Per garantire che tutti questi eventi si svolgano senza intoppi, Adam ha un team di quattro dipendenti a tempo pieno, oltre 30 consulenti e innumerevoli partner interfunzionali per coordinare la logistica, la produzione creativa, i materiali di vendita e la promozione. Per supportare le crescenti esigenze di G2 in termini di eventi, Adam sapeva di dover mettere in atto processi e strumenti che consentissero al team di crescere.

Mentre cercava di espandere il team, Adam ha affrontato alcune difficoltà operative comuni:

• I piani degli eventi erano sparsi tra fogli di calcolo, email e note di riunione, quindi non c'era modo di organizzare e monitorare tutto in un unico posto o di responsabilizzare le persone per le attività e le scadenze.

• I piani degli eventi passati e le informazioni sui fornitori erano conservati in strumenti separati, il che rendeva difficile la condivisione delle conoscenze durante l'onboarding di nuovi colleghi del team.

• I piani e i processi degli eventi non erano standardizzati, quindi il team doveva pianificare da zero ogni volta, con il risultato che alcuni passaggi venivano saltati e non c'era modo di ottimizzare continuamente i processi.

• Il team aveva difficoltà a delegare e assegnare il lavoro ad altri perché era abituato a gestire personalmente ogni dettaglio. E poiché i processi non erano documentati, era difficile per i colleghi interfunzionali entrare nei progetti quando necessario.

Adam si è reso conto che era necessario sviluppare processi standard per gli eventi per scalare il programma con successo. Inoltre, i piani degli eventi dovevano essere accessibili a tutti, in modo da poter coordinarsi con appaltatori, partner interfunzionali e fornitori.

Abbiamo creato modelli per gli eventi che organizziamo spesso, il che riduce il tempo di pianificazione dell'80%. Ora il tempo che dedichiamo a ogni evento viene utilizzato per personalizzarlo e migliorarlo.

Centralizzare le attività e i processi relativi agli eventi in un'unica vista

Sebbene il team di marketing di G2 avesse provato altri strumenti di gestione del lavoro in passato, nessuno di questi aveva preso piede. Poi Ryan Bonnici è entrato a far parte dell’azienda come Chief Marketing Officer e ha presentato al team Asana, che aveva usato con i suoi team nelle aziende precedenti. Rispetto ad altri strumenti, Adam ha trovato Asana la soluzione più intuitiva, flessibile e potente per gestire i diversi flussi di lavoro degli eventi e collaborare con i colleghi del team interfunzionale.

Con l'ampliamento del nostro team, avevamo bisogno di uno strumento che ci permettesse di coordinare eventi complessi e di avere una visione chiara di come stavano procedendo i piani, senza dover fare affidamento su email e riunioni. Asana ha reso facile monitorare ogni attività e scadenza in un unico posto, il che ci fa risparmiare oltre 40 ore di riunioni a trimestre.

Per garantire l'adozione, il team di marketing ha sviluppato convenzioni e Best practice per creare processi di gestione degli eventi in G2, tutti standardizzati. Il team ha quindi iniziato a pianificare, assegnare e monitorare il lavoro relativo agli eventi solo su Asana. Con un sistema di archiviazione unificato, il lavoro non è più disperso tra email, fogli di calcolo e appunti delle riunioni. Ciò garantisce che i piani degli eventi siano monitorabili e accessibili a tutto il team, semplificando la condivisione delle conoscenze e la collaborazione. Adam ha anche invitato i collaboratori esterni su Asana e poi agli eventi pertinenti a cui stavano lavorando, in modo che potessero coordinare la logistica con il team interno in un unico posto.

Scalare con successo il programma degli eventi con Asana

Il team di Adam ora ha centralizzato su Asana tutta la pianificazione degli eventi (contratti con i fornitori, checklist per il giorno dell'evento, produzione creativa e altro ancora), in modo che tutti possano avere visibilità, e ha anche creato modelli di progetto con retropianificazioni dettagliate per ridurre il tempo di pianificazione. Inoltre, il team ha integrato Asana con Slack in modo da poter trasformare i messaggi in attività, o intervenire sulle attività direttamente da Slack, quando si trova sul posto durante gli eventi. Questo li aiuta a mantenere tutto collegato e consente loro di lavorare senza problemi, sia che si trovino in ufficio o sul posto.

Ora che gestiamo gli eventi su Asana, siamo riusciti a raddoppiare il numero di eventi che organizziamo, il che ci ha aiutato a generare più recensioni dei clienti per i nostri fornitori e a creare una nuova pipeline di vendita per l’azienda.

Centralizzando e standardizzando i piani degli eventi su Asana, il team è riuscito a scalare con successo, a ridurre i tempi di pianificazione dell'80% e a organizzare il doppio degli eventi in tre continenti per generare recensioni del software, alimentare la pipeline di vendita e raggiungere gli obiettivi di fatturato. Continuano a ottimizzare i processi relativi agli eventi in base a ciò che hanno appreso e, con piani ambiziosi per accelerare la crescita, sono pronti a gestire ancora più eventi con l’aiuto di Asana.