Beauty Pie risparmia 444 giorni lavorativi grazie ad Asana

In evidenza

Sfide

• I reparti isolati e la scarsa collaborazione interfunzionale portavano a sforzi duplicati e ritardi.

• I processi inefficienti e la mancanza di flussi di lavoro standardizzati ostacolavano la capacità di concentrarsi sul lavoro ad alto impatto, influendo sulla consegna tempestiva dei prodotti.

• Un panorama di strumenti frammentato costringeva a frequenti cambi di contesto, rendendo difficile la collaborazione.

• La comunicazione incoerente e i ruoli indefiniti riduceva la produttività, ostacolato la chiarezza e frustrato i team.

• La visibilità limitata sui rischi e sull’avanzamento del progetto impediva alla leadership di affrontare in modo proattivo i rischi e di adeguare i piani.

La soluzione

• Gestione centralizzata dei progetti: Asana è diventata l’unica fonte di riferimento di Beauty Pie per la comunicazione e la gestione dei progetti, fornendo ai team chiarezza sulle responsabilità, migliorando la responsabilità e facilitando il coinvolgimento dei principali stakeholder.

• Miglioramento della collaborazione interfunzionale: team come marketing, creatività, operazioni e sviluppo del prodotto hanno ottenuto una visibilità condivisa sui progetti, riducendo il lavoro duplicato e mantenendo le tempistiche in linea con i tempi previsti.

• Flussi di lavoro e automazioni standardizzati: i flussi di lavoro e i processi semplificati hanno ridotto la necessità di controlli manuali, consentendo ai team di concentrarsi sul lavoro ad alto impatto.

• Consolidamento degli strumenti: le integrazioni con Slack, Zendesk, Google Drive e Jira Cloud hanno ridotto il cambio di contesto, rendendo la collaborazione senza soluzione di continuità tra i team.

• Gestione avanzata dei rischi: monitorando i rischi su Asana, i team possono individuare tempestivamente i potenziali problemi e risolverli prima che influiscano sulla consegna del progetto.

Risultati

• 444 giorni lavorativi risparmiati utilizzando Asana, con un risparmio stimato sui costi di 124.600 $. 

• Il 61% della collaborazione è diventato interfunzionale, promuovendo un migliore lavoro di squadra e abbattendo i compartimenti stagni tra i reparti.

• Le attività con titolari assegnati venivano completate in tempo il doppio delle volte, aumentando la chiarezza e la responsabilità tra i team.

Promuovere l’efficienza e l’allineamento tra i progetti

Con particolare attenzione allo sviluppo di prodotti innovativi per la bellezza e il benessere, Beauty Pie gestisce ogni anno oltre 100 nuovi sviluppi di prodotti (NPD) e 50 miglioramenti ai prodotti esistenti (EPD). Per semplificare i processi e scalare meglio, si sono rivolti ad Asana per semplificare i flussi di lavoro e centralizzare le informazioni tra i team.

Creando modelli di processi, fornendo una chiara visibilità delle responsabilità e consolidando gli strumenti, Asana consente ai team di oltre 12 funzioni aziendali, come lo sviluppo del prodotto, le operazioni, il merchandising in loco e il marketing, di collaborare senza problemi. Asana semplifica i progetti complessi e interfunzionali, aiutando i team a gestire i carichi di lavoro e le responsabilità, mantenendo gli stakeholder allineati e fornendo alla leadership approfondimenti in tempo reale per mantenere i progetti nei tempi previsti. Con Asana come base per l’efficienza, Beauty Pie può crescere mantenendo standard di alta qualità e guidando l’innovazione nel settore della bellezza e del benessere.

Promuovere l’adozione di Asana

Beauty Pie aveva una visione chiara di come voleva che una piattaforma di gestione del lavoro supportasse i suoi complessi lanci di prodotti e progetti interfunzionali. Dopo aver identificato le inefficienze nel monitoraggio dei progressi, sapeva di aver bisogno di uno strumento scalabile e intuitivo per semplificare i processi e gestire le centinaia di attività e interdipendenze coinvolte in ogni progetto. Dopo aver valutato le opzioni, ha scelto Asana per la sua capacità di semplificare la gestione interfunzionale, assegnare attività e gestire i carichi di lavoro, nonché per la capacità di multihoming della piattaforma, che consente di tenere traccia delle interdipendenze tra i progetti.

Per garantire una transizione senza intoppi, Beauty Pie ha iniziato una collaborazione con la società di consulenza digitale Generation Digital. L’azienda ha contribuito a identificare i campioni del team per guidare l’adozione di Asana e ha guidato Beauty Pie attraverso la gestione del cambiamento, stabilendo le migliori pratiche per la formazione e la comunicazione e conducendo un audit dei dati per trasferire i processi pertinenti. Oggi, con oltre 200 utenti in team come marketing, creatività, operazioni, gestione dei progetti, merchandising in loco e leadership, Asana è essenziale per il modo in cui Beauty Pie gestisce i progetti, promuovendo la collaborazione e la chiarezza in ogni reparto.

Coordinamento di progetti complessi e lanci di prodotti

Il team di sviluppo del prodotto di Beauty Pie gestisce oltre 100 lanci di prodotti ogni anno. Poiché ogni lancio dura 12-24 mesi e richiede la collaborazione di team come quello normativo, della catena di approvvigionamento, della qualità, dell’imballaggio e del marketing, mantenere tutti allineati può essere difficile. Per semplificare il processo, Beauty Pie si è rivolta ad Asana per gestire l’intero ciclo di vita del lancio.

Prima di Asana, Beauty Pie non disponeva di flussi di lavoro standardizzati, il che rendeva difficile mantenere i lanci in linea con i tempi previsti. Ora, Asana fornisce la chiarezza e la struttura di cui i team hanno bisogno per collaborare in modo efficace e rispettare le scadenze. La flessibilità della piattaforma consente ai project manager di standardizzare i processi e di adattare i flussi di lavoro alle esigenze specifiche di ciascun progetto.

I flussi di lavoro standardizzati migliorano l’efficienza dei progetti

• I modelli personalizzabili di Asana conferiscono a ogni lancio di prodotto una struttura coerente, aiutando i team a gestire le attività ripetibili durante tutto il ciclo di vita del lancio.

• I project manager possono adattare i flussi di lavoro in base alle esigenze, beneficiando al contempo della coerenza dei processi standardizzati, riducendo il lavoro iniziale.

• Ogni attività ha un titolare assegnato, in modo che tutti sappiano esattamente di cosa sono responsabili e per quando, mantenendo i progetti in linea con i tempi previsti e garantendo il rispetto delle scadenze.

• Ogni team ha anche la propria bacheca delle attività di lancio, quindi, quando un membro del team è fuori ufficio, un altro può facilmente prendere in carico il lavoro assegnato senza che vada perso.

La visibilità dei traguardi chiave mantiene i progetti nei tempi previsti

• I team monitorano i traguardi e le dipendenze chiave per tutti i lanci di prodotti su Asana, offrendo sia alla leadership che ai collaboratori visibilità in tempo reale sullo stato del progetto.

• I campi personalizzati, come le categorie di prodotti e la definizione delle priorità, aiutano i team a identificare rapidamente le attività ad alta priorità, consentendo loro di concentrarsi sul lavoro critico e di consegnare i prodotti sul mercato in tempo.

Migliorare la visibilità e la collaborazione

Con più team che lavorano contemporaneamente ai progetti, Beauty Pie aveva bisogno di una migliore visibilità delle responsabilità. La funzionalità multihoming di Asana consente a team come quello normativo, della catena di approvvigionamento, della qualità e del marketing di concentrarsi sulle proprie attività specifiche all’interno di progetti di lancio di prodotti più ampi, migliorando la titolarità e aiutando i team a rimanere concentrati sulle proprie priorità.

Il multihoming semplifica la proprietà delle attività

• I team utilizzano il multihoming per visualizzare le loro attività in più progetti senza essere sopraffatti da lavori non correlati. 

• Con le bacheche di progetto dedicate, i team possono vedere tutte le attività pertinenti in un unico posto, semplificando la gestione delle scadenze ed evitando i colli di bottiglia.

Una chiara visibilità migliora la gestione del carico di lavoro

• Asana offre ai team una visione chiara delle cronologie e delle dipendenze del progetto, aiutandoli a individuare tempestivamente gli ostacoli. Se i ritardi in una fase minacciano un lancio, i team possono adattarsi rapidamente per rispettare i tempi.

• I team più piccoli che lavorano su più progetti possono gestire il proprio carico di lavoro in un’unica vista, riducendo la confusione e assicurandosi che nulla venga trascurato. 

Integrazioni perfette migliorano la collaborazione

• Le integrazioni con strumenti come Slack, Google Drive, Zendeske Jira Cloud consentono a Beauty Pie di collegare la tecnologia esistente direttamente ad Asana.

• I team possono comunicare in tempo reale, condividere documenti e gestire le attività da un unico hub centrale, riducendo il passaggio da un’app all’altra e migliorando la collaborazione tra i team.

Migliorare la gestione dei rischi e dei portfolio

Oltre a gestire i lanci dei prodotti, Beauty Pie utilizza Asana per monitorare i rischi dei progetti, gestire le iniziative chiave e comunicare potenziali problemi tra i team. Con resoconti settimanali sullo stato e approfondimenti in tempo reale, Asana offre agli stakeholder una chiara visibilità sui progetti importanti, consentendo loro di vedere i progressi a colpo d’occhio e di segnalare gli aggiornamenti ai dirigenti. Monitorando i rischi e lo stato del progetto in un unico posto, Beauty Pie affronta rapidamente i potenziali problemi, mantenendo i team allineati e riducendo al minimo le interruzioni.

Il monitoraggio centralizzato dei rischi aiuta i leader a rispondere tempestivamente

• Ogni progetto ha una sezione dedicata ai rischi in cui i team registrano i rischi potenziali, inclusi dettagli chiave come causa, effetto, strategie di mitigazione, probabilità e impatto.

• Con la funzionalità delle regole di Asana, i rischi vengono automaticamente inseriti in un registro principale dei rischi, offrendo agli stakeholder visibilità su tutti i rischi del progetto senza ingombrare i singoli piani.

• Il registro principale dei rischi consente all’alta dirigenza di valutare facilmente i rischi, assicurando che i problemi critici vengano identificati e affrontati in anticipo.

La gestione dei portfolio semplifica il processo decisionale

• Asana aiuta Beauty Pie a gestire l’intero portfolio di progetti chiave, con lo stato di ciascun progetto monitorato e segnalato agli stakeholder tramite aggiornamenti di stato integrati.

• I campi personalizzati come i livelli di rischio e la priorità del progetto consentono ai team di valutare rapidamente lo stato del progetto e individuare le sfide che potrebbero influire sulle tempistiche o sui risultati finali.

• Gli stakeholder possono visualizzare i dati sui progressi e sui rischi in un unico posto, mantenendo la leadership allineata e garantendo che le decisioni vengano prese sulla base di informazioni in tempo reale.

Entrare nel futuro della bellezza con il lavoro connesso

Con Asana che guida il suo successo operativo, Beauty Pie è pronta per una crescita sicura e sostenibile. In qualità di vincitore del Tech Visionary Award di Asana, l’azienda prevede di continuare a promuovere l’innovazione sfruttando l’IA per automatizzare le attività e ridurre gli errori, consentendo ai team di concentrarsi sul lavoro di alto valore.

Integrando approfondimenti basati sull’IA e analisi predittive, Beauty Pie continuerà a ottimizzare la gestione dei progetti, garantendo l’allineamento con gli obiettivi strategici e promuovendo una collaborazione più forte tra i team. Man mano che amplia l’uso di Asana, l’azienda prevede di stabilire un nuovo standard di efficienza e collaborazione in tutta l’organizzazione, mostrando cosa è possibile quando il lavoro è veramente connesso.