為確保所有這些活動順利進行，Adam 有一個由四名全職員工、30 多名承包商以及無數跨職能合作夥伴組成的團隊，負責協調物流、創意製作、銷售材料和推廣。 為了支援 G2 不斷增長的活動需求，Adam 知道他必須建立流程和工具，讓團隊能夠擴展。

在尋求擴大團隊規模時，Adam 面臨一些常見的營運挑戰：

• 活動計劃分散在試算表、電子郵件和會議記錄中，因此無法在同一處組織和追蹤所有內容，也無法讓人員對任務和期限負責。

• 過去的活動計劃和廠商資訊分散在不同的工具中，導致在引導新隊友時難以進行知識共享。

• 活動計劃和流程未標準化，因此團隊每次都必須從頭開始規劃，導致遺漏步驟，且無法持續最佳化其流程。

• 團隊很難將工作委派和指派給他人，因為他們習慣自己管理每一個詳細資料。 而且，由於流程未經記錄，跨職能合作夥伴很難在需要時加入專案。

Adam 意識到，他們需要制定標準的活動流程，才能成功擴展計劃。 此外，每個人都需要能夠存取他們的活動計劃，以便他們能夠與承包商、跨職能合作夥伴和供應商進行協調。

我們為經常舉辦的活動建立了範本，這使我們的規劃時間減少了 80%。 現在，我們在每個活動上花費的時間都用於自訂和改進。

在單一檢視中集中活動工作和流程

雖然 G2 行銷團隊過去曾嘗試過其他工作管理工具，但沒有一個能持續使用。 接著，Ryan Bonnici 以行銷長的身分加入公司，並向團隊介紹了 Asana，這是他在之前的公司與團隊一起使用的工具。 與其他工具相比，Adam 發現 Asana 是最直觀、最具彈性且最強大的解決方案，可用於管理不同的活動工作流程，以及與跨職能隊友協作。

隨著團隊的擴大，我們需要一個工具，讓我們能夠協調複雜的活動，並可查看計劃的進展，而無需依賴電子郵件和會議。 Asana 讓我們能夠在一處輕鬆追蹤每個任務和期限，每季節省 40 多個小時的會議時間。

為確保採用，行銷團隊制定了慣例和最佳作法，以便在 G2 建立活動管理流程，所有流程均已標準化。 接著，團隊開始僅在 Asana 中規劃、指派和追蹤活動工作。 有了集中管理的紀錄系統，工作不再分散在電子郵件、試算表和會議筆記中。 這樣一來，可確保整個團隊都能追蹤和存取活動計劃，從而更輕鬆地進行知識共享和協作。 Adam 還邀請承包商加入 Asana，然後邀請他們加入其所支援的相關活動，以便他們能在同一處與內部團隊協調後勤事宜。

使用 Asana 成功擴大活動計劃

Adam 的團隊現在已將所有活動計劃 (供應商合約、活動當日核對清單、創意製作等) 集中在 Asana 中，因此每個人都能看到，他們還建立了包含詳細回溯排程表的專案範本，以縮短規劃時間。 此外，團隊已將 Asana 與 Slack 整合，這樣一來，當他們在活動現場時，就可以將訊息轉換為任務，或直接從 Slack 對任務採取行動。 這有助於他們確保一切相互連結，無論是在辦公室還是在現場，都能順暢地工作。

現在，我們在 Asana 中管理活動，因此能夠將舉辦的活動數量增加一倍，這有助於我們為供應商產生更多客戶評價，並為公司建立新的銷售管道。

透過在 Asana 中集中和標準化其活動計劃，團隊得以成功擴展，將規劃時間縮短 80%，並在三大洲舉辦兩倍的活動，以產生軟體評論、推動銷售管道並實現營收目標。 他們繼續根據新的經驗教訓最佳化活動流程，並制定了加速成長的宏大計劃，準備好藉助 Asana 管理更多活動。