Non è un compito facile, come già sa Tania Boros, responsabile delle operazioni di Morning Coworking. Tania lavora con il suo team di quattro persone per coordinare tutte le 20 sedi e i dipendenti che vi lavorano. Hanno lavorato sodo per creare il processo perfetto per aprire nuove sedi e assicurarsi che abbiano successo.

Incaricati di agire rapidamente pur prestando attenzione alle persone, ai processi e allo scopo, si affidano ad Asana per garantire che tutti e tre gli aspetti funzionino in armonia, in modo che chiunque in città (o nel mondo) possa contare sullo spazio collaborativo e produttivo creato da Morning Coworking.

Le chiavi per spazi di successo

Promuovere spazi in cui persone fantastiche (e le loro idee) interagiscono e lavorano richiede molto coordinamento e fiducia. Il team di Morning Coworking deve rimanere sulla stessa lunghezza d'onda quando si tratta di trovare i locali, assumere il personale e gestire con successo gli spazi, il tutto muovendosi il più velocemente possibile. Tania ha molto da fare, ma per fortuna Asana la aiuta a mantenere la tranquillità.

Muoviti velocemente con i modelli

La maggior parte delle aziende deve agire rapidamente per stare al passo con la concorrenza e raggiungere i propri ambiziosi obiettivi, ma per Morning Coworking la velocità è particolarmente importante e influisce sulla redditività. “Alcuni spazi ci vengono affittati solo per due o tre anni, quindi dobbiamo renderli operativi il prima possibile per iniziare a generare entrate”, afferma Tania.

Per aprire uno spazio, Tania e il suo team devono ottenere i permessi, firmare i contratti di locazione, coordinare la costruzione, selezionare gli arredi, installare le configurazioni tecniche e molto altro ancora. “Con Asana, abbiamo ridotto l'intero processo di apertura di un nuovo spazio a un periodo che va da uno a tre mesi. Ora possiamo aprire vari spazi contemporaneamente, grazie ad Asana e ai nostri partner ed fornitori edili (che hanno persino ridotto i tempi di consegna!). Invece di aprire uno spazio alla volta, ora possiamo aprirne quattro contemporaneamente.”

Con così tanti elementi distinti e importanti da tenere sotto controllo, come fa Morning Coworking a farlo in poche settimane? Tutto ruota intorno ai modelli.

Il team di Tania utilizza lo stesso modello per ogni nuova sede per assicurarsi che nulla venga dimenticato e poter così iniziare rapidamente un nuovo progetto semplicemente copiando il modello. Ogni Sezione del progetto raggruppa le attività correlate per amministrazione, IT, architettura, logistica e altro ancora. In questo modo è più facile trovare le informazioni una volta che il progetto è in corso, invece di cercare tra email e documenti.

Il team di Morning Coworking utilizza anche i campi personalizzati per mostrare in quale fase si trova un'attività, in modo che Tania possa dare una rapida occhiata al progetto senza chiedere aggiornamenti di stato per decine di attività. In combinazione con le dipendenze delle attività, è facile per tutti sapere su cosa lavorare e quando. “Asana ci aiuta davvero a essere sicuri che tutti stiano lavorando alla parte giusta del piano al momento giusto.”

Gli edifici con cui lavora il team di Tania di solito rimangono vuoti per mesi o anni prima che Morning Coworking li prenda in gestione. A volte, gli immobili sono in cattive condizioni prima di essere ristrutturati. Dai un’occhiata al prima e al dopo di alcuni dei loro spazi:

Effettua l'onboarding e responsabilizza i dipendenti in ogni ufficio

Ma una volta aperto uno spazio, il ritmo non rallenta. Con un solo dipendente in ogni spazio, ci sono innumerevoli attività per garantire che tutto, dalle esigenze IT al coinvolgimento della community, venga gestito correttamente. Morning Coworking vuole anche garantire che ogni dipendente si senta preparato a gestire qualsiasi situazione e responsabilizzato a svolgere il proprio ruolo per migliorare gli spazi: due obiettivi che Asana li aiuta a raggiungere.

Uno degli elementi chiave del successo di Morning Coworking una volta lanciato uno spazio è il processo di onboarding per i “Morning manager”. I Morning manager sono responsabili di occuparsi di qualsiasi necessità e problema che si presenti in un determinato spazio di lavoro. “I nostri Morning manager sono il collante che tiene insieme gli spazi e contribuisce a far crescere la community”, afferma Tania. Ancora una volta, i modelli vengono in soccorso.

“Asana è davvero utile per l'onboarding perché possiamo creare un modello per assicurarci di averli formati su tutto, e i manager possono fare nuovamente riferimento al progetto se hanno domande.”

Il modello rende chiari i processi e le best practice, che sono facili da trovare perché sono tutti su Asana. Il modello aiuta anche Morning Coworking ad agire rapidamente, in modo da non dover ricominciare da zero per ogni nuovo manager o rischiare di dimenticare qualcosa. I manager sono meglio preparati a rispondere a qualsiasi situazione e sanno che stanno facendo la cosa giusta, il che li aiuta ad assumersi maggiori responsabilità con meno stress.

Quando sorgono problemi e domande, i manager possono rivolgersi ad Asana per trovare soluzioni. Per esempio, i manager potrebbero chiedersi quale sia il processo per l'acquisto di attrezzature o a chi rivolgersi per ottenere informazioni sul budget. Il team di Morning Coworking ha progetti per ogni singolo spazio di coworking per monitorare le attività, il processo di registrazione dei nuovi clienti e gli eventi in programma.

Inoltre, monitorano e gestiscono i budget e le fatture con Asana per una chiusura mensile più fluida. Questo aiuta Tania a concentrarsi sulle priorità chiave per rispondere rapidamente alle domande e trovare soluzioni, cosa che semplicemente non era possibile via email e chat.

“Asana rende veramente facile controllare ogni dettaglio, senza inutili complicazioni. La usiamo per gestire le fatture e assicurarci che non ci siano incongruenze. Possiamo inviare resoconti e spese in tempo ogni mese sapendo che non ci sono errori.”

Monitora gli obiettivi principali

Con nuovi problemi da affrontare in qualsiasi spazio di lavoro, può essere facile farsi prendere dai dettagli quotidiani e perdere di vista gli obiettivi più grandi. Ciò può comportare il rischio di perdere il comfort e la coerenza per cui Morning Coworking è nota, o alla fine portare i manager di Morning a sentirsi demotivati se non vedono come il loro lavoro contribuisce al quadro generale.

Morning Coworking è qui per creare una community sensazionale e garantire che le persone vivano esperienze fantastiche nello spazio di coworking. Questo vale per i nostri clienti, ma anche per i nostri dipendenti. Asana ci aiuta a garantire che stiamo servendo entrambi.

Fortunatamente, Tania e il suo team sono un passo avanti con il loro progetto di monitoraggio degli obiettivi e dei risultati chiave (OKR) su Asana. Il progetto monitora gli obiettivi più ampi dell’azienda, come la certificazione degli spazi come verdi al 100% (per quanto riguarda il consumo di energia, il riciclaggio e altro) e l’apertura di uno spazio di coworking al mese nel 2019, nonché i grandi obiettivi individuali.

Più o meno ogni mese, il team esamina gli OKR per vedere come sta procedendo il lavoro e per trovare soluzioni se qualcosa è in ritardo o deve essere aggiornato. Inoltre, esaminano gli obiettivi dei dipendenti e individuano i progetti futuri che potrebbero essere rilevanti per la loro crescita.

Successo rapido e significativo

In pochi anni, Morning Coworking ha definito un nuovo standard per gli spazi di lavoro, offrendo ambienti confortevoli con dipendenti premurosi e una clientela che crede nella propria comunità. Con l’apertura di un numero ancora maggiore di sedi, il team di Tania è pronto ad agire rapidamente, pur continuando a valutare attentamente ogni fase del processo, con l’attenzione rivolta agli obiettivi più ambiziosi.

Grazie ad Asana, Morning Coworking può concentrarsi sui dettagli giusti, tenendo presente il quadro generale, per assicurarsi di essere lo spazio di coworking in più rapida crescita e più amato di Parigi.