Air France KLM assicura un funzionamento ottimale delle operazioni in tutto il mondo grazie ad Asana

La fusione tra Air France e KLM del 2004 ha portato alla creazione della più grande compagnia aerea d'Europa. Anche se le due compagnie hanno mantenuto una forte identità nazionale, francese e olandese, ora alcune attività vengono gestite sotto lo stesso tetto.

“Uno dei risultati della fusione delle due compagnie aeree è stata la creazione di un centro per i servizi finanziari congiunto, che funge da centro di contabilità per entrambe”, afferma Tamas Kadar, Business Development Manager dell'FSSC di Air France KLM. Il centro ha sede a Budapest ed è composto da 200 persone. “L'intera organizzazione di Air France KLM si impegna a essere più efficiente e produttiva”, spiega Tamas. “Un centro servizi a Budapest offre diversi vantaggi competitivi: posizione, infrastrutture, personale ed economia”. La scelta è ricaduta su Budapest perché è geograficamente vicina ad Amsterdam e nello stesso fuso orario. È anche un'ottima città dal punto di vista della forza lavoro, che ha un livello di istruzione elevato e parla diverse lingue. Ciò significa che si può trarre vantaggio dalle economie di scala e rendere le operazioni più efficienti e meno costose rispetto alla gestione di una serie di centri finanziari separati in diverse città.

La migrazione delle attività contabili di Air France nella sede di Budapest ha comportato il trasferimento di tutto il personale e il carico di lavoro. Nella fase iniziale abbiamo cambiato l'amministrazione delle vendite e i sistemi contabili e di gestione delle entrate, per poi proseguire con la migrazione delle attività contabili di circa 150 paesi. Oltre a gestire le operazioni finanziarie, la sede di Budapest si occupa anche del calcolo dei rimborsi delle circa 250 mila richieste e del rilevamento delle frodi.

Tamas gestisce il team di sviluppo aziendale che crea applicazioni per migliorare l'efficienza del processo contabile e di altre operazioni aziendali, e si occupa anche delle attività di altri team globali. Per esempio, supervisiona il continuo miglioramento del sistema di elaborazione dei rimborsi di KLM.

Un piccolo team con un grande impatto

Garantire che tutto funzionasse perfettamente durante la migrazione di entrambe le compagnie aeree sulle stesse piattaforme non è stata un'impresa da poco. Ma quello che è ancora più incredibile, è che il team di sviluppo aziendale è composto da sole sei persone, compreso Tamas. Il team lavora a Budapest, ma le attività possono coinvolgere una forza lavoro di oltre 84.000 persone in tutta la compagnia, mentre 500 dipendenti si occupano esclusivamente delle finanze e della contabilità in tutto il mondo.

La gestione di una forza lavoro così grande richiede molta collaborazione. Il team di sviluppo aziendale lavora a stretto contatto con quello per l'innovazione e quello di supporto delle applicazioni, che si trovano a Budapest e a Parigi/Amsterdam. La natura del lavoro richiede la coordinazione di più team appartenenti ad aree professionali diverse e dislocati in varie sedi. Era necessario un sistema affidabile che li aiutasse a gestire e coordinare efficacemente tutti i progetti, a restare allineati pur non trovandosi tutti nella stessa sede e che consentisse di fornire rapidamente aggiornamenti sui progressi. Inoltre, serviva uno strumento per creare facilmente diagrammi di Gantt e integrarli con altre applicazioni. Per Tamas e il team di Air France KLM, quel sistema è Asana.

Sviluppare efficacemente le app per migliorare l'efficienza

La responsabilità del team di sviluppo aziendale è in gran parte quella di soddisfare le esigenze dei dipendenti sfruttando la tecnologia. Ad esempio, il team di Tamas ha implementato un'app interna per gestire l'onboarding e la formazione dei nuovi colleghi tramite l'e-learning, le simulazioni online e il materiale formativo centralizzato. In precedenza, queste attività venivano svolte individualmente e sul posto di lavoro, senza procedure standard, e i materiali erano sparsi sul server del FSSC. Ora, invece, l'app consente di guidare più facilmente i dipendenti in un percorso di apprendimento standardizzato per l'acquisizione delle conoscenze specifiche necessarie per il lavoro.

Il software per realizzare tutto questo è disponibile sul mercato, ma “l'applicazione deve essere personalizzata per soddisfare delle esigenze molto specifiche”, afferma Tamas. Per personalizzare l'app, il team collabora con sviluppatori nel Regno Unito.

Le idee per le nuove caratteristiche e funzionalità spesso provengono da chi usa di più l'app: i dipendenti. Quando vogliono suggerire una modifica, possono inviare una richiesta tramite un modulo. “Questa diventerà un'attività Asana che ci consentirà di assicurarci che ogni passaggio venga monitorato durante la definizione, la creazione della documentazione e la messa a punto di una nuova funzionalità fino allo sviluppo”, spiega Tamas.

Asana viene utilizzata anche per gestire le richieste ricevute da diversi canali: email, discussioni di persona e altro. Usando l'integrazione di Jotform, il team di Tamas può indirizzare tutte le richieste in arrivo a un progetto Asana e assegnare loro una priorità.

Asana aiuta l'FSSC di Air France KLM a migliorare costantemente le proprie app e l'esperienza generale in ogni fase del processo, dalla raccolta delle idee per i miglioramenti e la creazione di nuove funzionalità, ai test e alla correzione dei bug. “Asana ha reso il lavoro più facile, efficiente, economico e meno stressante” spiega Tamas, “e ci consente di implementare le modifiche alle app in modo più efficiente”.

Semplificazione dei progetti su larga scala

Il team di Tamas gestisce anche quelli che chiamano progetti di innovazione o rappresenta l'FSSC in grandi progetti che riguardano le operazioni centrali. In questo caso, le idee provengono di solito dal team operativo o dagli uffici centrali di Parigi e Amsterdam. Il team di sviluppo aziendale può anche lavorare a dieci progetti di innovazione diversi contemporaneamente.

Un esempio lampante è stato quando Air France KLM ha implementato una nuova soluzione OCR per le fatture dei fornitori su scala globale, automatizzandone il riconoscimento e l'instradamento.

A causa della perdita di modelli durante un aggiornamento del sistema, il suo team ha dovuto occuparsi della migrazione di una quantità enorme di dati e di rigorosi test utente.

“Inizialmente, avevamo pensato di gestire la migrazione con un foglio di calcolo, ma il documento sarebbe stato troppo grande e non avremmo potuto collaborare in tempo reale”, afferma Tamas. “Così, invece, abbiamo importato le attività in Asana”, spiega. Non è stato facile, poiché il completamento del progetto ha richiesto oltre 11.000 attività assegnate a 40 persone.

Gestire un progetto così ampio con Asana ha permesso di organizzare tutto al meglio, di distribuire e assegnare le attività ai membri del team con chiarezza e di monitorare l'avanzamento con facilità. Con un rapido sguardo alla  dashboard  di Asana, il team poteva sapere se stava facendo progressi o se c'erano degli ostacoli che ne rallentavano il lavoro.

Oltre alla trasparenza e alla collaborazione in tempo reale, “Il team ha apprezzato Asana perché riusciva a monitorare i progressi e individuare ritardi ed eventuali problemi con facilità”, spiega Tamas. Osservando la dashboard, poteva sapere quanto mancasse al raggiungimento dell'obiettivo e “sono molto piaciute le  celebrazioni  che contribuiscono ad aumentare la motivazione”.

Oltre al monitoraggio dell'avanzamento, Tamas può esportare rapidamente i dati da Asana per mostrare ai suoi responsabili i progressi fatti dal team. Per esempio, se ha bisogno di aggiornare il suo capo su come sta andando un progetto, deve solo esportare i dati da Asana in un file CSV e creare una tabella pivot. “Posso facilmente mostrare al mio capo a che punto siamo e dove possiamo arrivare entro la fine dell'anno”, afferma.

Resoconti complessi e accurati

Per l'FSSC di Air France KLM, i dati sono fondamentali per prendere decisioni e gestire le operazioni. La raccolta dei dati e la gestione delle richieste di resoconti è una parte essenziale del lavoro del team di sviluppo aziendale. “In un'organizzazione di queste dimensioni, i dati in tempo reale e i resoconti di benchmark sono molto importanti per riuscire a spostare le risorse dove sono necessarie o individuare le aree in cui un processo può essere ulteriormente migliorato” spiega Tamas. I resoconti operativi aiutano i manager a prendere decisioni più consapevoli, ad esempio a comprendere le cause di un ritardo nel lavoro. Infatti, possono essere utilizzati per valutare se la causa è temporanea, come la mancanza di personale durante le ferie estive, oppure se è riconducibile a un problema permanente, come l'aumento del carico di lavoro.

Parte del ruolo di Tamas è quello di fornire questi resoconti complessi alla direzione. Tuttavia, per raggiungere il livello richiesto, le fonti di dati da consultare e fornire ai manager operativi e al top management per la creazione di resoconti mensili e annuali sono numerose. Inoltre, i resoconti generati sono complessi: ognuno può richiedere dai due ai tre mesi per la preparazione. Con Asana, il team di Tamas monitora chi ha richiesto i resoconti, quale sarà la fonte di dati per ciascuno, le variabili per filtrarli e quante persone sono coinvolte.

“Usiamo i campi personalizzati di Asana perché ci aiutano ad assegnare la priorità alle richieste di resoconti e stabilire con chiarezza chi sta facendo cosa per generarli”, dice Tamas. Assegnando le attività ai membri del team, questi possono pianificare efficacemente i propri carichi di lavoro e le date di consegna dei resoconti. I dirigenti, ricevendo resoconti accurati in modo tempestivo, a loro volta possono prendere decisioni basate sui dati per l'intera organizzazione.

Migliorare l'efficienza sul lavoro

Grazie ad Asana, il team di Tamas può monitorare tutto il lavoro svolto, osservare i progressi e realizzare di più in meno tempo, perché sa che cosa deve fare raggiungere i propri obiettivi.

Tamas stima che se non avessero usato Asana per la migrazione di 11.000 attività dell'area contabile, “ci sarebbero voluti almeno due mesi in più per portarla a termine”. Con Asana, hanno completato il progetto di ottimizzazione dell'OCR in soli tre mesi.

“In termini di velocità, vediamo che Asana ci offre davvero enormi vantaggi a livello di efficienza nella gestione dei progetti”, afferma Tamas. Per la sua facilità di utilizzo, Asana è diventata uno strumento indispensabile per il suo team. “È molto intuitiva e facile da usare. Il team non ha avuto bisogno di alcuna formazione”. Un ulteriore vantaggio per Tamas e il suo team? L'app per smartphone, grazie alla quale si può discutere comodamente su attività e progetti mentre si prende un caffè nell'area lounge.