Cara kami membangun kerangka kerja kematangan digital untuk meningkatkan kemampuan dan hasil

Pekerjaan digital adalah target yang terus berubah. Teknologi baru terus bermunculan, prioritas terus berkembang, dan kita tergoda untuk mencoba semuanya sekaligus. Namun, saya telah belajar bahwa mengejar setiap tren tidak akan membawa Anda lebih dekat ke gol—hanya akan menciptakan kebingungan.

Dalam peran saya sebagai Head of Digital di Asana, saya terus bertanya pada diri sendiri bagaimana kami tetap selangkah lebih maju dalam menghadapi perubahan teknologi yang tampaknya meningkat setiap hari. Untuk mengatasi hal ini, saya membuat kerangka kerja kematangan digital yang sangat penting untuk mengevaluasi posisi kami dan memutuskan hal yang layak untuk waktu dan sumber daya kami. Ini adalah cara untuk menilai posisi kami, menentukan di mana kami dapat memberikan dampak terbesar, dan memetakan jalan ke depan yang dapat dipahami dan didukung oleh seluruh tim.

Mengapa titik awal digital itu penting

Dalam lingkungan di mana tren digital terus berkembang, teknologi baru muncul setiap minggu, dan tren terus berubah, tim dapat dengan mudah membeku atau mengejar setiap alat baru tanpa rencana yang koheren. Pendekatan pertama menyebabkan kelumpuhan analisis. Yang kedua dapat mengakibatkan upaya yang terfragmentasi dan pekerjaan yang digandakan. Memiliki panduan digital memecahkan kedua masalah dengan memberi Anda lensa untuk mengevaluasi peluang terhadap gol jangka panjang sekaligus tetap cukup fleksibel untuk menggabungkan inovasi yang berharga.

Ini tidak menyelesaikan setiap tantangan, tetapi menjawab pertanyaan penting: "Di mana kita harus memfokuskan waktu dan sumber daya kita saat ini?"

Memperkenalkan kerangka kerja kematangan digital

Bagi kami, panduan tujuan utama itu datang dalam bentuk kerangka kerja kematangan digital, yang merupakan cara untuk menilai posisi kami, menentukan kesenjangan yang penting, dan menetapkan target yang realistis untuk peningkatan. 

Kerangka Kerja ini membantu kami:

• Menguji pendekatan baru dengan metrik keberhasilan yang jelas

• Belajar dengan cepat dari keberhasilan dan kegagalan

• Mengalokasikan sumber daya untuk meningkatkan hal yang sesuai

• Membangun keterampilan yang dibutuhkan tim untuk tingkat kematangan di masa depan

• Membuat jalur pembelajaran yang jelas selaras dengan gol kami

Berikut cara kami mempraktikkan Kerangka Kerja ini:

Langkah 1: Evaluasi posisi Anda

Kami memulai dengan menilai kemampuan kami saat ini secara jujur, mengidentifikasi kesenjangan spesifik, dan menetapkan target peningkatan yang realistis. Untuk membuatnya konkret, kami menentukan lima tingkat kematangan:

• Pemula

• Penjelajah

• Pemain

• Transformer 

• Disrupter 

Tingkat kematangan ini membantu kami menentukan posisi kami saat ini, menyoroti kesenjangan yang penting, dan menetapkan target realistis untuk posisi yang kami inginkan, berdasarkan gol inti, prioritas, dan keadaan masa depan yang kami upayakan.

Langkah 2: Selaraskan seputar kemampuan utama

Kami menyusun kerangka kerja berdasarkan enam dimensi inti: bidang yang penting bagi tim digital kami untuk berkembang. Ini bukan hanya tentang kebutuhan bisnis, tetapi juga tentang cara kami membantu orang membangun keterampilan baru dan berkembang dalam peran mereka. Hasil terbaik terjadi saat Anda menyeimbangkan keduanya: meningkatkan keahlian tim sekaligus berfokus pada prioritas yang memajukan bisnis.

Enam dimensi yang menjadi fokus kami adalah:

• Keterampilan digital tingkat lanjut: Beralih dari pelatihan ad-hoc ke program peningkatan keterampilan terstruktur dengan jalur sertifikasi untuk kompetensi digital penting.

• Personalisasi: Berkembang dari pengalaman satu ukuran untuk semua menjadi personalisasi berbasis data dengan panduan tata kelola yang jelas.

• Eksperimen: Beralih dari budaya keputusan berdasarkan firasat menjadi pengujian yang digerakkan oleh hipotesis.

• Automasi bertenaga AI: Beralih dari alur kerja manual ke proses cerdas yang membebaskan tim untuk berfokus pada pekerjaan yang lebih penting.

• Analitik dan wawasan: Berkembang dari pelaporan yang terputus menjadi wawasan terpadu yang mendorong pengambilan keputusan strategis.

• Kinerja platform: Beralih dari sistem kaku ke arsitektur fleksibel yang memungkinkan inovasi cepat.

Langkah 3: Menggabungkan kemampuan dan penilaian

Setelah menilai posisi kami dan mengidentifikasi kemampuan utama yang ingin kami bangun, kami menyatukan semuanya. Ini berarti memetakan posisi tim kami di setiap tingkat kematangan, memahami milestone yang menentukan tingkat tersebut, dan menentukan ke mana kami ingin melangkah selanjutnya.

Misalnya, "Pemula Digital" dalam automasi bertenaga AI mungkin memiliki kurang dari sepuluh persen proses yang diotomatisasi, sedangkan "Inovator Digital" akan memiliki lebih dari tujuh puluh lima persen yang diotomatisasi. Dengan menentukan milestone dan metrik yang konkret untuk setiap kemampuan, Anda dapat dengan mudah menilai posisi tim saat ini, apa artinya beralih dari "Pemula" ke "Pemain" atau "Inovator", dan ke mana harus berinvestasi selanjutnya.

Bagi kami, ini memunculkan prioritas yang dapat ditindaklanjuti. Kami menyadari bahwa kami adalah "Penjelajah Digital" dalam personalisasi, yang terutama mengandalkan segmentasi dasar berdasarkan segmen luas, tetapi kami perlu berkembang ke tingkat "Pemain Digital" dengan profil pelanggan terpadu dan personalisasi lintas saluran. Dengan membuat kesenjangan ini terlihat, kami memberi tim jalur yang jelas untuk menutupnya.

Membawa orang-orang dalam perjalanan ini

Agar upaya kematangan digital berhasil, ini tidak bisa hanya menjadi arahan dari atas ke bawah. Di awal proses, saya mengajak tim untuk berdiskusi, pertama untuk meninjau draf kerangka kerja, dan kemudian untuk membantu menyempurnakannya. Hasilnya adalah peta jalan yang mencerminkan keahlian dan prioritas mereka.

Pendekatan kolaboratif itu telah membuat perbedaan besar. Artinya, tim tidak hanya memahami arah tujuan kita; mereka juga berperan dalam membentuknya. Ini juga memberikan sudut pandang umum untuk penentuan prioritas, memperjelas bagaimana upaya harian sesuai dengan gambaran yang lebih besar.

Yang sama pentingnya, ini memberi tim cara konkret untuk mengukur pertumbuhan mereka sendiri. Ini bukan tentang mengatakan, "pelajari AI" atau "tingkatkan kemampuan bereksperimen." Ini tentang membuat pengembangan keterampilan yang spesifik, dapat ditindaklanjuti, dan dapat dilacak. Dengan mengaitkan kemahiran untuk menghapus metrik dan milestone, kami membantu orang memahami bagaimana kemampuan mereka berkembang dan bagaimana evolusi itu sesuai dengan peran mereka, karier mereka, dan masa depan yang kami bangun bersama.

Membuatnya dapat ditindaklanjuti—dan menjadikannya milik kita

Kerangka Kerja terbaik tidak ada di dek. Kerangka kerja terbaik ada di tempat pekerjaan berlangsung setiap hari. Di Asana, itu berarti membuat kerangka kerja kematangan digital dapat ditindaklanjuti di dalam Asana itu sendiri. Dengan memanfaatkan fitur Asana untuk membuat sistem yang terhubung dengan cara yang memvisualisasikan perjalanan transformasi kami, kami telah memudahkan setiap anggota tim untuk memahami posisi kami, tujuan kami, dan bagaimana pekerjaan harian mereka membawa kami lebih dekat ke gol jangka panjang kami.

Fitur utama yang kami manfaatkan meliputi:

• Gol: Kami telah menentukan tujuan yang jelas untuk setiap dimensi kematangan, dengan target dan tenggat yang terukur.

• Proyek: Setiap gol didukung oleh proyek dan tugas tertentu yang menguraikan tujuan menjadi langkah-langkah konkrit yang diperlukan untuk mencapainya, sehingga memudahkan setiap anggota tim untuk memahami bagaimana pekerjaan harian mereka terhubung dengan pertumbuhan jangka panjang.

• Pembaruan status proyek: Kami meninjau dan memperbarui status setiap bulan, memberikan pemeriksaan rutin tentang progres. Pembaruan status ini membantu tim tetap selaras, menunjukkan kemenangan, dan dengan cepat menemukan area yang membutuhkan perhatian, sehingga memudahkan penyesuaian prioritas sebelum terjadi kemunduran.

• Bidang kustom: Kami melacak tingkat kematangan, dampak bisnis, dan persyaratan sumber daya menggunakan bidang kustom yang memungkinkan pemfilteran dan pelaporan yang kaya.

• Dasbor pelaporan: Tim kepemimpinan kami menggunakan dasbor untuk memantau progres di seluruh inisiatif, mengidentifikasi penghambat, dan membuat keputusan alokasi sumber daya yang matang. Kami dapat melacak di mana kami membuat lompatan terbesar, seperti menggunakan asisten bertenaga AI atau menyelaraskan metrik personalisasi, dan menemukan di mana kami mengalami hambatan.

Yang saya sukai dari pendekatan ini adalah cara pendekatan ini menghubungkan visi strategis dengan eksekusi sehari-hari. Anggota tim kami dapat melihat bagaimana tugas individu mereka secara langsung berkontribusi pada kemajuan kematangan kami. Progres menjadi terlihat dan dirayakan, sementara potensi masalah dapat diidentifikasi dan ditangani sebelum mengganggu momentum kami.

Gambaran kesuksesan

Saat ini, pendekatan ini sudah membuahkan hasil:

• Kami siap untuk maju dari "Penjelajah Digital" menjadi "Pemain Digital" di seluruh dimensi utama, dan di beberapa area, kami menetapkan status "Transformator Digital" dalam tahun fiskal ini.

• Tim telah mengadopsi sertifikasi AI berbasis peran, dengan 100% spesialis alur kerja tim, fondasi AI Studio, dan lencana keterampilan AI bersertifikat.

• Kami telah menerapkan lima asisten bertenaga AI, dan telah meningkatkan target kami menjadi 15 saat kami membangun momentum.

• Tim memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang di mana harus memfokuskan upaya mereka, cara menyeimbangkan prioritas sehari-hari dengan pengembangan keterampilan jangka panjang, dan di mana kontribusi mereka sesuai dengan gambaran yang lebih besar.

Pelajaran untuk pemimpin digital lainnya

Jika Anda sedang membangun peta jalan kematangan digital untuk tim, ada beberapa pelajaran yang menonjol:

• Libatkan orang sejak awal: Buat kerangka kerja bersama-sama sehingga mencerminkan strategi Anda dan pengalaman langsung tim Anda.

• Jadikan dapat ditindaklanjuti: Tempatkan Kerangka Kerja Anda di tempat pekerjaan sudah berlangsung: di alat dan platform yang digunakan tim Anda setiap hari.

• Lacak dan ukur progres secara terbuka: Buat progres terlihat, jadi tim dapat berkumpul untuk merayakan kemenangan dan mengidentifikasi area yang membutuhkan lebih banyak fokus.

• Tetap fleksibel: Target berkembang saat Anda mempelajari selengkapnya tentang hal yang mungkin dilakukan. Golnya adalah kemajuan, bukan kesempurnaan.

Bersama-sama membangun masa depan digital

Transformasi digital tidak pernah hanya tentang teknologi. Ini tentang menyelaraskan orang, proses, dan alat dengan visi bersama. Di Asana, kerangka kerja kematangan digital kami telah menjadi lebih dari sekadar peta jalan. Ini adalah cara bagi tim untuk memahami posisi kita, tujuan kita, dan bagaimana setiap orang dapat membantu kita mencapainya.

Dengan membuat Kerangka Kerja yang dapat ditindaklanjuti di Asana, kami telah mengubah inisiatif besar dan abstrak menjadi praktik kolaboratif dan konkret. Dan itu, lebih dari sekadar alat atau tren individual, adalah cara kami tetap fokus dan tetap terdepan.