Il Reparto comunicazione del comune di Manchester e M-Four, il suo studio interno di design e pubblicità, sono responsabili della produzione di questi eventi, nonché delle campagne di comunicazione a livello cittadino.

E facevano tutto su carta.

I designer di M-Four stampavano i brief per guidare lo sviluppo di tutti gli elementi creativi di un progetto, come annunci digitali, magliette e brochure. Conservavano i brief in diverse “job bag” per ogni risorsa: ingombranti sacchi arancioni che i colleghi del team trasportavano fisicamente tra le scrivanie quando consegnavano i materiali alla fase successiva della produzione.

Ma ogni campagna o evento richiede almeno 100 elementi creativi... quindi c'erano un sacco di sacchi arancioni che circolavano nell'ufficio di M-Four.

La carta iniziava a creare confusione e a volte scompariva. Shawn Bahlmann, Studio Manager di M-Four, sapeva che il suo team di 12 designer doveva passare al digitale:

• Perdevano tempo a stampare documenti, a rovistare tra le pile di carta per trovare le informazioni e a spostare i sacchi da una scrivania all'altra.

• Alcune attività venivano trascurate quando andavano perse bozze, brief e approvazioni scritte.

• I colleghi del team e i manager dovevano costantemente cercare informazioni per vedere lo stato del progetto e cosa stava succedendo in tutto il team.

Era un classico esempio di “lavoro superfluo”: attività amministrative che intaccano le attività che richiedono competenze e il lavoro strategico. I lavoratori del Regno Unito dedicano il 60% del loro tempo a queste attività amministrative, secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro.

Shawn ha iniziato a cercare uno strumento di gestione del lavoro per aiutare M-Four a eliminare la carta e a concentrarsi nuovamente sul lavoro ad alto impatto.

Portavamo letteralmente queste enormi buste di lavoro tra le scrivanie, facendole girare nel team di marketing per il copywriting, la correzione di bozze e le approvazioni. Le nostre scrivanie erano piene di documenti.

Shawn Bahlmann, Studio Manager di M-Four

Alla ricerca di “qualsiasi cosa tranne la carta”

Shawn ha implementato Asana selezionando prima alcuni designer per provare la piattaforma. Successivamente, ha svolto una formazione di base con il resto del team e hanno gestito con successo diversi piccoli progetti. La grande transizione è arrivata con un grande progetto chiamato Manchester Day, un grande evento in tutta la città con oltre 150 elementi di progettazione. È andato bene e il team ha fissato una data limite per eliminare le cartelle di briefing cartacee e trasferire il 100% del lavoro su Asana.

Per favorire l'adozione, Shawn ha impostato modelli di progetto che specificavano i processi di creazione per le diverse risorse. Ciò ha semplificato la produzione e ha aiutato i designer a sapere cosa aspettarsi, creando efficienze che si sono estese a centinaia di lavori di design.

Il primo grande progetto è stato il vero test. È stato allora che abbiamo guardato indietro e abbiamo detto: “Sai una cosa? È stato molto più rapido, fluido e trasparente rispetto all'evento dell'anno scorso. Ci ha convinto.

Shawn Bahlmann, Studio Manager di M-Four

Meno “lavoro superfluo” significa risultati migliori

Oggi, tutti i progetti creativi di M-Four sono gestiti su Asana, riducendo significativamente il lavoro amministrativo complessivo legato alla stampa dei brief e al trasporto delle cartelle dei lavori. Questo poteva richiedere solo cinque minuti per ogni elemento creativo durante il processo di produzione, ma con oltre 100 elementi per campagna in corso contemporaneamente, quei cinque minuti in più si sommavano nel corso delle settimane e dei mesi. Il team stima di risparmiare ora da due a tre giorni per evento o campagna, il che dà più tempo per concentrarsi su strategie, piani media e design.

Anche la collaborazione è migliorata man mano che le informazioni sono diventate più accessibili. I colleghi del team ora possono accedere a qualsiasi progetto e visualizzarne la cronologia, i partecipanti, le conversazioni e gli allegati, mentre la direzione può controllare rapidamente lo stato dei progetti in tutta l'organizzazione.

Un ulteriore vantaggio? Migliore morale e meno stress, perché ora i designer possono lavorare da remoto, cosa che prima non era possibile. E in ufficio, le scrivanie sono finalmente sgombre.

Il tempo che risparmiamo sulle attività amministrative viene ora dedicato al lavoro di progettazione o alla strategia di marketing.

Shawn Bahlmann, Studio Manager di M-Four

Guardare oltre i confini della città di Manchester

Ora che il team di progettazione di M-Four ha più tempo di qualità da dedicare al lavoro qualificato, ha ottenuto una serie di importanti incarichi commerciali per organizzazioni esterne al Comune di Manchester. Gestiranno la comunicazione su Asana anche per questi progetti e porteranno nuovi clienti sulla piattaforma per collaborare.

Senza il peso della carta, le possibilità sono infinite.