Entrano in scena David Joe (DJ), Head of Marketing, Anthony Smith, Executive Producer, e Nick Monge, Project Manager della produzione video e dei media. Questo trio di dipendenti di Insomniac appartenenti a tre diversi settori dell’azienda utilizza Asana per coordinare i progetti in quasi tutti gli ambiti dell’attività, incluso il passaggio radicale dagli eventi dal vivo in presenza a una solida offerta di concerti virtuali. Hanno partecipato al processo di selezione per trovare un nuovo strumento che potesse unificare l’azienda e aiutare tutti a lavorare insieme in maniera più efficiente.

Dai locali di Los Angeles a Insomniac

DJ, che lavora in Insomniac dal 2018, e Anthony, che collabora con Insomniac dal 2011, hanno entrambi mosso i primi passi nel settore dell’intrattenimento gestendo un locale a Los Angeles, in California. Conoscono il settore nei minimi dettagli e hanno instaurato un rapporto con Insomniac dopo che l’azienda ha collaborato con il loro locale per un evento quasi dieci anni fa.

Quando DJ e Anthony hanno iniziato a lavorare con Insomniac, il loro compito era quello di osservare l’azienda dall’alto verso il basso e individuare le inefficienze che avrebbero potuto contribuire a risolvere. Uno dei primi aspetti che hanno individuato come suscettibile di miglioramento è stata la gestione dei progetti, in particolare il modo in cui i team si coordinavano tra loro. Gestire un locale con decine di persone, o anche qualche decina, per una sola serata è completamente diverso, ad esempio, dal gestire e pianificare un festival musicale di più giorni. Ci sono tantissime variabili e persone coinvolte, dalla scelta e preparazione dello spazio dell’evento al coordinamento il giorno stesso. Poiché molte persone provenienti dal mondo dei locali notturni erano entrate a far parte di Insomniac, l’intera organizzazione aveva bisogno di ripensare il modo in cui gestiva i progetti.

“Siamo arrivati a un punto in cui avevamo bisogno che i nostri strumenti maturassero tanto quanto noi”, ha affermato Nick, che lavora in Insomniac dal 2013. “Avevamo bisogno di tutti, tutti insieme, in un unico sistema vivo e dinamico, e di iniziare a lavorare all’unisono.”

Sebbene ogni team avesse i propri processi e metodi di gestione dei progetti, dai documenti e dai fogli di calcolo alle cartelline con stampe cartacee, questo miscuglio di soluzioni portava a errori, problemi di comunicazione tra i team e compartimentazione delle informazioni. Questi problemi erano particolarmente evidenti man mano che i progetti crescevano di dimensioni.

“Non ho il tempo di essere ovunque e parlare con tutti quando lavoro a un progetto composto da mille parti”, ha affermato Anthony.

Per far sì che tutti i dipendenti dell’azienda lavorassero insieme, Insomniac aveva bisogno di uno strumento in grado di gestire progetti di grandi dimensioni, come festival di più giorni, e di soddisfare le esigenze di numerosi reparti, tra cui produzione, finanziario, risorse umane e marketing.

Fare in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda

Quando Anthony e DJ hanno iniziato a valutare le soluzioni di gestione dei progetti, hanno scoperto che molti strumenti presentavano limitazioni che non consentivano a Insomniac di mettere veramente in comunicazione tutti i team in modo coeso in tutta l’azienda. Avevano bisogno di uno strumento in grado di mantenere tutti organizzati e sincronizzati, indipendentemente dal team e dal progetto. Inoltre, volevano qualcosa di esteticamente accattivante e intuitivo da usare. È stato allora che hanno scoperto Asana.

Consentendo ai collaboratori di organizzare le attività in progetti diversi, Asana ha offerto a Insomniac un’esperienza di piena coesione tra i team. Asana ha permesso loro di tenere aggiornati tutti i progetti e tutte le parti interessate senza dover inviare continuamente messaggi e aggiornamenti via email. Anche la funzionalità Cronologia si è rivelata fondamentale per la pianificazione e l’esecuzione degli eventi, garantendo che le date di scadenza fossero allineate correttamente. Inoltre, i commenti e le sottoattività hanno avuto un grande successo in Insomniac. Le attività per risultati finali ed elementi specifici potevano essere assegnate a membri specifici del team, mentre tutti i dettagli rimanevano organizzati e facili da trovare.

Hanno inoltre riscontrato che Asana è visivamente accattivante e che funziona bene con i creativi.

Siamo una società di intrattenimento, una casa discografica e una delle più grandi piattaforme di streaming musicale al mondo. Abbiamo diversi brand di abbigliamento e moda. Siamo una vera e propria azienda creativa e abbiamo bisogno di strumenti che funzionino bene in questo contesto e che siano anche piacevoli da utilizzare.

Anthony Smith, Producer esecutivo

Quando DJ e Anthony furono pronti a mostrare Asana all’amministratore delegato di Insomniac, questi apprezzò molto ciò che avevano scoperto e fu favorevole a un’adozione completa dello strumento da parte dell’azienda.

“Abbiamo presentato le nostre argomentazioni e definito tutto nei dettagli”, ha dichiarato Anthony in merito al processo. “Abbiamo analizzato a fondo le funzionalità di Asana, sapevamo come avremmo utilizzato lo strumento e avevamo il pieno sostegno della dirigenza per farlo.”

Migliorare il lavoro di Insomniac con Asana

Sebbene Anthony e DJ avessero ottenuto l’approvazione del CEO per l’utilizzo di Asana, volevano garantire un’implementazione senza intoppi e l’adozione a livello aziendale. Per farlo, hanno iniziato rivolgendosi al responsabile di ogni reparto, dal marketing alla finanza e tutti gli altri, per ottenere il supporto per Asana.

Poiché Asana avrebbe risolto un problema importante nell’organizzazione, ovvero l’inefficienza dei processi e della gestione dei progetti, i responsabili dei reparti hanno ascoltato DJ e Anthony, si sono fidati di loro e hanno coinvolto con entusiasmo i propri team. Per garantire che le persone integrassero completamente Asana nei loro flussi di lavoro quotidiani, DJ, Anthony e Nick avevano un piano per formare tutti sulle best practice di Asana. Poi la pandemia di COVID-19 ha colpito il mondo.

Onboarding su Asana e lavoro da remoto: contemporaneamente

Non solo la prima sessione di formazione su Asana si è svolta da remoto a causa della pandemia, ma Insomniac era anche nel bel mezzo della trasformazione della propria attività, passando dagli eventi in presenza ai live stream. Fortunatamente, avevano già iniziato a implementare Asana e le persone stavano iniziando a utilizzare il loro nuovo strumento.

“Abbiamo trasformato il modello di business dell’intera azienda, passando dagli eventi dal vivo in presenza ai live stream in un mese”, ha affermato DJ. “Sinceramente, senza l’aiuto di Asana, probabilmente non saremmo arrivati a questo punto. Asana è stata fondamentale nelle fasi iniziali di quel gigantesco cambiamento.”

In un momento in cui molte persone si sentono isolate e sole, Insomniac vede ancora più significato nei live stream. Da quando hanno cambiato modello, hanno ricevuto tantissimi feedback su quanta gioia e quanto senso di connessione abbiano portato ai loro fan.

Ora che Asana è stata implementata, i vantaggi sono stati enormi, al di là del passaggio dagli eventi in presenza a quelli in diretta streaming.

La chiusura che il nostro settore ha subito a causa del COVID ci ha costretti a spostare tutto online, cercando al contempo un modo per mantenere i nostri dipendenti connessi e nei tempi previsti da remoto. Asana ci ha permesso di farlo, risolvendo molti dei nostri problemi relativi ai flussi di lavoro e alla logistica. Il tempismo della nostra collaborazione con Asana è stato fondamentale e, dopo essere riusciti a integrare rapidamente il team, è diventata la spina dorsale del nostro lavoro.

Pasquale Rotella, CEO e fondatore di Insomniac.

Grazie ad Asana, Anthony sa immediatamente quali progetti sono nei tempi previsti o in ritardo e a chi rivolgersi se ha bisogno di maggiori informazioni. Poiché gli eventi che organizzano dipendono in larga misura dalle date, la cronologia li aiuta a far procedere il lavoro senza intoppi e nei tempi previsti.

Prima di Asana, Nick doveva chiedere ogni giorno a ogni designer lo stato del proprio lavoro, mentre ora può verificare lui stesso lo stato del progetto su Asana. I manager possono esaminare un progetto ed essere certi che sia nei tempi previsti senza dover controllare ogni minimo dettaglio del lavoro del loro team. Inoltre, l’utilizzo delle email interne da parte di Insomniac è crollato, poiché la maggior parte di quella comunicazione avviene ora su Asana.

“Con Asana, abbiamo portato la gestione dei progetti a un livello superiore in azienda, dove ora tutte le funzioni aziendali si svolgono al suo interno”, afferma Nick. “Avere tutto centralizzato è stato un miglioramento fondamentale per noi.”

Il prossimo atto di Insomniac

Quando il mondo riaprirà, Insomniac prevede di riportare la propria attività agli eventi e ai festival dal vivo e in presenza. Sebbene ci sia molta incertezza su come sarà il mondo dopo la pandemia di COVID-19, una cosa è certa: il team di Insomniac creerà modelli e framework di Asana per un altro enorme cambiamento nella propria azienda.

Dopo la transizione verso il ritorno agli eventi di persona, la prossima evoluzione per l’azienda sarà l’utilizzo di Asana durante gli eventi dal vivo e i festival. Anthony immagina un futuro in cui i project manager si aggirano per gli eventi con i tablet, spuntando le attività di Asana nell’app, invece di usare il tradizionale foglio di carta sulla lavagnetta. Con un futuro così ricco di Asana, considerano l’adozione dello strumento una priorità assoluta per preparare Insomniac al successo.