e in modo più coerente.

• I moduli inviati indirizzano automaticamente le attività alle persone giuste attraverso flussi di lavoro basati su regole, eliminando i passaggi di consegne manuali.

• Tutta la documentazione si trova in un unico posto, rendendo più facile convalidare, rivedere e approvare le richieste, anche quando il volume aumenta.

Aumentare la capacità senza aggiungere personale

• L'assegnazione della forza lavoro a progetti, contratti di manutenzione e installazioni simultanei è gestita centralmente su Asana, offrendo visibilità in tempo reale per pianificare e adattarsi.

• La visibilità a livello di portfolio semplifica la pianificazione proattiva in base ai picchi stagionali e garantisce che le risorse giuste siano disponibili al momento giusto.

• Con tutto il lavoro acquisito e assegnato su Asana, i manager possono ridistribuire i carichi di lavoro, identificare tempestivamente i colli di bottiglia e mantenere la qualità del servizio senza dover assumere personale in modo reattivo.