Scalare un'istruzione di prim'ordine

“La grande sfida di qualsiasi settore dei servizi è in realtà garantire un servizio eccezionale”, afferma il CEO di Hack Reactor Tony Phillips. Questo è particolarmente vero quando il team è frammentato: HackReactor tiene lezioni in 6 diversi campus negli Stati Uniti.

Per Hack Reactor, l'obiettivo è curare ogni dettaglio in ogni sede. “Uno dei nostri punti di forza è far sentire alle persone che la loro formazione è stata curata meticolosamente; anche piccole cose come assicurarsi che tutte le informazioni e l'ortografia siano corrette sulle targhette con i nomi il giorno dell'orientamento. Questo è ciò che contraddistingue un ottimo servizio. Tutte queste piccole cose che le aziende di servizi davvero forti colgono e realizzano. Sta tutto nei dettagli.”

Recuperare le informazioni dai cervelli

Quando Hack Reactor era agli inizi, era facile per Tony tenere d'occhio tutti gli elementi in movimento, grandi e piccoli. Ma man mano che Hack Reactor apriva altre sedi, aggiungendo personale e studenti, ridimensionare questo livello di attenzione meticolosa diventava una sfida. Era difficile per Tony avere la certezza che tutti i dettagli fossero stati curati.

“Dovevamo standardizzare molte cose diverse e lanciarle contemporaneamente in diverse sedi. Abbiamo sedi a New York, Austin, Los Angeles, San Francisco e online. Far sì che a New York accada la stessa cosa che accade a San Francisco, gli stessi tipi di eventi, gli stessi tipi di sensazioni, gli stessi tipi di emozioni, non è facile.”

Man mano che il team sviluppava il proprio processo, aveva bisogno di un luogo centralizzato in cui archiviare le informazioni per poter ripetere quel processo in nuove sedi, il tutto fornendo la visibilità che Tony stava cercando.

Tony era pronto a “togliere le informazioni dal suo cervello” e a trasferirle in un posto in cui il suo numero crescente di dipendenti potesse agire di conseguenza. “Riceviamo molte informazioni. I nostri cervelli sono pessimi nell'archiviazione ma molto bravi nel pensare; inizi davvero a desiderare che una terza parte archivi le tue informazioni in modo da poterle utilizzare.”

Quando ha scelto uno strumento per il lavoro, Tony ha ragionato in questo modo:

• Come CEO, come posso essere sicuro che ogni dettaglio necessario sia curato?

• Come possiamo essere sicuri che i processi dettagliati possano essere standardizzati in più sedi senza errori?

• Come possiamo risparmiare tempo nell'esecuzione di processi ripetibili?

Dalla fusione mentale al modus operandi

Tony ha implementato Asana in tutto il team di Hack Reactor, dopo averla utilizzata personalmente. “Il fattore scatenante che ci ha portato a introdurre Asana a livello aziendale è stato quando la 'fusione mentale' ha smesso di funzionare. Non appena quella telepatia che si ha in un piccolo gruppo di persone viene meno, all'improvviso si ha un forte senso di insicurezza.”

Per prima cosa, hanno preso la documentazione dettagliata sui processi chiave, come lo sviluppo dei corsi o le strutture, e l'hanno resa disponibile a tutti i membri dell'azienda. Trasferendo le informazioni su Asana, Tony si è assicurato che il suo team avesse le informazioni necessarie per svolgere bene il proprio lavoro.

Era anche importante che lo strumento consentisse loro di diventare più efficienti man mano che aggiungevano scuole, quindi erano entusiasti di utilizzare l’API di Asana.

“C'è un enorme elemento di differenziazione tra Asana e altri strumenti, ed è l'accesso molto semplice all'API. Anche se Asana non è la soluzione ideale per un flusso di lavoro, qualcuno come me, un ingegnere del software relativamente mediocre, può aggiungere funzionalità tramite l'API per creare una soluzione personalizzata che aiuti un team a fare di più.”

Dopo aver utilizzato la funzionalità dei modelli di Asana per copiare progetti e processi, il team di HackReactor ha aggiunto ancora più funzionalità personalizzate tramite l'API e ha creato un programma che ha chiamato Show Runner. “Abbiamo questo enorme modello di corso; abbiamo scritto un sistema con l'API Asana che copia automaticamente tutte le attività necessarie per un nuovo corso e poi assegna automaticamente quelle attività. Ciò che abbiamo creato sull’API ci ha permesso di assegnare attività ripetibili a tutte le persone giuste, tutte le cose giuste al momento giusto. Ogni dettaglio è curato.”

Tutto passa attraverso Asana

Ora, il personale di Hack Reactor, composto da oltre 200 persone, utilizza Asana per una serie di flussi di lavoro diversi. “I nostri processi di gestione passano attraverso Asana. Le nostre valutazioni delle prestazioni passano attraverso Asana. Le nostre procedure operative standard passano da Asana. Le nostre politiche per le Risorse umane sono su Asana. Gli eventi che organizziamo per tenere alto il morale del personale, tutto avviene tramite Asana. Tutto passa attraverso Asana.”

• Documentazione e modelli: “Asana ci aiuta perché puoi duplicare. Creiamo MOLTI modelli su Asana. Hai un intero progetto o un intero processo e puoi semplicemente farne una copia, inviarla qui e dire: ‘Fallo esattamente così’.”

• Valutazioni delle prestazioni: “Con Asana, posso vedere a che punto siamo e come stiamo facendo progressi. Asana mi aiuta a capire di chi devo preoccuparmi e con quale frequenza devo controllare come procede il loro lavoro.”

• Riunioni individuali: “I progetti privati sono ottimi per le riunioni individuali con ciascun membro del team o per gli argomenti di discussione con il team dirigenziale.”

• Gestione delle strutture: “Abbiamo delle checklist per le nostre attività operative e relative alle strutture, che chiamiamo 'Space Ops'. C'è un'attività di Asana per assicurarsi che le piante vengano annaffiate.”

• Ammissioni: “Tutti i potenziali studenti sono un'attività. Usiamo Asana per monitorare gli studenti durante il processo di candidatura a un programma.”

Non possiamo davvero fare a meno di Asana. Tutti utilizzano Asana, in tutta l'azienda.

Tony Phillips, CEO di HackReactor

L'adozione di Asana in tutta l'azienda ha contribuito in maniera determinante alla crescita di Hack Reactor. Come dice Tony, “Abbiamo dimezzato i nostri costi operativi perché abbiamo aumentato la nostra efficienza grazie ai processi che abbiamo impostato su Asana”. E mentre i costi diminuiscono, l'esperienza del livello qualitativo e post laurea cresce. Il tasso di assunzione dei laureati di Hack Reactor è del 98%.