A guidare il programma di marketing digitale di Clas Ohlson in Finlandia è Deneb Petterson. Deneb e il suo team di marketing online sono responsabili di generare interesse per i prodotti dell'azienda e di indirizzare il traffico verso il sito web attraverso campagne digitali accattivanti, un'efficace strategia per i social media e la pubblicità online. Per fare tutto questo con successo e, in definitiva, stimolare gli ordini online, tutti i membri del team devono essere strettamente coordinati.

Quando Deneb ha iniziato a guidare il team sette anni fa, utilizzavano fogli di calcolo per pianificare e gestire il proprio lavoro, il che rendeva impossibile la collaborazione in tempo reale. Solo una persona poteva accedere a un file alla volta, quindi spesso venivano create più versioni dello stesso foglio di calcolo e nessuno sapeva quale fosse la fonte di riferimento. Inoltre, il team perdeva molto tempo ad aggiornare manualmente i fogli man mano che il lavoro procedeva o i piani cambiavano, sempre che si ricordasse di aggiornarli.

Deneb sapeva che doveva esserci un modo migliore per il team di gestire tutto il lavoro e collaborare in modo più efficace. Per fortuna, in quel periodo aveva in programma di partecipare alla famosa conferenza Slush a Helsinki e sperava di trovare la risposta che cercava mentre faceva networking con altri appassionati di tecnologia.

La ricerca di uno strumento per consentire una collaborazione ottimale

Durante la sua permanenza allo Slush, Deneb ha chiacchierato con altri esperti di digital marketing e ha condiviso le difficoltà che il suo team stava incontrando nella gestione delle campagne e del calendario per i social media. Alcune persone gli consigliarono di dare un'occhiata ad Asana. Dopo aver fatto qualche ricerca, ha scoperto che:

• Più persone potevano collaborare contemporaneamente a un progetto o a un'attività

• Gli aggiornamenti venivano mostrati in tempo reale ed erano visibili a tutti

• Il lavoro poteva essere visualizzato in più layout, tra cui un elenco e un calendario

• Le email potevano essere inoltrate nello strumento per creare attività da svolgere, in modo che il lavoro non si perdesse nelle caselle di posta

• Un'app per dispositivi mobili avrebbe dato loro la flessibilità di accedere al proprio lavoro anche quando non erano in ufficio

Asana aveva tutte le carte in regola per Deneb, quindi, una volta tornato in ufficio, ha presentato Asana al suo team. Per far sentire tutti a proprio agio con il nuovo strumento e il nuovo modo di lavorare, ha organizzato corsi di formazione per far familiarizzare tutti con il funzionamento di Asana. Ha anche creato linee guida e convenzioni su come il team dovrebbe strutturare il proprio lavoro, in modo che tutti pianificassero e gestissero il proprio lavoro in modo coerente. Da lì, li ha incoraggiati a iniziare a piccoli passi creando uno dei loro progetti su Asana ed era a disposizione per rispondere a qualsiasi domanda avessero.

Con Asana, hai la flessibilità di gestire il lavoro in diverse viste a seconda di ciò che è più adatto al progetto o al processo. Per esempio, usiamo la vista calendario per gestire il nostro programma per i social media, in modo da poter vedere facilmente quando i post verranno pubblicati.

La trasparenza migliora l'allineamento e l'efficacia tra i team

Ora l'intero ufficio finlandese utilizza Asana per gestire il proprio lavoro. Tutti possono vedere a cosa stanno lavorando i vari team, il che li aiuta a rimanere sincronizzati perché lavorano con le stesse informazioni. Ecco alcuni esempi di come la sede finlandese di Clas Ohlson utilizza Asana per operare in modo più efficiente:

Pianificazione strategica: monitorano le iniziative strategiche per l'anno su Asana, in modo che tutti in ufficio possano vedere le principali priorità regionali e aziendali. Questo li aiuta ad assicurarsi di dedicare il proprio tempo al lavoro giusto e a capire chiaramente in che modo le loro singole attività contribuiscono a obiettivi più ampi.

Gestione delle campagne digitali e sui social media: le campagne digitali stagionali, così come i post regolari sui social media, sono importanti fattori di traffico sia per l'e-commerce che per i punti vendita fisici. Il team di marketing utilizza i modelli di progetto per dare il via a ogni nuova campagna, poiché segue ogni volta gli stessi passaggi. Ciò consente loro di passare subito alla fase di esecuzione e di assegnare le attività con un solo clic. Man mano che le campagne avanzano, possono vedere quando il lavoro è in corso nelle cronologie del progetto e spostare le attività in caso di conflitti di dipendenza o di capacità. E questi aggiornamenti avvengono in tempo reale, quindi tutti hanno sempre accesso ai piani più recenti della campagna.

Lanciamo 11 o 12 campagne per ciascuna delle nostre cinque stagioni e ora, con i modelli di progetto, riusciamo a risparmiare moltissimo tempo durante la pianificazione. Inoltre, possiamo facilmente fare riferimento a ciò che abbiamo fatto in passato come punto di partenza, poiché tutti i nostri piani sono su Asana.

Riunioni: per garantire che le riunioni siano un uso efficace del tempo di tutti, vengono creati gli ordini del giorno in modo che sia chiaro ciò che verrà discusso e i colleghi del team abbiano l’opportunità di proporre argomenti quando emergono nuovi punti. Per garantire che le riunioni rispettino ulteriormente la tabella di marcia, il team utilizza i campi personalizzati per monitorare quanti minuti verranno dedicati a ciascun argomento, e le attività vengono registrate in tempo reale e assegnate man mano che si presentano.

Portare le campagne digitali e l'e-commerce a un livello superiore

Il sito web di Clas Ohlson è un fattore chiave non solo per gli acquisti e-commerce, ma anche per quelli in negozio. Il team ha appena lanciato un nuovo sito web che offrirà un'esperienza ancora migliore ai suoi acquirenti più fedeli. Con questo, sta testando nuove attività di marketing che incorporano la tecnologia predittiva per fornire un’esperienza più curata con consigli mirati sui prodotti. Per garantire il successo del nuovo lancio, il team si è affidato ad Asana per mantenere tutti sincronizzati.

Ora che gestiamo tutti il nostro lavoro su Asana, siamo tutti sincronizzati e abbiamo un'unica fonte di riferimento per le nostre campagne: non dobbiamo più chiederci se stiamo guardando la versione giusta del piano.