公共教育、醫療保健服務和基層倡導只是舊金山愛滋病基金會(SFAF) 每年觸及超過 25,000 人的幾種方式。 創意總監 Roxane Chicoine 監督其活動、事件等的所有行銷資產建立，這直接影響到其龐大受眾對該組織的體驗。 SFAF 的六人團隊支援超過兩百名隊友的行銷和創意需求，這意味著 Roxane 同時負責管理大量的資產請求和數十個活動。

由於只有小型行銷和創意團隊支援整個組織，Roxane 發現很難按時交付工作，原因如下：

• 用於籌備活動的冗長專案規劃試算表，使得他們幾乎無法知道需要建立什麼以及何時需要

• 決策是依據先前的經驗，而非經過衡量的流程，導致團隊感到無能為力，且沒有可依循的可靠工作流程

• 回饋是透過多個電子郵件對話和對話收集，這為本來就複雜的流程增加了額外的工作和混淆不清的情況

• 團隊將時間浪費在虛工上，而不是實際設計或制定策略

• 由於缺少關鍵詳細資料或難以尋找，因此發生錯誤

在使用 Asana 之前，我有許多時間耗費在組織工作，例如：管理要求、收集狀態更新或追蹤細節，而不是花在研擬策略或設計上。 現在我省下許多時間也減少審核回合，因為我早已將需要的一切資訊備妥於同一處。

尋求結構和明晰度

Roxane 確定自己需要的是一個清晰的結構和層級來組織工作，以及一種集中式溝通的方法。 在工作量較大的時期，例如在Dining Out For Life或Santa Skivvies Run等大型募款活動之前，這些需求會更加明顯。 在這些時期，她可能會收到組織一個事業處的 20 多個請求，這意味著同時有數百個創意請求在進行。

Roxane 的團隊開始尋找一個工具，並評估了組織已經在使用的兩個工具：Asana 和另一個工作管理工具。 他們最終決定使用 Asana，原因如下：

• 簡潔、熟悉且直觀的介面

• 多層級工作檢視：可同時查看整個專案、任務詳細資料及子任務清單

• 工作流程的清晰層級和結構

• 溝通功能，例如評論、團隊對話和狀態更新

與他們嘗試的其他工具相比，Asana 在提供的可視度層級上脫穎而出。 他們不再需要為了存取工作的詳細資料而仔細篩選資訊，也不會因此而忽略大局。

團隊上手

為了讓整個團隊加入，Roxane 建立了一份內部文件，讓他們就如何組織工作達成一致。 接著，她開發了研討會和其他材料來培訓團隊，將Asana 指南內容和影片與他們自己的協作慣例相結合。 透過建立全團隊的指南，她可以確保團隊的工作方式明晰，並實現正確的層級，以便組織工作。 她還利用 Asana 的專業服務，與客戶成功經理一起進行額外的現場訓練。

Asana 的專業服務讓我們的整個團隊就如何使用 Asana 達成共識，然後與客戶成功經理合作建立我們的工作流程，從而為成功做好準備。 我們的現場培訓課程確實為我們提供了讓所有人加入 Asana 陣營所需的優勢。

當 Roxane 的主管被要求分享特定的設計資產，而 Roxane 又不在辦公室時，Asana 向他證明了其價值。 主管沒有在資料夾中翻找，而是使用了在 Asana 中的搜尋功能，並迅速找到了檔案。 對 Roxane 而言，她的「頓悟」時刻是她使用 Asana 制定一個方案，用於管理促銷活動和大型活動的一系列複雜創意交付項目。 她沒有依賴冗長的試算表和大量電子郵件對話，而是在 Asana 中建立了回溯排程表，讓她能夠從頭到尾查看整個流程，因此她知道誰負責活動的每一項創意資產。

改進流程以更快推進

藉助 Asana 改善請求流程和跨職能專案協作，行銷及創意團隊體驗到：

• 更快的交付時間：藉助 Asana，團隊可以預先取得所需的所有資訊，從而減少來回討論以及因缺少詳細資料而導致的錯誤。 由於一切都清晰且集中，因此創意流程更有效率、溝通更精簡，且交付時間更快。

• 更有效的跨職能協作：透過在 Asana 中追蹤不同的客戶導向計劃 (例如社會支援服務、針筒取得、藥物使用諮詢和募款)，團隊可以更好地服務整個組織。 他們可以預先找到資訊，並確信不會錯過任何步驟，從而簡化跨職能協作並提高效率。

現在，行銷團隊可以更清楚地瞭解整個組織正在進行的工作、工作狀態，並取得所需的資訊，以便更好地支援 SFAF 的計劃。 有了明確規劃的專案，每個人都能知道自己的優先事項，這樣他們就能確保自己專注於最具影響力的工作，以支持其社群。 因此，他們縮短了生產時間和審查，並簡化了團隊會議和進度確認。 作為領導者，Roxane 更能夠確定工作的優先順序，因為她能夠瞭解團隊正在進行的所有工作。

Asana 使我們能夠保持資訊同步，並將我們的優先事項傳達給其他人，因為每個人都可以隨時查看所有進行中的專案。 這有助於我們與跨職能合作夥伴更有效地協作，因為他們可以查看生產流程中的工作狀態。

舊金山愛滋病基金會不僅僅是如何作為一個組織開展工作的榜樣。 明年，他們將在疫情爆發的灣區舉辦一場名為 AIDS 2020 的國際會議。 SFAF 支援當地規劃小組的工作，負責會議的大部分宣傳品，他們將使用 Asana 來完成所有工作。