Personalisasikan daftar tugas Anda: 4 pengaturan tugas saya agar sesuai dengan gaya kerja Anda

Ada kekuatan super Asana tepat di depan Anda, dan itu disebut tugas saya. Tugas saya lebih dari sekadar daftar periksa harian. Ini menampilkan semua tugas yang diberikan kepada Anda di satu tempat, apa pun proyeknya. Artinya, Anda dapat menata daftar tugas sesuai keinginan dan memastikan tidak ada yang luput. 

Jika Anda dapat menguasai tugas saya, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk fokus, menentukan prioritas, dan ketenangan pikiran yang lebih baik—mengetahui bahwa Anda telah mencentang setiap kotak dan menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda. Dan bagian terbaiknya? Tugas saya sepenuhnya dapat disesuaikan. Jadi, apa pun cara kerja yang Anda sukai, ada cara untuk membuat Tugas Saya sesuai kebutuhan Anda. 

Untuk membantu Anda memulai, kami telah menguraikan penyiapan tugas saya terbaik—dicoba dan diuji oleh pegawai Asana—untuk empat gaya kerja umum. Jadi, yang perlu Anda jawab adalah: Anda memiliki kepribadian kerja yang mana? 

• Pemrioritaskan: Anda tegas, efisien, dan selalu fokus. 

• Penjadwal: Kalender adalah sahabat terbaik Anda.

• Perencana harian: Anda berhasil mengatasi berbagai hal satu hari dalam satu waktu. 

• Pekerja lintas fungsi: Tanggung jawab Anda beragam, dan setiap tim tahu nama Anda.  

Baca terus untuk mengeksplorasi setiap gaya secara lebih detail, atau gabungkan dan cocokkan kiat untuk menyesuaikan daftar tugas Anda sepenuhnya. 

Gaya kerja: Penentu prioritas

Ciri-ciri utama: Anda mengerjakan banyak tugas setiap hari, dan tugas baru terus berdatangan. Anda perlu cara untuk memprioritaskan dan berfokus pada pekerjaan yang paling berdampak besar, bukan hanya daftar tugas terbaru. 

Fitur yang dapat digunakan: Bidang kustom, bagian kustom, aturan, Tampilan Papan Kanban

Tugas saya dibuat untuk penentuan prioritas, jadi ada banyak cara berbeda untuk memberi label dan menyortir pekerjaan Anda. Berikut beberapa cara untuk memulai.

• Beri label tugas menurut prioritas dengan bidang kustom. Untuk memprioritaskan secara efektif, Anda harus tetap tertata. Buat bidang kustom khusus di tugas saya agar Anda dapat memberi label tugas yang masuk—seperti "P0", "P1", atau "P2". 

• Urutkan tugas ke dalam bagian kustom sesuai prioritasnya. Anda mungkin tergoda untuk langsung mengerjakan hal terbaru, tetapi jika Anda seorang penentu prioritas, Anda tahu itu bukan cara terbaik untuk bekerja. Sebagai gantinya, buat bagian "prioritas tinggi" agar Anda selalu melihat pekerjaan yang paling mendesak. 

• Tata tugas secara otomatis dengan aturan. Alih-alih menyortir daftar tugas secara manual, biarkan tugas saya melakukan pekerjaan untuk Anda. Buat automasi untuk langsung menyortir pekerjaan ke dalam bagian sesuai proyek, pemberi tugas, bidang kustom, dan banyak lagi. 

• Visualisasikan daftar tugas di Papan Kanban. Terkadang Anda perlu melihat setiap tugas yang ditetapkan untuk memilih hal yang paling penting. Beralih antar-tampilan untuk melihat tugas Anda sebagai daftar, papan Kanban, atau kalender—lalu tarik dan lepas tugas untuk menyortirnya sesuai prioritas.

Gaya kerja: Penjadwal

Ciri-ciri utama: Banyak tugas Anda membutuhkan komitmen waktu yang besar, seperti menulis blog atau membuat kode halaman web. Anda tidak dapat menjadwalkan terlalu banyak tugas di hari yang sama dan memerlukan cara untuk memvisualisasikan serta merencanakan semuanya. 

Fitur yang dapat digunakan: Tampilan Kalender, pelacakan waktu, Integrasi Clockwise

Tugas saya dapat berfungsi ganda sebagai alat penjadwalan, dengan fungsi kalender yang memungkinkan Anda memilih batas waktu yang ideal untuk setiap tugas. Berikut cara kerjanya. 

• Lihat cara pekerjaan Anda didistribusikan selama seminggu atau sebulan dengan beralih ke tampilan kalender. Kemudian, tarik dan lepas tugas untuk menyesuaikan tenggat, jadi Anda tidak perlu mengerjakan terlalu banyak hal secara bersamaan. 

• Catat berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas dan perkirakan kebutuhan waktu dengan fungsi pelacakan waktu Asana. Dengan data yang lebih baik, Anda dapat menjadwalkan waktu yang tepat untuk setiap tugas. 

• Jadwalkan blok waktu untuk setiap tugas secara otomatis dengan integrasi Clockwise Asana, yang disinkronkan ke Google Kalender Anda. Ini memungkinkan Anda mengalokasikan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, tanpa membiarkan rapat memotong waktu fokus Anda.

Gaya kerja: Perencana harian

Ciri-ciri utama: Anda memiliki banyak tugas, tetapi tenggatnya sangat bervariasi—dari hari ini hingga beberapa bulan ke depan. Anda perlu cara untuk mempersempit fokus pada tugas yang masuk tenggat hari ini, besok, dan minggu ini. 

Fitur yang digunakan: Bagian kustom, aturan

Anda tidak perlu merencanakan jauh ke depan untuk mendapatkan hasil maksimal dari tugas saya. Berikut cara mengaturnya jika Anda lebih suka menangani pekerjaan satu hari dalam satu waktu. 

• Kelompokkan tugas menurut tenggat. Buat bagian kustom untuk "hari ini", "besok", dan "minggu ini", jadi Anda selalu melihat hal yang paling mendesak dan yang akan datang. Anda juga dapat membuat bagian "terlambat" untuk memastikan Anda melihat dan menyelesaikan pekerjaan penting. 

• Urutkan tugas secara otomatis dengan aturan. Alih-alih mengatur ulang daftar tugas secara manual setiap hari, aturan akan melakukan pekerjaan untuk Anda. Gunakan aturan untuk menata dan memperbarui tugas secara instan saat Anda bekerja, jadi Anda dapat menghemat waktu untuk memelihara daftar tugas dan menggunakan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan. 

• Gunakan aturan untuk mengirim pemberitahuan kepada diri sendiri saat tenggat mendekat atau tugas dibuka. Dengan begitu, Anda tidak akan lengah saat tugas besar yang baru akan segera datang. 

Gaya kerja: Pekerja lintas fungsi

Ciri-ciri utama: Anda mengerjakan banyak proyek berbeda dan memerlukan cara untuk memvisualisasikan serta menyimpan tanggung jawab Anda dalam setiap proyek. 

Fitur yang dapat digunakan: Penyortiran, bagian kustom, integrasi Zoom, integrasi Slack

Kita harus akui—pekerjaan lintas fungsi adalah bagian inti dari banyak pekerjaan. Itulah sebabnya kami membuat Tugas Saya untuk membantu Anda mengoptimalkan beban kerja, terlepas dari jumlah proyek yang Anda kerjakan sekaligus. Berikut caranya. 

• Sortir tugas menurut proyek untuk melihat cara pekerjaan dibagi di antara berbagai inisiatif lintas fungsi. Dengan visibilitas yang lebih baik, Anda dapat memastikan bahwa Anda menangani semua tanggung jawab Anda. 

• Buat bagian kustom untuk berbagai jenis pekerjaan, seperti "email", "halaman web", dan "e-book". Ini membantu Anda memvisualisasikan semua jenis pekerjaan yang ada, jadi tidak ada yang luput.

• Simpan item tindakan secara otomatis dari percakapan pemangku kepentingan dengan Integrasi Slack Asana. Tetapkan item tindakan ke diri Anda sendiri sehingga item tersebut muncul di tugas saya, dan Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. 

• Buat item tindakan dari rapat dengan Integrasi Zoom Asana, jadi Anda selalu dapat tetap bertanggung jawab untuk langkah selanjutnya. 

Bekerja lebih cerdas dengan tugas saya

Apa pun gaya kerja Anda, tugas saya dapat membantu Anda tetap tertata. Pelajari selengkapnya tentang cara mempersonalisasikan daftar tugas, menghemat waktu dengan automasi, dan mengelola pekerjaan dengan mulus di berbagai alat. 

Ingin menggali lebih dalam? Untuk gambaran mendalam tentang cara menggunakan tugas saya, lihat artikel panduan kami.