Cara tim digital Asana menggunakan manajemen kerja untuk menyegarkan merek kami

Sebagai Head of Digital di Asana, saya tidak asing dengan proyek kompleks yang mencakup banyak tim dan alat. Ketika kami memutuskan untuk meluncurkan penyegaran merek digital utama di Asana.com, saya tahu kami membutuhkan lebih dari sekadar ide hebat untuk meraih kesuksesan—kami membutuhkan komunikasi yang jelas, perencanaan yang tepat, dan strategi pelaksanaan yang solid untuk menyelesaikannya. 

Untungnya, kami memiliki kemampuan Asana untuk mendukung kami di setiap langkah. Saya senang berbagi tentang cara kami memanfaatkan platform kami sendiri untuk mengelola inisiatif lintas fungsi dari awal hingga akhir—dan cara Anda dapat menggunakannya untuk mewujudkan proyek besar Anda.

Mengatasi tantangan penyegaran merek

Sebelum mempelajari penyegaran merek, tim saya perlu mengetahui dengan jelas tantangan yang akan dihadapi dan menandai risiko yang dapat memengaruhi kesuksesan kami. Kami mengidentifikasi tiga bidang utama:

• Struktur situs web: Asana.com menggunakan sistem templat dan komponen, yang berarti semua yang ada di situs saling berhubungan. Jika Anda mengubah satu komponen—seperti banner CTA—komponen tersebut akan berubah di setiap halaman tempat komponen digunakan, bukan hanya halaman yang sedang Anda kerjakan. Karena itu, kami tidak dapat memperbarui situs satu halaman sekaligus. Kami membutuhkan cara untuk memahami cara setiap komponen digunakan di halaman yang berbeda untuk merencanakan pembaruan secara efisien tanpa menyebabkan perubahan yang tidak diinginkan.

• Linimasa proyek: Tim pemasaran kami memiliki batas waktu yang sulit untuk meluncurkan kampanye luar ruangan, yang berarti pembaruan kami harus selaras dengan linimasa tersebut untuk menciptakan pengalaman yang selaras bagi pelanggan kami.

• Sifat situs web yang selalu aktif: Tim digital kami—dan mitra kami di tim lain—mengandalkan situs yang beroperasi penuh setiap saat. Jadi, kami tidak bisa "membekukan" situs saat membuat pembaruan. Setiap perubahan harus dilakukan dengan cara yang meminimalkan gangguan dan menjaga semuanya berjalan lancar.

“Menjaga kelancaran operasional—melakukan pembaruan langsung sambil tetap mengaktifkan proyek prioritas—merupakan tantangan yang menarik,” ungkap Rachel Rosin, Kepala Pengalaman Digital Asana. "Visibilitas sangat penting, karena kami masih membuat halaman saat melakukan penyegaran merek."

Dengan tantangan yang ditandai ini, kami beralih ke Asana untuk memetakan rencana yang jelas. 

Banyak proyek yang kami lakukan sehari-hari dapat diprediksi. Tapi ini tidak seperti itu. Kami perlu membangun proses yang dapat membantu kami mencapai gol lebih cepat dan lebih efisien. Kami menggunakan Asana untuk membangun solusi kustom guna melacak semua pekerjaan ini. ”

Memitigasi risiko melalui visibilitas dan tautan silang

Sebelum kami dapat mulai bekerja, kami perlu mendapatkan gambaran yang jelas tentang semua dependensi proyek, potensi kemacetan, dan tugas yang tumpang tindih untuk memastikan kami menggunakan sumber daya kami dengan bijaksana dan meminimalkan risiko. 

Pertama, kami menyiapkan proyek Asana untuk berfungsi sebagai hub utama untuk semua tugas yang terkait dengan penyegaran. Kemudian, kami membuat tugas Asana individual untuk dua kategori utama:

• Komponen halaman tertentu yang membutuhkan pembaruan (seperti banner CTA)

• Halaman individual yang membutuhkan pembaruan (seperti halaman beranda)

Untuk setiap halaman, kami membuat daftar semua komponen—seperti banner atau tombol—yang merupakan bagian dari halaman tersebut. Kemudian, kami menautkan tugas komponen di tugas halaman yang sesuai. Ini memudahkan untuk melihat komponen mana yang digunakan di beberapa halaman, yang membantu kami menemukan potensi masalah sejak awal dan memutuskan halaman mana yang harus diprioritaskan.

Seperti yang dijelaskan Rachel: "Dengan menautkan silang komponen ke halaman yang sesuai, kami dapat melihat mana yang paling banyak digunakan. Itu membantu kami melihat pembaruan yang akan memberikan dampak terbesar."

"Asana membantu kami memvisualisasikan tampilan batch pertama, serta mengelola pekerjaan dan dependensinya," tambahnya. "Itu membantu kami tetap fokus pada posisi kami dalam proyek yang sangat besar ini."

Merencanakan dan memprioritaskan dengan bidang kustom 

Meskipun penyiapan proyek awal memberi kami gambaran yang lebih baik tentang halaman mana yang paling masuk akal untuk diperbarui dari perspektif komponen, kami juga ingin berfokus pada halaman yang akan berdampak paling besar setelah diperbarui. Bagi kami, itu berarti halaman dengan lalu lintas tertinggi. 

Untuk melakukan ini, kami menggunakan bidang kustom Asana untuk menandai tugas dengan dua poin utama: 

• Lalu lintas halaman: Kami memberi label setiap halaman dengan tingkat lalu lintasnya—sangat tinggi, tinggi, sedang, atau rendah.

• Jejak komponen: Kami menandai jumlah halaman yang menampilkan setiap komponen, menggunakan label seperti tinggi, sedang, atau rendah.

Ini memungkinkan kami untuk menyortir tugas berdasarkan pembaruan yang akan berdampak paling besar, sehingga kami dapat memprioritaskan halaman terpenting terlebih dahulu.

Dari sana, kami memutuskan pendekatan bertahap, meluncurkan pembaruan dalam urutan yang mengelompokkan halaman serupa. Dengan mengelompokkan halaman dengan komponen serupa, kami dapat melakukan upaya front-load—menjadikan fase selanjutnya lebih mudah karena sebagian besar pustaka komponen kami sudah diperbarui.

Menyelaraskan tim lintas fungsi untuk kolaborasi yang efektif

Setelah kami memiliki rencana dan linimasa yang jelas, saatnya memulai pekerjaan. Seperti halnya banyak proyek transformasi digital, ini membutuhkan kolaborasi yang mulus antara beberapa tim termasuk pemasaran, desain, teknis, pemasaran produk, dan pelokalan. 

Asana membantu kami berkoordinasi di antara tim-tim ini dengan dua cara utama: dengan menyediakan sumber informasi terpusat melalui proyek penyegaran kami dan dengan mempermudah kolaborasi lintas fungsi dengan melakukan multi-home.

“Asana memberi kami sumber kebenaran tunggal di mana semuanya dilacak dan diperbarui saat ada perubahan,” kata Rachel. "Ini juga membantu kami melihat bagaimana semua tugas yang lebih kecil saling berhubungan untuk mewujudkan proyek yang lebih besar."

Menyimpan semua tugas yang terkait dengan pembaruan dalam satu proyek utama menciptakan ruang terpusat untuk pembaruan, pelacakan status, dan komunikasi yang jelas. Kemudian, agar setiap tim tetap fokus pada tugas spesifiknya sambil tetap terhubung ke proyek yang lebih besar, kami beralih ke fitur Asana untuk melakukan multi-home, yang memungkinkan setiap tim untuk menata dan melacak tugas dalam proyek tim mereka sendiri tanpa perlu menduplikasinya.

Misalnya, manajer proyek rebranding membutuhkan visibilitas penuh ke setiap bagian proyek. Namun, mitra kami di tim teknik hanya membutuhkan visibilitas ke tugas tertentu yang terkait dengan pekerjaan mereka. Dengan melakukan multi-home, tim teknis dapat menambahkan tugas-tugas ini ke proyek mereka sendiri, menjaga pekerjaan mereka tetap tertata, sementara tugas-tugas yang sama juga tetap terlihat di proyek induk. Ini membuat semua orang selalu selaras dan memberi fleksibilitas kepada setiap tim untuk bekerja sesuai keinginan mereka tanpa menduplikasi upaya.

“Dalam hal menyelesaikan pekerjaan, melakukan multi-home adalah inovasi yang revolusioner,” kata Rachel. "Ini memungkinkan kami tetap terhubung dan melacak progres tanpa mengulangi pekerjaan." 

Tetap sesuai rencana dengan tampilan linimasa

Setelah mulai bekerja, kami mengandalkan tampilan linimasa Asana untuk melacak progres kami. Ini memberi kami gambaran umum tentang semua yang terjadi di seluruh proyek, mulai dari jadwal sprint hingga rilis batch. Ini juga memberikan visual yang jelas tentang kapan pekerjaan dimulai, dihentikan, dan tumpang tindih, yang memudahkan kami untuk melihat potensi Kemacetan atau masalah kapasitas berlebih. 

Dengan melihat linimasa proyek, Rachel dapat dengan cepat melihat apakah ada yang memiliki terlalu banyak tugas atau jika ada terlalu banyak pekerjaan yang dikemas ke dalam satu sprint. Visibilitas ini memudahkan untuk melakukan percakapan penting terkait trade-off dan mengubah pekerjaan sesuai kebutuhan. Selain itu, ini membantu kami menjaga kecepatan pembaruan yang stabil sepanjang tahun—menyeimbangkan hasil akhir jangka pendek dengan gol jangka panjang.

"Dalam hal melakukan diskusi kompromi, fitur linimasa sangat membantu," kata Rachel. "Ini memudahkan untuk melihat ketika beban kerja menjadi terlalu banyak." 

Dorong dampak di organisasi Anda

Mengelola proyek kompleks seperti penyegaran merek bisa sangat menantang, dan memiliki platform manajemen proyek yang tepat dapat membuat perbedaan besar. Dengan menggunakan fitur Asana, kami dapat memberikan hal yang tepat untuk kebutuhan business—meluncurkan merek baru kami di seluruh halaman utama dalam linimasa yang ketat. Kami meluncurkan situs web yang diperbarui bersama kampanye merek kami, sembari tetap melakukan peningkatan penting pada platform teknologi kami di sepanjang prosesnya.

Bagi kami, Asana memberikan visibilitas, fleksibilitas, dan kontrol yang kami butuhkan agar semua orang tetap selaras, memajukan proyek, dan mencapai hasil yang berarti.

Jika Anda perusahaan yang inovatif, Anda melakukan hal-hal yang belum pernah dilakukan orang sebelumnya. Asana dapat beradaptasi untuk mendukung hal tersebut. ”

Baik Anda menangani tugas rutin atau menangani proyek yang membutuhkan pemikiran inovatif, Asana menyediakan kerangka kerja fleksibel yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan Anda.