Awin passa a una settimana lavorativa di quattro giorni grazie ad Asana

Awin è il principale fornitore di affiliate marketing al mondo. Con sede a Berlino, l'azienda aiuta gli inserzionisti e gli editori a collaborare per aumentare le vendite. I servizi vengono monitorati e pagati nella piattaforma, mantenendo sicure le interazioni tra le due parti. Il modello di azienda funziona così bene che Awin ha 15.200 clienti pubblicitari internazionali, oltre 211.000 partner editoriali e clienti in oltre 180 paesi. L’azienda ha più di 1.100 dipendenti e circa 870 attualmente utilizzano Asana per gestire il proprio lavoro. Ecco la storia di come è successo.

Awin ha visto la sua popolarità aumentare costantemente sin dalla sua fondazione, 20 anni fa. Ma nonostante questo, il team non era pronto per la rapida accelerazione causata dalla pandemia di COVID-19. I progetti sono diventati più grandi, più complessi e con scadenze più strette. I reparti in silos che facevano affidamento su fogli di calcolo ed email per la collaborazione non erano più efficaci. Inoltre, questo modello non si prestava alla visione che Awin aveva del suo futuro, un mondo in cui una settimana lavorativa di quattro giorni fosse fattibile. Con l’obiettivo di ottimizzare i processi e adottare metodi di lavoro che consentissero di sperimentare una settimana lavorativa di 32 ore, Awin ha iniziato la ricerca di un unico strumento di gestione del lavoro da utilizzare in tutta l’azienda.

Ricerca della piattaforma giusta per gestire il lavoro

Awin non era estranea agli strumenti di gestione del lavoro. Reparti diversi utilizzavano strumenti diversi per gestire il proprio lavoro. Tuttavia, questo ha creato dei compartimenti stagni e ha reso difficile la collaborazione tra i reparti. Ciò di cui Awin aveva bisogno era una piattaforma che semplificasse l’organizzazione e si integrasse con i sistemi già utilizzati dall’azienda, come Microsoft Teams e Jira. A quel tempo, Asana era già utilizzata da 30 dipendenti del team di marketing. Alexandra Bietz, Senior Marketing Manager, era una grande fan della piattaforma e ne ha sostenuto l’adozione in tutta l’azienda. Il supporto del team di marketing ha contribuito a mettere Asana in una buona posizione, ma la piattaforma non è stata scelta fino a quando non sono stati testati e valutati altri strumenti.

Asana è emersa come la scelta preferita grazie alla sua interfaccia intuitiva e facile da usare e alla piena trasparenza che avrebbe fornito al lavoro in tutta l'azienda.

Provare Asana con le campagne del Black Friday

Awin ha deciso che il modo migliore per presentare Asana a tutta l’azienda sarebbe stato mostrare esempi concreti della sua efficienza. L’azienda ha testato la piattaforma con il suo team di vendita tedesco, che ha utilizzato esclusivamente Asana per gestire le campagne in vista del Black Friday. Un giorno importante nel settore della vendita al dettaglio, i preparativi per il Black Friday comportano molta comunicazione, negoziazione e coordinamento. Il team di vendita ha gestito efficacemente tutto questo su Asana e ha fornito un feedback molto positivo sulla sua esperienza.

Durante il periodo del Black Friday, era normale che venissero elaborate 600 attività contemporaneamente. Essere in grado di comunicare all'interno delle attività e visualizzare il loro avanzamento allo stesso tempo è stato un enorme vantaggio per noi.”

Dopo questo successo, Awin ha introdotto Asana in tutta l’azienda. La facilità d’uso di Asana ha fatto sì che fosse facilmente adottata dalla maggior parte dei dipendenti. I dipendenti più esperti di tecnologia hanno iniziato immediatamente a utilizzare le funzionalità di automazione di Asana, come le regole e le funzioni di aggiornamento dello stato. Coloro che hanno trovato più impegnativo l'utilizzo di Asana hanno iniziato con elenchi di attività di base per abituarsi a un nuovo modo di lavorare. Il team per il successo dei clienti di Asana ha fornito ulteriore assistenza, mostrando alle persone esattamente cosa potevano fare sulla piattaforma. Indipendentemente dai livelli di adozione, si è registrato un enorme aumento della trasparenza in Awin, che è stato immediatamente percepito in tutta l’azienda.

Ora Felix Witte, responsabile dello sviluppo e della strategia aziendale di Awin, è uno dei maggiori promotori di Asana. Secondo Felix, nessun'altra piattaforma è stata introdotta e adottata così rapidamente come Asana. “Asana offre molte piccole funzionalità che, messe insieme, aggiungono un grande valore”, afferma Felix. Uno degli aspetti preferiti di Felix di Asana è che non è più necessario registrare i verbali delle riunioni, perché ai dipendenti vengono assegnate le attività da svolgere sul momento.

Finora, nessun'altra piattaforma è stata introdotta e adottata così rapidamente come Asana. All’inizio ho dovuto convincere i miei colleghi, ma oggi sono diventati promotori di Asana ancora più grandi di me.”

Maggiore efficienza e settimana lavorativa di quattro giorni

L’automazione e l’aumento dell’efficienza forniti da Asana hanno permesso ad Awin di introdurre una settimana lavorativa di quattro giorni. Questo entusiasmante cambiamento ha reso i dipendenti più motivati a strutturare meglio il proprio lavoro nella piattaforma. Il risultato è stato che il lavoro è più snello e le risorse vengono utilizzate in modo più efficace.

Ecco alcuni dei processi che sono migliorati con Asana:

• I team di marketing globali non sono più isolati e collaborano facilmente tra loro. I team possono riferire oltre la leadership locale, semplificando il coordinamento delle campagne globali e la condivisione delle conoscenze.

• I progetti globali con più stakeholder sono molto più facili da gestire. Per esempio, Awin Access è una nuova offerta di prodotti per i negozi online più piccoli. Il lancio di questo progetto ha coinvolto diversi team internazionali con centinaia di sottoattività tra loro. Asana ha reso la gestione un gioco da ragazzi.

• Le nuove offerte di Awin e dei suoi partner vengono comunicate facilmente su Asana. Non è necessario inviare email in tutto il mondo o utilizzare complicati fogli di calcolo, perché tutti possono vedere ciò che è rilevante per loro su Asana.

• La creazione di resoconti è ora automatizzata e semplificata. I team come il reparto di sviluppo e strategia di Felix non devono più rintracciare gli stessi dati per i resoconti ogni mese. Le richieste sono automatizzate e il flusso di dati avviene senza che nessuno debba muovere un dito.

Nel complesso, la maggiore trasparenza offerta da Asana è stata un enorme vantaggio per Awin. Essere in grado di vedere i piani di progetto end-to-end e visualizzare quali attività sono dipendenti l'una dall'altra ha permesso ai dipendenti di gestire meglio il proprio lavoro e le proprie risorse. Ora è più facile per i team globali comunicare e il coordinamento tra i reparti è migliorato in modo significativo.

Il solito confuso ping-pong di email non è più necessario. Le persone coinvolte nel progetto possono monitorare le attività con Asana e non è più necessario creare complicate mappature nei fogli di calcolo.”

Uno sguardo al futuro

Awin ha iniziato a utilizzare Asana per definire gli obiettivi e i risultati chiave (OKR). Un progetto introdotto da Felix e dal suo team, che consente all’intera azienda di vedere come il proprio lavoro contribuisce al raggiungimento di obiettivi più ampi. Gli OKR sono diventati uno strumento di gestione essenziale e i leader di Awin continueranno a esplorare come utilizzarli, e Asana più in generale, per consentire ai team di svolgere al meglio il loro lavoro.