Kerry Hoffman, Manajer Proyek Senior Operasi Pemasaran, mengawasi semua proyek pemasaran yang dilakukan tim kreatif, pengembangan, dan konten. Dia menyeimbangkan beban kerja dan sumber daya mereka, tetapi sebelum menggunakan Asana, tidak ada cara untuk melihat semua permintaan yang masuk dan pekerjaan yang sedang berlangsung sekaligus. Mereka menjalankan 40 kampanye pertumbuhan per kuartal, 20 kampanye konten per kuartal, dan 8 hingga 10 kampanye besar per tahun, jadi kurangnya pengawasan menyebabkan keterlambatan dan duplikasi pekerjaan.

Tim pemasaran menggunakan kombinasi email, obrolan, dan spreadsheet yang sulit dikelola untuk berkolaborasi dalam kampanye, yang mengakibatkan:

• Tidak ada sumber kebenaran atau akuntabilitas terkait tenggat

• Kebutuhan terus-menerus untuk meminta pembaruan status

• Sekat Informasi dan dokumen yang hilang dalam utas email

• Permintaan kerja duplikat yang seharusnya dapat digabungkan

Agar dapat berkembang sesuai kecepatan yang dibutuhkan perusahaan, tim pemasaran harus beroperasi lebih efisien.

Dengan Asana, kami bergerak 30-40% lebih cepat dibanding tahun lalu dan telah meluncurkan hampir dua kali lebih banyak iklan.

Memilih alat manajemen kerja untuk meningkatkan efisiensi

Tim membutuhkan alat untuk meningkatkan visibilitas dan kolaborasi, mengoperasionalkan proses, mengelola permintaan yang masuk, dan memuat semua batas waktu.

Mereka memilih Asana karena cukup fleksibel untuk menangani berbagai alur kerja, dan menyederhanakan kolaborasi dengan rekan tim, khususnya dalam menetapkan tugas dan mengumpulkan umpan balik pemangku kepentingan di satu tempat. Platformnya yang dapat dicari juga memudahkan untuk menemukan dokumen dan aset yang sudah selesai untuk kampanye berulang.

Secara keseluruhan, tim menjadi hampir 20% lebih efisien dengan mengandalkan Asana untuk menjaga keteraturan dan efisiensi pekerjaan.

Semua permintaan kreatif diarahkan melalui Asana

Saat ini, ide untuk proyek pemasaran menjadi "nyata" saat dimasukkan ke Asana. Jika proyek memerlukan visual atau teks dari tim kreatif, pemilik saluran yang meminta proyek mengisi tugas Brief Kreatif, memasukkan tenggat, kepemilikan, persetujuan yang diperlukan, dll.

Brief ini berada di proyek "Permintaan Kreatif", tempat Kerry meninjaunya dan mengevaluasinya berdasarkan prioritas bagian, lalu menugaskan pekerjaan setelah memindahkannya ke proyek "Permintaan Kreatif Berlangsung".

Kerry memiliki templat untuk tugas umum guna menyalin jadwal workback secara otomatis. Misalnya, subtugas untuk kampanye email baru mungkin adalah membuat halaman landas yang sesuai—langkah yang sebelumnya terlewatkan, tetapi kini tidak lagi terlupakan karena ada di templat.

Seiring berjalannya permintaan kreatif, rekan tim memperbarui statusnya menggunakan bidang kustom Asana. Ini secara otomatis memberi tahu pemangku kepentingan saat aset siap untuk ditinjau dan diberi umpan balik, yang dapat mereka lakukan langsung di komentar tugas. Kini, tidak perlu meminta pembaruan status atau mengadakan rapat umpan balik secara langsung. Asana memberikan satu tempat bagi Kerry untuk mengelola sumber daya sekaligus membuat bukti proses yang andal terkait pekerjaan dan aset yang telah selesai untuk tim.

Pegawai baru dapat melihat papan Permintaan Kreatif dan segera memahami pekerjaan yang ditangani seluruh tim pemasaran tanpa harus bertanya.

Proses efisien untuk kampanye yang sukses

Asana menyediakan sumber kebenaran tunggal untuk semua pekerjaan pemasaran yang sedang berlangsung dan yang telah selesai. Ini telah menghasilkan visibilitas dan efisiensi yang lebih luas, memungkinkan tim bekerja lebih cepat, mencegah pekerjaan duplikat, memfilter permintaan berprioritas rendah, dan memproduksi kampanye yang lebih sukses tepat waktu.

Menggunakan Asana juga telah membantu tim pemasaran membuat buku pedoman untuk kampanye utama. Saat merencanakan kampanye Tahun Baru—kampanye terbesar mereka sejauh ini—mereka mencatat setiap detail di Asana, sehingga produksi kampanye besar berikutnya dua bulan kemudian menjadi jauh lebih cepat.

Karena semuanya terjadi di Asana, pegawai baru dan pekerja lepas dapat melakukan orientasi lebih cepat, sementara pekerja yang sedang bepergian dapat terus mengetahui informasi terkini tentang proyek melalui aplikasi seluler Asana. Tim tidak lagi menggunakan email untuk mengelola proyek, dan tidak membutuhkan banyak rapat.

Kini, karena mereka berkolaborasi dengan lebih efisien, tim pemasaran berada dalam kondisi prima, membantu ClassPass tetap siap bertarung.

Dengan menggunakan Asana, kami telah mengurangi rapat sekitar 25%, dan berharap dapat mengurangi lebih banyak lagi karena kami menggunakan bidang kustom untuk pembaruan status, bukan rapat.