Atasi tantangan umum onboarding ini untuk meningkatkan produktivitas

Data tidak berbohong—proses onboarding yang baik menghasilkan pegawai yang lebih bahagia dan lebih produktif. Namun, meskipun onboarding dapat meningkatkan tingkat retensi sebesar 82%, hanya 12% pegawai yang sangat setuju bahwa organisasi mereka melakukan onboarding pegawai baru dengan sangat baik. 

Membuat proses onboarding yang lancar itu sulit, jadi tidak mengherankan jika beberapa organisasi gagal melakukannya. Namun, tidak harus seperti itu. Berikut cara menghindari jebakan umum onboarding dan membantu setiap pegawai baru untuk segera memahami berbagai hal. 

Beri informasi terkini kepada pegawai baru lebih cepat

Buat prioritas tim selalu sesuai rencana dengan onboarding pegawai yang efisien dan periode peningkatan yang lebih singkat.

Pelajari caranya

1. Kurangnya standarisasi

Onboarding adalah kesempatan Anda untuk memperkenalkan pegawai baru ke perusahaan, misi, dan proses Anda. Ini adalah periode pembelajaran penting, dan Anda ingin semua pegawai memiliki pengalaman luar biasa yang sama. Namun, terlepas dari pentingnya onboarding, hanya 69% perusahaan yang memiliki program onboarding formal di seluruh perusahaan. Tanpa proses yang kuat dan terstandarisasi, setiap manajer melakukan pendekatan onboarding secara berbeda, yang menyebabkan perbedaan di seluruh tim dan bagian. 

Solusinya

• Buat satu proses onboarding di tingkat perusahaan: Tentukan hal yang perlu diketahui pegawai baru di tingkat perusahaan, dan buat program terstruktur untuk memandu mereka selama minggu-minggu pertama. Misalnya, Anda dapat menyertakan informasi seperti budaya dan nilai perusahaan, kebijakan, proses, dan struktur tim.

• Bagikan daftar periksa onboarding yang dapat disesuaikan: Meskipun setiap tim berbeda, Anda masih dapat menstandarkan komponen inti onboarding. Misalnya, Anda dapat mewajibkan setiap tim untuk melatih pegawai baru tentang keterampilan pekerjaan, alat, proses khusus peran, serta tanggung jawab dan ekspektasi individu. 

• Gunakan templat: Dengan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana, Anda dapat membuat daftar periksa onboarding yang dapat ditindaklanjuti—lalu membuat templatnya sehingga setiap manajer dapat menyalin templat dengan cepat dan membuat daftar periksa baru. Dengan Asana, templat Anda dapat menyertakan tugas dengan tautan ke informasi yang relevan dan tenggat. Kemudian, Anda dapat menugaskannya kepada diri sendiri, TI, SDM, atau pegawai baru untuk diselesaikan. 

2. Kelebihan informasi

Menurut survei terhadap lebih dari 2.000 pekerja intelektual, 81% pegawai merasa kewalahan selama proses onboarding. Perusahaan membagikan terlalu banyak informasi sekaligus, membuat pekerja harus mencari-cari di berbagai dokumen, percakapan, dan laporan—semuanya tersebar di berbagai platform dan aplikasi. Ada banyak hal yang harus dikelola, terutama bagi pegawai baru di perusahaan Anda. Selain membuat pegawai baru kewalahan, kelebihan informasi juga menghabiskan waktu. Pegawai perlu mencari konteks yang dibutuhkan, sehingga waktu untuk benar-benar belajar dan melakukan pekerjaan mereka berkurang. 

Solusinya

• Buat struktur: Urutkan sesi pelatihan dan berbagi informasi untuk memberi waktu kepada pegawai baru untuk mencerna pembelajaran mereka. Misalnya, buat daftar periksa untuk menguraikan tugas yang harus mereka selesaikan di minggu pertama, kedua, dan ketiga mereka di pekerjaan. 

• Sediakan waktu istirahat: Alih-alih mengadakan sesi pelatihan berturut-turut, sediakan waktu bagi anggota tim baru untuk membaca informasi dan mengeksplorasi sendiri. Hal ini sangat penting dalam beberapa minggu pertama, saat pegawai belum terbiasa dengan proses perusahaan. Waktu istirahat juga memberi pegawai baru kesempatan untuk membangun relasi dan terhubung dengan rekan kerja mereka. 

• Pusatkan informasi: Yang terpenting, Anda ingin pegawai baru dapat menemukan informasi yang dibutuhkan tanpa perlu mencari di berbagai aplikasi dan dokumen. Di situlah platform manajemen kerja seperti Asana dapat membantu. Asana memungkinkan Anda membagikan proyek onboarding terstruktur sehingga pegawai baru tahu persis Tugas yang harus diselesaikan dan tenggatnya. Dan dengan informasi yang terpusat di satu platform, anggota tim dapat dengan mudah melihat tugas, dokumentasi, dan siapa yang harus dihubungi untuk mengajukan pertanyaan. 

3. Kurangnya gol yang jelas

Menurut penelitian kami, 87% pekerja di perusahaan dengan gol yang jelas dan terhubung mengatakan bahwa organisasinya sangat siap untuk memenuhi ekspektasi pelanggan—lebih dari dua kali lipat dari perusahaan tanpa gol yang jelas dan terhubung. Gol memberi pegawai fokus yang jelas. Golok tersebut menjelaskan alasan pentingnya pekerjaan pegawai baru, jadi mereka tetap termotivasi dan bertanggung jawab selama proses onboarding. Menurut dosen Harvard dan mantan CMO Aetna, David C. Edelman, gol membuat "orang merasa lebih baik karena mereka dapat melacak progres mereka. Mereka merasa memiliki peran dalam mewujudkannya dan mampu menghadirkan ide dan kreativitas baru, lalu melihat hasilnya." 

Tanpa gol yang jelas, pekerja kurang efektif dan cenderung tidak bertahan di perusahaan Anda. Faktanya, 87% pekerja dengan gol yang jelas dapat membayangkan diri mereka bekerja di perusahaan mereka untuk tahun berikutnya. Itu 85% lebih banyak daripada pekerja yang mengatakan bahwa perusahaan mereka tidak memiliki gol yang jelas. 

Solusinya

• Hubungkan pekerjaan pegawai baru dengan gol perusahaan: Bantu pegawai baru menetapkan gol yang dapat ditindaklanjuti untuk perannya, dan ilustrasikan cara gol tersebut terhubung dengan gol tingkat perusahaan. Misalnya, jika pegawai baru memiliki gol untuk memperbarui proses penerimaan TI selama tahun pertamanya, tunjukkan kaitannya dengan tujuan perusahaan Anda secara keseluruhan untuk menyederhanakan proses dan mengurangi pengeluaran. Perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana dapat membantu di sini. Asana memungkinkan Anda menetapkan gol untuk perusahaan, tim, atau diri Anda—dan melihat keterkaitan semuanya. Anda juga dapat menghubungkan setiap gol dengan pekerjaan yang mendukungnya. 

• Lakukan check-in rutin: Buat rencana bersama pegawai baru untuk memantau progres gol mereka. Anda juga dapat menggunakan platform seperti Asana yang otomatis memperbarui gol saat tim membuat progres. Dengan begitu, Anda tidak perlu membuang waktu untuk memperbarui tujuan secara manual. 

4. Visibilitas dan akuntabilitas terbatas

Pegawai baru membutuhkan dukungan, panduan, dan item tindakan berikutnya yang jelas untuk berhasil dalam perannya. Namun, pegawai sering kali dibiarkan sendiri setelah proses perekrutan tanpa sistem dukungan dan rencana tindakan yang konkret. Hal ini membuat onboarding kurang efisien karena mereka tidak dapat dengan mudah mendapatkan jawaban atas pertanyaan atau menghapus pemblokir. 

Solusinya

• Siapkan pertemuan 1:1 rutin antara manajer dan pegawai baru: Pertemuan 1:1 berfungsi sebagai landasan komunikasi langsung dan terbuka antara manajer dan anggota tim mereka. Rapat ini membantu membangun kepercayaan dan sangat penting untuk memahami gol pribadi, mengatasi kekhawatiran, dan menumbuhkan budaya kepercayaan dan transparansi dalam tim. 

• Pusatkan percakapan 1:1 dan item tindakan: Selain menjadwalkan rapat, dokumentasikan percakapan dan item tindakan Anda di satu tempat sehingga pegawai dapat menemukan dan menindaklanjutinya nanti. Dengan perangkat lunak manajemen kerja, Anda dapat membuat proyek khusus untuk percakapan 1:1. Kemudian, dalam proyek-proyek tersebut, Anda dapat membuat tugas dengan tenggat dan penerima tugas yang jelas. 

Ubah hari pertama menjadi kemenangan pertama

Meluangkan waktu untuk membuat proses onboarding yang sukses tidak hanya membantu pegawai sukses dalam peran barunya—tetapi juga membantu mereka memulai dengan cepat dengan semua keterampilan, informasi, dan koneksi yang mereka butuhkan untuk membuat dampak. Pelajari cara Asana dapat membantu Anda mengubah proses onboarding menjadi sistem yang efisien. 

Beri informasi terkini kepada pegawai baru lebih cepat

Buat prioritas tim selalu sesuai rencana dengan onboarding pegawai yang efisien dan periode peningkatan yang lebih singkat.

Pelajari caranya