Cara Asana mengubah brief produksi kreatif dari satu minggu menjadi eksekusi di hari yang sama dengan AI Teammates

Saat Aubrey Rogers, Kepala Operasi & Produksi Kreatif di Asana, memulai kampanye kreatif baru, ia tidak memulai dengan pelaksanaan. Pertama, dia perlu memahami apa yang terjadi dan mengapa. Ini sering kali berarti rapat perdana tim, dek go-to-market, dan serangkaian percakapan bolak-balik yang terjadi di berbagai platform.

Secara teori, Rogers seharusnya memiliki semua yang dia butuhkan setelah kickoff. Dia telah menetapkan strategi dan menyelaraskan pemangku kepentingan. Namun kenyataannya, itu bukan satu-satunya hal yang dia butuhkan untuk memulai pekerjaan.

Itu karena detail yang diperlukan untuk pelaksanaan, seperti hasil akhir, linimasa, dan kepemilikan, masih tersebar di seluruh dek, transkrip, dan percakapan lainnya. Pekerjaan akan terhenti secara efektif hingga informasi tersebut disusun menjadi brief yang jelas.

Lucunya, orang-orang mengira pekerjaan kampanye dimulai saat kickoff kreatif, tetapi banyak penundaan terjadi jauh lebih awal.”

Apakah membuat brief harus memakan begitu banyak waktu?

Peran Aubrey adalah menjembatani kesenjangan antara informasi yang masuk dan pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti. Dia mengambil strategi dari seluruh tim dan menerjemahkannya menjadi sesuatu yang dapat segera ditindaklanjuti oleh tim kreatif dalam bentuk brief kreatif. Proses itu sangat penting, tetapi juga bisa memakan waktu.

Secara tradisional, ini berarti mengambil informasi dari beberapa sumber, menindaklanjuti dengan pemangku kepentingan, dan memvalidasi bahwa semuanya akurat dan lengkap. Mungkin dibutuhkan waktu berhari-hari hanya untuk mencapai titik awal yang dapat digunakan.

Selama bertahun-tahun, begitulah cara kerja produser seperti Aubrey. Namun, kemajuan AI—seperti AI Teammate Asana—telah mengubahnya. Sekarang, mereka dapat mengotomatiskan tugas manual yang membosankan dan fokus pada bagian pekerjaan kreatif yang mereka sukai.

Cara AI Teammates mengubah produksi kreatif Asana

Agar dapat bergerak lebih cepat, Aubrey membangun Alur Kerjanya dengan mengandalkan AI Teammate yang bekerja bersama timnya di Asana.

Alih-alih memulai dari halaman kosong, dia memberikan tugas kepada AI Teammate dengan input dari rapat perdana. Lalu, AI Teammate menangani tugas untuk mengubah informasi tersebut menjadi brief yang terstruktur.

Ini cara kerjanya:

Langkah 1: Terima dan pahami semua konteks dan input

Aubrey membuat AI Teammate dan memberinya semua konteks yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan, seperti panduan suara dan nada merek kami serta templat terstruktur yang diinginkannya untuk memformat brief. Kemudian, dia memberikan tugas kepada rekan tim dengan transkrip rapat perdana, dek go-to-market, dan percakapan lain atau tugas Asana yang relevan. Saat bekerja, rekan tim dapat mengambil informasi dari kampanye terdahulu, templat, dan gol tim untuk memahami cara menyusun outputnya.

Langkah 2: Tata informasi dan buat brief yang terstruktur

Dengan menggunakan templat brief kreatif tim, AI Teammate memetakan input yang tidak terstruktur ke dalam format yang sudah digunakan tim. Rekan tim membuat draf lengkap brief, termasuk perpesanan, hasil akhir, kanal, dan milestone utama. 

Langkah 3: Tandai celah dan detail yang kurang

Saat menyusun brief, AI Teammate secara aktif menandai hal-hal yang terlewat, seperti KPI yang belum ditentukan atau linimasa yang belum lengkap. Kemudian, rekan tim ini menugaskan tindak lanjut kepada pemangku kepentingan yang tepat, menandai mereka langsung di proyek, dan meminta mereka untuk menambahkan detail yang kurang. Karena rekan tim beroperasi di tingkat tim, bukan hanya untuk Aubrey, siapa pun yang terlibat dalam kampanye dapat berinteraksi dengannya, memberikan konteks, dan menanggapi permintaannya. Hasilnya adalah brief bersama yang terus disempurnakan, di mana kekurangan ditangani lebih awal, sebelum menghambat eksekusi.

Langkah 4: Serahkan brief yang siap pakai

Hasil akhirnya adalah brief yang terstruktur dan dapat ditindaklanjuti. Dalam hal ini, Google doc yang sudah benar-benar selesai, dengan semua informasi terisi agar tim dapat memulai. 

Dari input yang tersebar menjadi tindakan yang jelas

Yang sebelumnya tersebar di berbagai percakapan dan dokumen kini tercatat dalam sumber kebenaran tunggal. Alih-alih memburu detail, Aubrey dapat berfokus pada penyempurnaan pekerjaan dan menghasilkan progres.

Bagi Aubrey, perubahan terbesar adalah seberapa cepat pekerjaan dapat dimulai.

Dulu, koordinasi memakan waktu seminggu, kini hanya butuh beberapa menit. Tim dapat langsung beralih dari perencanaan ke produksi, tanpa kehilangan momentum. Perubahan itu meningkatkan kapasitas di seluruh tim dan mengurangi penundaan di setiap kampanye.

Inilah perbedaan antara mengadakan panggilan perdana dan memiliki brief yang benar-benar tersedia bagi kami untuk mulai bekerja pada hari itu.”

Membawa momentum ke setiap proyek

Menggunakan AI Teammate telah mengubah lebih dari satu langkah dalam proses bagi Aubrey dan tim–ini benar-benar mengubah cara pekerjaan mereka berlanjut.

Alih-alih berhenti sejenak setelah kickoff untuk mengumpulkan informasi, timnya dapat melanjutkan  pekerjaan dengan percaya diri. Mereka menggunakan lebih sedikit waktu untuk mengumpulkan masukan dan lebih banyak waktu untuk melaksanakan.

Itulah yang membedakan antara rencana dan progres.