Awin ha continuato a crescere in popolarità dalla sua fondazione, 20 anni fa. Ma nonostante questi risultati, il team non era pronto per la rapida accelerazione causata dalla pandemia di COVID-19. I progetti sono diventati più grandi, più complessi e con scadenze più strette. I reparti isolati che facevano affidamento su fogli di calcolo ed email per la collaborazione non erano più efficaci. Inoltre, questo modello non si prestava alla visione che Awin aveva del suo futuro, un mondo in cui la settimana lavorativa di quattro giorni fosse praticabile. Con l'obiettivo di ottimizzare i processi e adottare metodi di lavoro che consentissero di sperimentare una settimana lavorativa di 32 ore, Awin ha iniziato la ricerca di un unico strumento di gestione del lavoro da utilizzare in tutta l'azienda.

Alla ricerca della piattaforma giusta per gestire il lavoro

Awin non era estranea agli strumenti di gestione del lavoro. Reparti diversi utilizzavano strumenti diversi per gestire il proprio lavoro. Tuttavia, ciò creava compartimenti stagni e rendeva difficile la collaborazione tra i reparti. Awin aveva bisogno di una piattaforma che semplificasse l'organizzazione e si integrasse con i sistemi già in uso nell'azienda, come Microsoft Teams e Jira. In quel momento, Asana era già utilizzata da 30 dipendenti del team di marketing. La Senior Marketing Manager, Alexandra Bietz, era una grande fan della piattaforma e ne ha promosso l'adozione in tutta l'azienda. Il sostegno del team di marketing ha aiutato Asana a posizionarsi bene, ma la piattaforma non è stata scelta finché non sono stati testati e valutati altri strumenti.

Asana è risultata la scelta preferita per la sua interfaccia intuitiva e facile da usare e per la completa trasparenza che avrebbe fornito sul lavoro in tutta l'azienda.

Provare Asana con le campagne del Black Friday

Awin ha deciso che il modo migliore per far conoscere Asana a tutta l'azienda sarebbe stato mostrare esempi concreti della sua efficienza. L'azienda ha testato la piattaforma con il suo team di vendita tedesco, che ha utilizzato esclusivamente Asana per gestire le campagne in vista del Black Friday. Il Black Friday è un giorno importantissimo per il settore della vendita al dettaglio e i preparativi implicano molta comunicazione, negoziazione e coordinamento. Il team di vendita ha gestito tutto questo in modo efficace su Asana e ha fornito un feedback molto positivo sulla sua esperienza.

Durante il periodo del Black Friday, era normale che venissero eseguite 600 attività contemporaneamente. Poter comunicare all'interno delle attività e visualizzarne contemporaneamente l'avanzamento è stato un enorme vantaggio per noi.

Felix Witte, Direttore Sviluppo aziendale e strategia, AWIN AG

Con questa vittoria alle spalle, Awin ha introdotto Asana in tutta l'azienda. Grazie alla sua facilità d’uso, Asana è stata adottata senza problemi dalla maggior parte dei dipendenti. I dipendenti più esperti di tecnologia hanno iniziato immediatamente a utilizzare le funzionalità di automazione di Asana, come le regole e le funzioni di aggiornamento dello stato. Coloro che hanno trovato più difficile utilizzare Asana hanno iniziato con liste di attività semplici per abituarsi a un nuovo modo di lavorare. Il team per il successo dei clienti di Asana ha fornito ulteriore assistenza, mostrando alle persone esattamente cosa potevano fare sulla piattaforma. Indipendentemente dai livelli di adozione, c'è stato un enorme aumento della trasparenza in Awin, che è stato immediatamente percepito in tutta l'azienda.

Ora Felix Witte, Head of Corporate Development and Strategy di Awin, è uno dei maggiori promotori di Asana. Secondo Felix, nessuna altra piattaforma è stata introdotta e adottata così rapidamente come Asana. “Asana offre molte piccole cose che, messe insieme, aggiungono un grande valore”, afferma Felix. Una delle cose che Felix preferisce di Asana è che non è più necessario registrare i verbali delle riunioni perché ai dipendenti vengono assegnate le attività da svolgere sul momento.

Finora, nessun'altra piattaforma è stata introdotta e adottata con la stessa rapidità di Asana. All'inizio ho dovuto fare un po' di persuasione, ma oggi i miei colleghi sono diventati promotori di Asana ancora più grandi di me.

Felix Witte, Direttore Sviluppo aziendale e strategia, AWIN AG

Maggiore efficienza e settimana lavorativa di quattro giorni

L'automazione e i miglioramenti in termini di efficienza forniti da Asana hanno permesso ad Awin di testare una settimana lavorativa di quattro giorni. Questo entusiasmante cambiamento ha reso i dipendenti più motivati a strutturare meglio il proprio lavoro sulla piattaforma. Il risultato è stato che il lavoro è più snello e le risorse vengono utilizzate in modo più efficace.

Ecco alcuni dei processi che sono migliorati con Asana:

• I team di marketing globali non sono più isolati e collaborano facilmente tra loro. I team possono riferire al di là della leadership locale, rendendo più semplice il coordinamento delle campagne globali e la condivisione delle informazioni.

• I progetti globali che coinvolgono più stakeholder sono molto più facili da gestire. Per esempio, Awin Access è una nuova offerta di prodotti per i negozi online più piccoli. Il lancio di questo progetto ha coinvolto diversi team internazionali con centinaia di sottoattività tra loro. Asana ha reso la gestione un gioco da ragazzi.

• Le nuove offerte di Awin e dei suoi partner vengono comunicate facilmente su Asana. Non c'è bisogno di inviare email in tutto il mondo o di utilizzare complicati fogli di calcolo, perché tutti possono vedere ciò che è rilevante per loro su Asana.

• I resoconti sono ora automatizzati e semplificati. I team come il reparto di sviluppo e strategia di Felix non devono più inseguire gli stessi dati per i resoconti ogni mese. Le richieste sono automatizzate e i dati arrivano senza che nessuno debba muovere un dito.

Nel complesso, la maggiore trasparenza offerta da Asana è stata un enorme vantaggio per Awin. Poter vedere i piani di progetto dall'inizio alla fine e visualizzare quali attività sono dipendenti l'una dall'altra ha permesso ai dipendenti di gestire meglio il proprio lavoro e le proprie risorse. Ora è più facile per i team globali comunicare e il coordinamento interdipartimentale è migliorato in modo significativo.

Il solito scambio confuso di email non è più necessario. Le persone coinvolte nel progetto possono monitorare le cose con Asana e non è più necessaria una complessa mappatura nei fogli di calcolo.

Felix Witte, Direttore Sviluppo aziendale e strategia, AWIN AG

Uno sguardo al futuro

Awin ha ora iniziato a utilizzare Asana per mappare gli obiettivi e i risultati chiave (OKR). Un progetto avviato da Felix e dal suo team: l'intera azienda può ora vedere come il proprio lavoro contribuisce al raggiungimento di obiettivi più ampi. Gli OKR sono diventati uno strumento di gestione essenziale e i leader di Awin continueranno a esplorare come utilizzarli, e Asana più in generale, per continuare a consentire ai team di dare il meglio.