Tim Komunikasi Pemasaran berada di garis depan keterlibatan Young Survival Coalition (YSC) dengan konstituennya. Mereka mengawasi promosi dan penyampaian semua konten, acara, email, media sosial, dan situs web untuk organisasi. Seperti yang dijelaskan Mary Atwater, Manajer Media Digital YSC, konstituen mencari sumber daya yang bermanfaat, jadi memastikan situs web dan blog mereka selalu diperbarui dengan informasi paling relevan dan tepat waktu adalah prioritas utama tim mereka.

Dengan mengelola konten dan kalender media sosial kami di Asana, kami telah mencapai peningkatan 190% dalam jumlah penayangan blog dan telah melihat peningkatan 175% dalam rujukan media sosial.

Dengan banyaknya permintaan kerja, ketidakmampuan bagian untuk melacak progres proyek dengan mudah, dan tim kecil yang mengerjakan berbagai batas waktu dan prioritas secara bersamaan, tim kesulitan mengikuti seluruh kesibukan mereka. Jadi, mereka mempekerjakan Steph Poland sebagai Rekan Operasional, Pemasaran pada tahun 2018 untuk membantu perencanaan, koordinasi, dan manajemen kerja.

Dengan bergabungnya Steph dan Direktur Muda baru, tim MarCom mengevaluasi setiap proses Alur Kerja di bagian mereka. Mereka menemukan bahwa banyaknya permintaan kerja yang datang dari berbagai bagian yang berbeda menyulitkan tim untuk berkolaborasi, memberi kabar terbaru kepada bagian tentang status proyek mereka, dan memenuhi batas waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang berkualitas. Bersama-sama, mereka perlu menemukan solusi yang akan memberikan transparansi dalam proses tim, mengurangi stres bagi seluruh tim, dan memberdayakan mereka untuk melakukan pekerjaan terbaik dalam karier mereka.

Proses pemilihan

Salah satu langkah pertama yang mereka ambil adalah mengidentifikasi kebutuhan utama tim. Dengan begitu banyak proyek berbeda yang berlangsung sekaligus, tim mencari:

• Kemampuan untuk memusatkan permintaan yang masuk agar tidak ada yang luput.

• Cara untuk melihat segala hal yang dikerjakan tim di satu tempat untuk prioritas yang lebih baik.

• Alat untuk merencanakan proyek secara menyeluruh sehingga tanggung jawab dan batas waktu jelas serta langkah penting tidak terlewat.

Beberapa bagian sudah menggunakan Asana dan terbiasa dengan alat ini, tetapi tidak mengintegrasikan proyek Asana mereka. Steph menyelidikinya lebih lanjut, menghadiri acara Asana Together di mana dia mengetahui tentang diskon badan nirlaba Asana. Yakin bahwa fungsionalitas Asana akan memenuhi kebutuhan tim—dan dengan manfaat tambahan diskon nirlaba—Kepemimpinan YSC yakin bahwa Asana dapat membantu organisasi memusatkan pekerjaan, meningkatkan transparansi, dan memungkinkan semua tim untuk fokus pada bagian paling berarti dari pekerjaan mereka: mendukung konstituen.

Karena MarCom sudah menggunakan Asana, Steph berfokus membantu bagian lain mempelajari cara menggunakannya dengan membangun proses mereka di dalamnya. Dia memulai dengan memimpin pelatihan onboarding Asana untuk kepemimpinan dan setiap bagian agar mereka dapat memahami cara menggunakan fitur utama dan menyusun pekerjaan mereka. Kemudian, Steph menyiapkan proyek dan Alur Kerja Asana untuk segalanya, mulai dari permintaan hingga perencanaan program khusus mereka, sehingga mereka dapat dengan mudah mengikuti dan terbiasa dengan alat tersebut.

Membangun koneksi yang bermakna dengan konstituen dengan bekerja lebih efektif

Sekarang tim MarComm, bersama semua orang di YSC, menggunakan Asana untuk mengelola semua pekerjaan mereka—mulai dari merencanakan peluncuran web untuk acara Summit dan Tour de Pink hingga mengelola konten dan program pemasaran merek mereka. Dengan melacak pekerjaan mereka di Asana, mereka dapat berfokus pada menghasilkan lebih banyak sumber daya berkualitas untuk orang dewasa muda yang terkena kanker payudara, alih-alih hanya menyelesaikan pekerjaan. Dan karena mereka telah menyederhanakan proses mereka, kini mereka memiliki waktu untuk memproduksi lebih banyak konten. Berikut tiga cara Asana telah membuat tim mereka lebih efektif dan terlibat dengan konstituen mereka:

Menghemat waktu dan mendorong pendaftaran untuk Summit

YSC mengubah cara mereka merencanakan penawaran program terbesar mereka, YSC Summit, dengan Asana. Alih-alih mengandalkan banyak spreadsheet—dan banyak pekerjaan manual—mereka kini menggunakan templat proyek. Ini telah memangkas perencanaan untuk peluncuran web dan promosi dari 30-40 jam menjadi 10-15 jam. Mereka juga telah meningkatkan proses peninjauan dengan menggunakan dependensi dan subtugas untuk memastikan tidak ada yang luput. Dengan peningkatan efisiensi ini, tim mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada menciptakan buzz untuk acara YSC Summit 2020 dan telah mampu menggandakan pendaftaran Save My Spot mereka.

Dengan Asana, kami memangkas waktu yang diperlukan untuk memulai perencanaan Konferensi sebesar 80%.

Meningkatkan akurasi dan akuntabilitas untuk meluncurkan Tour de Pink tepat waktu

Mungkin proyek paling kompleks mereka, YSC Tour de Pink adalah acara bersepeda amal selama beberapa hari. Dari pendaftaran hingga pengelolaan tim, panduan pelatihan, dan app, keberhasilan Tour de Pink bergantung pada beberapa bagian, kontingensi, dan integrasi. Dengan menggunakan Asana untuk merencanakan acara dan memastikan semua orang memenuhi tanggung jawab dan batas waktu, tim dapat mengurangi jumlah revisi yang dikirim ke kontraktor web mereka. Hasilnya, mereka meningkatkan peluncuran tepat waktu sebesar 50%.

Memberikan lebih banyak konten berkualitas dan terhubung dengan lebih banyak konstituen

Karena peningkatan linimasa proyek mereka untuk YSC Summit dan Tour de Pink, seluruh tim memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pembuatan konten berkualitas untuk blog mereka. Sejak meluncurkan Asana, mereka telah meningkatkan output konten blog sebesar 50% dan konten media sosial sebesar 45%. Hasilnya, blog mereka mengalami peningkatan pembaca sebesar 190% dan peningkatan rujukan sosial sebesar 175%.

Dengan peningkatan transparansi dan lebih banyak waktu untuk fokus mendukung konstituen mereka, Tim YSC MarComm telah dapat secara dramatis meningkatkan cara mereka hadir bagi komunitas mereka. Dengan mengelola pekerjaan mereka di Asana, mereka dapat berfokus pada pemberian dukungan dan sumber daya yang benar-benar dibutuhkan oleh mereka yang terkena kanker payudara saat mereka menghadapi salah satu pengalaman tersulit dalam hidup mereka.