6 tips om portfolio's te gebruiken, het best bewaarde geheim van Asana voor planning van meerdere projecten

Je werkt dus aan veel projecten en hebt een manier nodig om de voortgang van initiatieven te beheren en bij te houden. Komt dit je bekend voor? Als dat zo is, heb je geluk. De handige - en veel te vaak onderbenutte -portfoliofunctie van Asana is speciaal ontworpen om dit probleem op te lossen. Het is als een map voor je projecten, met extra functionaliteit die je een totaaloverzicht geeft van elk initiatief. Met portfolio's kun je gerelateerd werk in één oogopslag volgen, zodat je kunt zien wat er op schema ligt en wat er risico loopt, zodat je snel kunt inzoomen voor meer informatie wanneer projecten je aandacht nodig hebben. 

Welkom in de wereld van portfolio's, het best bewaarde geheim van Asana. Hier zijn vijf tips om aan de slag te gaan, zodat je deze krachtige functie niet mist. 

1. Houd belanghebbenden op de hoogte en verantwoordelijk, op één plek

Hoe vaak hebben mensen je gevraagd naar de status van een initiatief of waar ze informatie kunnen vinden? Als je regelmatig projecten beheert, gebeurt het waarschijnlijk vaak. Portfolio's lossen dit probleem op met een centrale ruimte waar iedereen toegang heeft tot voortgangsupdates voor alle projecten in die portfolio, waardoor het gemakkelijk is om vragen te beantwoorden en belanghebbenden op de hoogte te houden. Dat betekent geen verspreide updates meer - in plaats daarvan kunnen mensen gemakkelijk de informatie vinden die ze nodig hebben op één plek. 

Zo kunnen portfolio's de communicatie met belanghebbenden vereenvoudigen: 

• Maak sneller statusupdates. In plaats van tijdrovende updates helemaal opnieuw te maken, versnelt Asana het proces door secties, taken en mijlpalen voor te stellen. Afgebroken voorgestelde hoogtepunten, maak automatisch grafieken en meer. 

• Bekijk eerdere statusupdates, zodat je een concreet overzicht hebt van de voortgang die is geboekt. 

• Koppel portfolio-werk aan bedrijfsdoelen. Laat zien welke overkoepelende bedrijfsdoelen je portfolio ondersteunt, zodat belanghebbenden verantwoordelijk blijven en begrijpen waarom hun werk belangrijk is. 

• Voeg een portfoliobeschrijving, eigenaar en vervaldatum toe om belangrijke details in gedachten te houden. En wanneer nieuwe belanghebbenden zich bij je portfolio voegen, hebben ze de context die ze nodig hebben om snel op de hoogte te komen. 

2. Krijg direct een overzicht in vogelperspectief

Gebruik je aangepaste velden om taakgegevens binnen projecten bij te houden, zoals de bestede tijd of het beschikbare budget? Zo ja, dan kun je die informatie automatisch samenvatten in je portfolio om direct een overzicht op hoog niveau te krijgen van al je projecten. 

Hier is een voorbeeld van hoe het werkt: 

1. Houd gegevens binnen projecten bij: stel je voor dat je het werk van leveranciers in een project bijhoudt. Voeg een aangepast tijdregistratieveld toe om precies te berekenen hoeveel tijd leveranciers aan elke taak besteden. 

2. Voeg vervolgens projecten toe aan een portfolio: voeg je leveranciersbeheerproject toe aan een managementportfolio, waar je het werk in je hele bedrijf bijhoudt. 

3. Vat vervolgens gegevens over projecten samen: voeg een 'rollup' tijdregistratieveld toe aan je executive portfolio. Dit vat de tijdregistratiegegevens binnen elk project samen, zodat je de bestede tijd in één oogopslag kunt volgen in je hele bedrijf.

Voilà - een automatische samenvatting van tijdregistratiegegevens over projecten, met slechts een paar klikken. 

3. Organiseer werk op jouw manier

Het mooie van portfolio's is dat je ze kunt organiseren zoals je wilt, zonder dat dit van invloed is op hoe andere mensen het werk bekijken of er toegang toe hebben. Dat komt omdat taken, projecten en portfolio's op meerdere plaatsen tegelijk kunnen leven, wat betekent dat je initiatieven aan je portfolio kunt toevoegen zonder te veranderen waar ze oorspronkelijk zijn opgeslagen.  

Hier is een samenvatting van hoe portfolio-organisatie werkt: 

• Voeg projecten toe aan portfolio's om gerelateerd werk op één plaats te organiseren. 

• Voeg portfolio's toe binnen portfolio's om initiatieven op een hoog niveau georganiseerd te houden, zoals geneste mappen binnen mappen. 

• Voeg werk (projecten of portfolio's) toe aan meerdere portfolio's tegelijk, zodat je een gepersonaliseerde organisatiemethode kunt maken zonder je teamgenoten te beïnvloeden. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een project 'freelance budget' wilt toevoegen aan je portfolio 'jaarlijkse budgetregistratie'. Op dit moment staat dat project al in twee andere portfolio's, eigendom van andere mensen. Je kunt het nog steeds aan jouw portfolio toevoegen zonder de oorspronkelijke locatie te veranderen.

4. Voortgang bijhouden met portfolio-dashboards

Als je regelmatig gegevens ophaalt om de voortgang van het werk te controleren, weet je hoe tijdrovend het kan zijn. Maar met portfolio's hoeft rapportage geen tijdrovend proces te zijn. In plaats van handmatig gegevens over projecten te verzamelen en samen te vatten, kun je de dashboardfunctie gebruiken om automatisch aangepaste grafieken te maken en te visualiseren hoe je initiatieven presteren. 

Welke gegevens je ook bijhoudt binnen projecten, je kunt erover rapporteren met portfolio-dashboards. En met een verscheidenheid aan grafiekopties kun je informatie visualiseren met behulp van lijngrafieken, donutgrafieken, burnup-grafieken en meer. Hier zijn een paar voorbeelden: 

• Kosten bijhouden: maak een lijngrafiek om te laten zien hoe de kosten in de loop van de tijd veranderen, voor elk project in je portfolio. 

• Projectstatus bewaken: visualiseer aankomende, vervallen, niet-geplande en voltooide taken met een donutgrafiek. 

• Controleer de prestaties: houd bij hoe lang het duurt om taken te voltooien, over projecten heen. 

5. Teamwerkbelastingen bewaken

Historisch gezien is het bemannen van veel verschillende projecten een uitdagende en tijdrovende taak. Portfolio's lost dit probleem op met de werkbelastingsfunctie, waarmee je de bandbreedte voor elke persoon in je team kunt bijhouden, voor elk project in je portfolio. Dat betekent dat je het volledige beeld kunt krijgen van hoe je team tijd besteedt, zelfs als ze aan verschillende projecten werken. 

Naast het bijhouden van de bandbreedte, kun je ook:

• Taken slepen en neerzetten binnen de werkbelastingweergave om werk eenvoudig opnieuw toe te wijzen en opnieuw in te plannen.

• Middelen tussen projecten verplaatsen in één weergave, zonder heen en weer te klikken. 

• Toekomstige bandbreedte visualiseren om ervoor te zorgen dat aankomende projecten goed worden bemand en blokkades voorkomen voordat ze zich voordoen. 

Opmerking: de werkbelastingsfunctie is beschikbaar als je portfolio alleen projecten bevat. Als je portfolio een andere portfolio bevat, wordt deze grijs weergegeven.

6. Coördineer tijdlijnen over meerdere projecten

Wanneer je meerdere projecten tegelijk coördineert, kunnen tijdlijnen gemakkelijk verwarrend worden. Het kan nodig zijn om het werk te spreiden zodat je team niet overbelast raakt, deliverables rond lanceringsdatums te synchroniseren of meerdere projecttijdlijnen tegelijk aan te passen vanwege blokkades. Met de tijdlijnweergave in portfolio's kun je elke projecttijdlijn in hetzelfde deelvenster visualiseren, zodat je het volledige beeld kunt zien en eenvoudig aanpassingen kunt maken.

Met de tijdlijnweergave kun je: 

• Een tijdlijn op hoog niveau bekijken van elk project in je portfolio. Bekijk de start- en einddatums van het project, plus belangrijke mijlpalen in al je initiatieven. Met deze overzichtelijke weergave kun je zien hoe schema's elkaar overlappen en of de deliverables op schema liggen. 

• Afgebroken mijlpaal en projecten op je tijdlijn om vervaldatums automatisch aan te passen met één enkele klik. 

• Klik op elk project voor een meer gedetailleerde tijdlijnweergave met individuele taken en afhankelijkheden- taken die niet gestart kunnen worden totdat een andere taak voltooid is. Hiermee kun je eerst het grote geheel zien en vervolgens indien nodig in kleinere details duiken. 

Opmerking: de tijdlijnfunctie is beschikbaar als je portfolio alleen projecten bevat. Als je portfolio een andere portfolio bevat, wordt deze grijs weergegeven. 

Mis het niet - bespaar tijd en inzet met portfolio's

Portfolio's zijn een krachtige functie die je niet wilt overslaan, vooral als je meerdere projecten tegelijk beheert. Ga naar onze prijzenpagina voor meer informatie over portfolio's en hoe je je kunt aanmelden voor een gratis proefperiode. 

Wil je dieper graven? Verken de ins en outs van portfolio's met onze Asana Academie-cursus.