Cara mengotomatiskan tugas berulang dalam 5 langkah

Tim Anda berada dalam siklus berulang yang tak ada habisnya: memperbarui status proyek secara manual, memilah-milah permintaan kerja, dan menangani utas email yang tak ada habisnya—tugas yang membutuhkan perhatian tetapi hanya sedikit menambah gol strategis organisasi Anda. Skenario ini terlalu umum di perusahaan saat ini, di mana tugas manual menghabiskan sumber daya berharga dan mengesampingkan tujuan inti. 

Di situlah automasi berperan. Dengan mengotomatiskan tugas berulang, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan mengalihkan fokus ke pekerjaan strategis berdampak tinggi. Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan cara mengidentifikasi dan mengubah tugas berulang menjadi proses otomatis, jadi tim dapat berfokus pada pekerjaan yang benar-benar penting.

Proses 5 langkah untuk mengidentifikasi dan mengotomatiskan tugas berulang

Kami telah menguraikan proses automasi tugas menjadi lima langkah komprehensif, jadi Anda dapat memulai perjalanan organisasi Anda. 

Langkah 1: Identifikasi tugas

Mulailah dengan memusatkan perhatian pada aktivitas yang memakan waktu, manual, atau rawan kesalahan. Ini biasanya tugas yang tidak memerlukan banyak pengambilan keputusan, tetapi cukup sering terjadi sehingga menghabiskan waktu—seperti mengatur Jadwal workback proyek, memantau status pekerjaan, atau mengirim pembaruan proyek. Tugas-tugas yang mudah ini adalah kandidat utama untuk automasi, karena mengotomatiskannya dapat segera menghasilkan manfaat dalam hal akurasi dan efisiensi. 

Temukan tugas-tugas ini dengan membuka sumbernya—tim Anda. Gunakan strategi seperti survei, wawancara informal, dan observasi langsung untuk memahami tantangan alur kerja harian mereka dan mengidentifikasi pola. Tugas apa yang berulang dengan frekuensi yang dapat diprediksi? Proses apa yang menyebabkan Kemacetan atau memakan waktu? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda memahami dari mana harus memulai—dan melibatkan tim akan memastikan dukungan mereka untuk perubahan yang akan datang.

Selain itu, nilai potensi automasi di seluruh area utama, termasuk:

• Delegasi dan prioritas tugas: Automasi dapat mengurangi tugas yang memakan waktu, seperti menugaskan pekerjaan kepada anggota tim yang tepat, menstandarkan permintaan kerja, dan memindahkan tugas dari satu tahap ke tahap berikutnya. 

• Perencanaan dan pelaksanaan proyek: Automasi menyederhanakan upaya perencanaan dengan membangun alur kerja yang andal dan terukur untuk berbagai proses—jadi Anda dapat langsung melakukan pekerjaan. 

• Kolaborasi dan komunikasi tim: Fitur seperti pembaruan status otomatis dan fungsi AI yang menghasilkan ringkasan percakapan, tugas, dan komentar memastikan komunikasi yang jelas dan membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama. 

• Pemantauan kinerja: Dengan dasbor pelaporan yang dibuat sebelumnya, Anda dapat menambahkan bagan dan melacak progres dengan satu klik—serta menerapkan perubahan di seluruh organisasi.

Langkah 2: Menilai potensi automasi

Mengotomatiskan tugas berulang bukan hanya tentang mengidentifikasi pekerjaan rutin—ini tentang memilih tugas secara strategis di mana automasi akan berdampak maksimal. Saat memutuskan tugas mana yang akan diotomatiskan, lihat kriteria seperti frekuensi dan keteraturan tugas, kompleksitasnya, serta jumlah waktu dan sumber daya yang dapat dihemat.

Automasi tugas adalah tentang mencapai keseimbangan—menemukan titik optimal di mana automasi memaksimalkan efisiensi tanpa mengorbankan kebutuhan akan wawasan dan pengambilan keputusan manusia. Jika dilakukan dengan benar, ini tidak hanya membantu Anda bekerja lebih cepat, tetapi juga menyederhanakan proses di seluruh fungsi dan menciptakan Alur Kerja yang koheren dan efisien.

Langkah 3: Jelajahi solusi automasi

Dengan mengotomatiskan tugas berulang, platform manajemen kerja memberi kesempatan kepada tim untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan berdampak. Saat mencari platform yang tepat, prioritaskan kompatibilitas dengan tech stack yang ada, serta platform yang terukur dan ramah pengguna. Fitur automasi penting yang harus dicari meliputi:

• Kemampuan untuk membuat alur kerja kustom dan efisien yang disesuaikan dengan proses spesifik perusahaan Anda. 

• Formulir yang menstandarkan permintaan, secara otomatis menetapkan dan menjadwalkan tugas, serta mempermudah memulai pekerjaan. 

• Standardisasi sederhana yang memungkinkan Anda mengedit dan memperbarui proses di seluruh organisasi hanya dalam beberapa klik, seperti bundel Alur Kerja. 

• Aturan yang mengotomatiskan tugas berulang, seperti memberikan pekerjaan, mengirimkan pengingat tenggat, dan memperbarui status tugas. 

• Integrasi app yang menyederhanakan alur kerja dengan menyatukan semua alat penting tim Anda di satu tempat.

• Kemampuan untuk menambahkan label kustom ke tugas sehingga Anda dapat menyortir, memfilter, dan melaporkan pekerjaan secara otomatis berdasarkan metrik tertentu. 

• Fitur automasi AI untuk pekerjaan dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas, seperti memberikan pembaruan yang dapat ditindaklanjuti dari data kerja real-time dan mengoptimalkan alur kerja di seluruh organisasi. 

• Templat yang membantu Anda menstandarkan dan memulai pekerjaan untuk proyek dan jenis tugas umum. 

Langkah 4: Terapkan automasi

Setelah Anda memilih platform manajemen kerja, menerapkan automasi melibatkan kolaborasi dengan TI untuk persetujuan dan dukungan yang diperlukan, serta melakukan onboarding tim ke platform dan melatih mereka dalam proses baru.

Memulai dengan proyek uji coba kecil—seperti mengotomatiskan jadwal workback dari tugas atau inisiatif umum—dapat membantu Anda menguji dan menyempurnakan proses automasi sebelum meningkatkan skalanya secara luas di seluruh organisasi. 

Langkah 5: Ukur dampak 

Ada beberapa metrik utama yang dapat Anda lacak untuk mengukur efektivitas upaya automasi Anda, termasuk:

• Peningkatan dalam pekerjaan berdampak tinggi: Gunakan dasbor pelaporan untuk mengevaluasi bagaimana fokus tim Anda telah beralih ke aktivitas yang lebih strategis dan bernilai tinggi sebagai hasil dari mengotomatiskan pekerjaan. 

• Hemat waktu: Alat pelacakan waktu dan analisis data dapat membantu Anda mengukur waktu yang dihabiskan untuk tugas dan inisiatif sebelum dan sesudah automasi.

• Penghematan biaya: Gunakan alat pelacakan keuangan atau laporan analisis anggaran untuk menilai pengurangan biaya operasional yang terkait dengan proses otomatis. Jangan lupa untuk mempertimbangkan penghematan biaya tidak langsung juga, seperti yang terkait dengan penghematan waktu, peningkatan produktivitas, dan pengurangan kesalahan.

• Kepuasan pegawai: Survei tingkat organisasi dan tim tertentu akan membantu Anda memahami dampak automasi terhadap moral tim dan kepuasan kerja.

• Pengurangan kesalahan: Anda dapat menggunakan log kesalahan manual atau pelaporan mandiri pegawai untuk membandingkan frekuensi kesalahan sebelum dan setelah menerapkan proses otomatis. 

• Peningkatan produktivitas: Pantau perubahan output dan efisiensi secara keseluruhan untuk mengukur peningkatan produktivitas. 

• Pengurangan pekerjaan manual: Evaluasi penurunan tugas manual rutin di seluruh tim dan bagian. 

• Peningkatan output produksi: Alat pelaporan dan analitik dapat membantu Anda memantau peningkatan output atau hasil akhir untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang dampak pada produksi. 

• Tingkat penggunaan platform: Gunakan analitik platform untuk melacak seberapa luas dan efektif alat automasi baru digunakan di seluruh organisasi Anda. 

• Pengurangan rapat dan waktu rapat: Jalankan survei di seluruh tim dan departemen atau analisis data Kalender untuk menentukan apakah ada pengurangan yang signifikan dalam jumlah atau durasi rapat sejak proses otomatisasi. 

Ingat, data ini tidak hanya untuk penilaian, tetapi juga untuk peningkatan berkelanjutan. Gunakan metrik dan umpan balik untuk menyesuaikan dan menyempurnakan strategi automasi Anda. Pada akhirnya, automasi akan memberi kesempatan kepada tim untuk berfokus pada pekerjaan strategis berdampak tinggi yang mendorong hasil bisnis. 

Bekerja lebih cerdas dengan automasi

Mengotomatiskan tugas berulang dapat mengubah cara perusahaan beroperasi. Dengan mengikuti lima langkah ini, Anda dapat mengubah pekerjaan manual menjadi proses otomatis, mengurangi kesalahan, meningkatkan produktivitas, dan memberi kesempatan kepada Tim untuk berfokus pada pekerjaan berdampak besar. Siap memulai? Lihat cara Asana dapat memulai perjalanan automasi Anda. 

Punya pertanyaan lain tentang automasi tugas? Lihat Pertanyaan Umum kami.

Apa itu automasi tugas?

Automasi tugas adalah proses menggunakan teknologi untuk mengotomatiskan tugas berulang, rutin, dan sering kali manual. Ini biasanya melibatkan penggunaan teknologi—seperti platform manajemen kerja—untuk mengotomatiskan alur kerja dan menstandarkan proses, seperti entri data, penjadwalan, pembuatan workback, dan lainnya, tanpa input manual. 

Jenis tugas berulang apa yang dapat saya otomatiskan?

Automasi kerja dan tugas dapat digunakan untuk mengotomatiskan berbagai tugas manual, mulai dari tugas rutin sehari-hari hingga inisiatif yang lebih kompleks, termasuk:

• Mengelola entri data

• Penjadwalan dan manajemen kalender

• Menyederhanakan tanggapan email dan komunikasi

• Mengotomatiskan pembuatan laporan

• Membuat dan meningkatkan alur kerja kustom  

• Mengatur penugasan tugas 

• Menstandarkan penerimaan kerja 

Apa saja manfaat mengotomatiskan tugas berulang? 

Mengotomatiskan tugas berulang mengurangi pekerjaan yang tidak terlalu penting dan memungkinkan tim Anda untuk berfokus pada inisiatif berdampak tinggi—yang menghasilkan penghematan biaya, di antara manfaat lainnya, seperti:

• Peningkatan efisiensi

• Peningkatan produktivitas

• Mengurangi kesalahan

• Penghematan waktu

• Peningkatan kepuasan pegawai

Apa perbedaan antara automasi tugas dan manajemen tugas biasa? 

Manajemen tugas tradisional melibatkan pelacakan dan pelaksanaan tugas secara manual. Sebaliknya, automasi tugas menggunakan teknologi untuk mengelola dan menyelesaikan tugas secara otomatis tanpa intervensi manual. 

Apakah automasi tugas terukur untuk perusahaan besar? 

Tentu saja—automasi tugas sangat terukur untuk perusahaan besar dan organisasi yang sedang berkembang. Cari platform manajemen kerja dengan solusi yang terukur dan dapat disesuaikan, seperti kemampuan untuk menambah sejumlah besar kursi dan mengotomatiskan alur kerja yang lebih kompleks. 

Industri apa yang cocok untuk automasi tugas? 

Sejumlah industri serbaguna dapat menggunakan—dan mendapatkan manfaat dari—automasi tugas, termasuk:

• TI: Permintaan layanan, organisasi data, pencadangan data. 

• Pemasaran: Manajemen kampanye, pembuatan konten, postingan media sosial, pelacakan pipeline. 

• Operasional: Manajemen sumber daya, standardisasi proses, penetapan gol. 

• Penjualan: Mencari prospek, melacak dan memelihara prospek, penjadwalan. 

• Perawatan kesehatan: Entri dan manajemen data pasien, penjadwalan janji temu, pembuatan bagan.  

• Ritel: Pelacakan inventaris, dukungan pelanggan, pemrosesan faktur. 

• Keuangan: Pemrosesan transaksi, pembuatan pesanan pembelian, pelaporan. 

• Sumber daya manusia: Memposting lowongan pekerjaan, onboarding pegawai, administrasi tunjangan, mengelola permintaan PTO.