Overstock.com terus berinovasi #denganAsana

Besar tetapi tidak bergerak lambat

"Meskipun Overstock.com adalah perusahaan besar," jelas Jaime Wilson,"bukan berarti kami bergerak dengan lambat." Jaime adalah Direktur Senior Desain Pengalaman Pengguna & Produk di peritel online, dan meskipun mereka telah berkecimpung dalam bisnis ini selama hampir 20 tahun dan memiliki ribuan karyawan, mereka masih memiliki semangat seperti perusahaan start-up.

"Ada kesadaran yang kuat untuk berinovasi dan bereksperimen dalam perusahaan kami. Kami berfokus pada bisnis inti kami, tetapi juga pada inisiatif besar yang melampaui ekspektasi orang tentang kemampuan Overstock.com. Saat ini, tim sedang melakukan curah pendapat tentang cara kami dapat menghubungkan konsumen dengan merek baru dan menciptakan pengalaman belanja virtual baru sambil tetap menawarkan produk berkualitas dengan manfaat yang mereka harapkan dari Overstock selama dua dekade terakhir."

Meningkatkan performa tanpa membutuhkan waktu lama

Bagi Jaime, kesuksesan bergantung pada komunikasi. Agar tim besar dapat bertindak layaknya tim kecil, semua anggota perlu mengetahui apa yang terjadi di berbagai bagian berbeda dari bisnisnya. Semua orang di sini benar-benar terbuka untuk membagikan apa yang mereka kerjakan, tetapi, meski kami ingin membagikan pekerjaan satu sama lain, bukan berarti itu mudah.”

Memiliki tim yang bekerja di beragam alat dan berkomunikasi melalui banyak platform, membuat kami sulit untuk memastikan semua orang mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. "Waktu yang Anda habiskan untuk melacak tim mana yang menggunakan perangkat lunak tertentu, atau memastikan Anda memiliki akses ke setiap sistem, dan kemudian mencari tahu cara kerja alat tersebut, merupakan pemborosan."

Tim Jaime mencoba JIRA dan alat pelacak kerja lainnya, tetapi alat itu "tidak alami dan sulit digunakan." Waktu yang diperlukan untuk mempelajari alat tersebut telah menyebabkan penundaan pada linimasa proyek dan tidak membantu tim tetap berada pada pemahaman yang sama. “Ketika kami mencoba untuk mengerjakan proyek-proyek besar ini, kami tidak punya waktu untuk mengajari orang-orang agar mereka dapat mencapai tingkat pemahaman yang sama. Saat menghadiri rapat, mereka sudah harus memiliki pemahaman yang lengkap tentang apa yang sedang dikerjakan.”

Tim juga membutuhkan cara untuk dengan mudah melibatkan sekelompok orang dalam suatu proyek, dan dengan jelas menunjukkan kepada setiap kelompok fungsional tentang apa yang perlu mereka lakukan dengan informasi tersebut. “Ketika melakukan perencanaan strategis, kita membutuhkan sesuatu yang dapat dilihat oleh setiap orang yang terlibat dan berkata, 'Oke, saya mengerti apa yang sedang kita kerjakan. Sekarang, inilah yang harus kita lakukan', tanpa perlu bantuan."

Ini dimulai dengan satu tim

Bagi Overstock.com, merupakan hal penting bahwa alat yang mereka gunakan diadopsi dari bawah ke atas, bukan diberlakukan secara paksa dari atas ke bawah. Agar dapat berinovasi dan bergerak cepat, anggota tim harus mampu bekerja dengan cara yang terasa alami bagi mereka. Asana sekarang menjadi alat standar yang digunakan Overstock.com untuk melacak apa yang sedang mereka kerjakan, tetapi tidak ada seorang pun di perusahaan yang membuat keputusan itu secara resmi.

Sebaliknya, penggunaan Asana menyebar secara organik. “Awalnya, satu tim mulai menggunakan Asana untuk perencanaan proyek. Kemudian, tim desain kami mulai melihat di Asana untuk mencari tahu apa yang perlu kami kerjakan.” Setelah lebih dari satu tim berada di Asana, sangat masuk akal untuk meningkatkan ke Premium sehingga semua orang memiliki akses ke fitur seperti pelaporan tingkat lanjut dan kontrol privasi. “Dari sana, Asana dengan mudah tersebar di semua tim dan departemen, dan sekarang setiap tim memiliki pekerjaan di Asana.”

Jaime menganggap popularitas Asana di Overstock.com disebabkan oleh kemudahan penggunaannya. “Siapa pun dapat melihat proyek Asana dan segera memahami apa yang sedang terjadi. Saya dapat merekrut orang baru, memberinya info masuk ke Asana, dan mengatakan ‘Ini adalah tim yang Anda harus ikuti', dan saya tidak perlu melatihnya tentang cara menggunakannya. Ini luar biasa efektif."

Bekerja sama sejak hari pertama

Ketika tim Jaime meluncurkan produk baru, setiap tim yang terlibat dapat memberikan pendapat tentang apa saja yang perlu diselesaikan sejak hari pertama. Rencana peluncuran dikumpulkan di satu tempat dan tim dapat memberikan tugas dan tenggat yang diperlukan kepada orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu.

Selain itu, kata Jaime, Asana membantu memastikan bahwa kualitas kampanye yang mereka jalankan sesuai dengan standar. “Ketika Anda bekerja sama sebagai grup di Asana dan Anda harus membuat daftar semua hal yang perlu dilakukan oleh semua orang untuk peluncuran produk, sejak awal akan mudah untuk menemukan celah atau lubang yang perlu diisi, jadi kami tidak perlu tergesa-gesa pada menit terakhir atau menunda jadwal karena melupakan sesuatu.”

Contoh bagaimana cara ini berhasil yaitu pada tim optimisasi mesin pencari Overstock.com. “Sebagai orang yang bekerja di bagian produk dan desain, saya biasanya tidak terlibat dalam SEO. Beberapa tahun lalu, kami bahkan tidak berpikir untuk memasukkan grup SEO ke dalam rencana produk karena kami tidak menganggap mereka sebagai tim yang perlu disertakan. Kondisi ini membuat mereka bekerja tanpa informasi yang memadai dan hasilnya tidak bagus.

Sekarang, karena kami sedang mengerjakan proyek yang sama di Asana, tim SEO dapat melihat apa yang sedang dikerjakan tim saya dan saya diingatkan tentang betapa pentingnya melibatkan mereka sejak tahap perencanaan. Sangat menyenangkan melihat peningkatan SEO untuk Overstock.com karena sekarang kami mengelola proses ini di Asana.”

Kolaborasi berarti kualitas yang lebih baik

Menurut Jaime, salah satu hasil paling mengejutkan yang dilihatnya dari Asana adalah tingkat kolaborasi dan kegembiraan yang dimiliki tim saat bekerja sama. “Kami dapat membagikan tautan prototipe produk dan desain baru yang sedang kami kerjakan dan tim mengomentarinya dengan memberikan reaksi. Saya harus akui, beberapa komentarnya sangat lucu." Selain itu, dia juga terkesan dengan banyaknya pekerjaan yang diselesaikan di Asana. "Saya akan membutuhkan waktu yang panjang untuk menyebutkan semua tujuan penggunaan Asana perusahaan kami." Berikut beberapa sorotannya:

• Peta jalan produk: Tim di Overstock.com menempatkan setiap produk baru di Asana sejak fase ideasi sehingga semua orang tahu apa yang terjadi sejak awal.

• Pemasaran digital: SEO, SEM, dan strategi iklan berbayar Overstock.com dikelola di Asana.

• 1:1: Setiap manajer dapat tetap melangsungkan 1:1 dengan bawahan langsungnya di Asana, dengan kontrol privasi yang memastikan hanya orang yang tepat yang memiliki akses.

• Rapat tim: Saat mulai mengelola rapat timnya di Asana, Jaime melihat peningkatan yang sangat tinggi dalam produktivitas rapat. Agenda rapat dikelola dalam proyeknya sendiri sehingga semua orang tahu persis apa yang sedang terjadi.

Jaime merasa sangat bangga dengan peningkatan kualitas pekerjaan yang terjadi di Overstock.com. “Sebagai tim, kami ingin menciptakan pengalaman terbaik bagi pelanggan kami, dan saat proyek selesai di Asana, saya bisa merasa yakin bahwa kami memenuhi gol tersebut.”