Quando Brynn ha lanciato Mirror per la prima volta, l’azienda utilizzava un insieme eterogeneo di strumenti diversi per la gestione di progetti e attività, con i seguenti risultati:

• Difficoltà nel coordinare il lavoro tra diverse funzioni

• Assenza di una fonte di riferimento

• Troppo tempo trascorso a svolgere attività superflue

Secondo Brynn, “Era il caos”. Brynn aveva bisogno di una soluzione tutto in uno per gestire i progetti e le attività del suo team di 75 persone, destinato a crescere.

Semplificazione del lavoro interfunzionale

Oggi, Asana è diventata l’unica fonte di riferimento per Mirror. Ogni team di Mirror utilizza lo strumento per svolgere ogni attività, dal monitoraggio dei clienti alla collaborazione con i partner, consentendo loro di lavorare al meglio in modo più efficace.

• Il team di vendita può ora monitorare i clienti durante tutto il loro ciclo di vita e assicurarsi che la comunicazione non venga trascurata.

• Il team della catena di approvvigionamento è in grado di tenere sotto controllo gli ordini e di collaborare senza intoppi ai documenti di sindacazione che coinvolgono i produttori di Mirror.

• Il team Partnership ora può interagire in modo trasparente e professionale con i suoi partner, tra cui lululemon athletica e molte aziende Fortune 500, attraverso un unico referente.

• Il team dei contenuti è in grado di gestire le risorse dall’ideazione al lancio. Un progetto di campagna di Mirror potrebbe coinvolgere il team di produzione responsabile della creazione delle foto, il team di fitness responsabile della creazione dei video degli istruttori, il team di progettazione responsabile della realizzazione dell’interfaccia utente e il team creativo responsabile del ritocco delle risorse creative.

Grazie alla flessibilità di Asana, i team sono in grado di lavorare in modo interfunzionale e di integrare il lavoro dalla stessa piattaforma centrale di Work Management.

Definizione delle regole di coinvolgimento

Durante l’implementazione di Asana nel team, Brynn e il suo team hanno stabilito delle regole di coinvolgimento per assicurarsi che tutti fossero allineati su come utilizzare in modo efficace i diversi strumenti del luogo di lavoro. Slack viene utilizzato per domande rapide e aggiornamenti di stato, Asana per la gestione di progetti e attività, e le email solo per le comunicazioni esterne e l’organizzazione di riunioni.

Asana è una parte importante del nostro modo di operare ad alto livello, di essere davvero rigorosi su ciò che facciamo e non facciamo, e di comunicare bene tra di noi.

Brynn Putnam, CEO

Brynn e il team hanno anche elaborato delle convenzioni per l’uso di Asana, in modo che tutti possano concentrarsi sul lavoro da svolgere invece di chiedersi come utilizzare lo strumento. Ad esempio, hanno stabilito delle norme per la denominazione delle attività e l’allegazione dei documenti, nonché per l’assegnazione delle attività. Prima di assegnare un’attività, i membri del team sono inoltre incoraggiati a utilizzare la descrizione dell’attività per spiegare il motivo per cui hanno stabilito una determinata data di scadenza. Questo aiuta gli incaricati a mettersi in pari rapidamente, conoscendo l’importanza dell’attività. Inoltre, aumenta la loro fiducia nel fatto che la data di scadenza sia stata scelta con attenzione.

Riduzione del lavoro superfluo

Creando un’unica fonte di riferimento per tutto il lavoro, Brynn e il suo team possono dedicare il loro tempo a ciò che conta davvero. Dall’adozione di Asana, Mirror ha eliminato tutte le email interne. Brynn stima che i dirigenti senior di Mirror risparmino circa tre o quattro ore al giorno. Quando qualcuno nel team riceve un documento importante via email, sposta la conversazione in un’attività di Asana e aggiunge le persone pertinenti come follower. Ciò aumenta la chiarezza in merito a chi è il soggetto direttamente responsabile (DRI) e a quali sono i prossimi passaggi.

Tornavo a casa, mettevo mio figlio a letto alle otto e poi mi dedicavo alla posta elettronica fino a mezzanotte, cercando di districarmi tra le varie email. Ora, con Asana, vado direttamente al sodo, perché posso identificare facilmente cos'è veramente importante.

Brynn Putnam, CEO

Ora che Mirror ha creato un’unica fonte di riferimento che consente al team di coordinare il lavoro in modo più efficace e di ridurre il lavoro superfluo, è pronta per scalare. Mentre Mirror punta a raddoppiare il proprio team nel prossimo anno, utilizzerà Asana per continuare a portare avanti la propria missione.