Los deze veelvoorkomende onboarding-uitdagingen op om de productiviteit te verhogen
De gegevens liegen niet - een goed onboardingproces leidt tot gelukkigere, productievere werknemers. Maar hoewel onboarding het retentiepercentage met 82% kan verhogen, is slechts 12% van de werknemers het er volledig mee eens dat hun organisatie goed werk levert bij het onboarden van nieuwe werknemers.
Het creëren van een soepel onboardingproces is een uitdaging, dus het is niet verwonderlijk dat sommige organisaties tekortschieten. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Zo vermijd je veelvoorkomende valkuilen bij onboarding en help je elke nieuwe werknemer snel op weg.
Laat nieuwe werknemers sneller aan de slag gaan
Houd de prioriteiten van je team op schema met gestroomlijnde onboarding van werknemers en kortere opstartperioden.
1. Gebrek aan standaardisatie
Onboarding is je kans om nieuwe werknemers kennis te laten maken met je bedrijf, je missie en je processen. Het is een belangrijke leerperiode en je wilt dat alle werknemers dezelfde geweldige ervaring hebben. Maar ondanks het belang van onboarding, heeft slechts 69% van de bedrijven een formeel onboardingprogramma in het hele bedrijf. Zonder een robuust en gestandaardiseerd proces benadert elke manager onboarding anders, wat leidt tot verschillen tussen teams en afdelingen.
De oplossing
Creëer één bedrijfsbreed onboardingproces: bepaal wat nieuwe werknemers moeten weten op bedrijfsniveau en creëer een gestructureerd programma om hen door hun eerste weken te loodsen. Je kunt bijvoorbeeld informatie opnemen zoals bedrijfscultuur en -waarden, beleid, processen en Teamstructuur.
Deel aanpasbare onboarding-checklists: hoewel elk team anders is, kun je de kerncomponenten van onboarding nog steeds standaardiseren. Je kunt bijvoorbeeld van elk team eisen dat ze nieuwe werknemers trainen in functievaardigheden, tools, rolspecifieke processen en individuele verantwoordelijkheden en verwachtingen.
Gebruik sjablonen: met werkbeheersoftware zoals Asana kun je bruikbare onboarding-checklists maken en deze vervolgens sjablonen maken, zodat elke manager het sjabloon snel kan kopiëren en een nieuwe checklist kan maken. Met Asana kunnen je sjablonen taken bevatten met links naar relevante informatie en vervaldatums. Vervolgens kun je ze toewijzen aan jezelf, IT, HR of je nieuwe werknemer om te voltooien.
2. Overbelasting van informatie
Volgens een enquête onder meer dan 2.000 kenniswerkers voelde 81% van de werknemers zich overweldigd tijdens het onboardingproces. Bedrijven delen te veel informatie tegelijk, waardoor werknemers door eindeloze documenten, gesprekken en rapporten moeten graven - allemaal verspreid over verschillende platforms en apps. Het is een hoop om te beheren, vooral voor iemand die nieuw is in je bedrijf. Afgezien van het overweldigen van nieuwe werknemers, is informatie-overbelasting ook een tijdrovende bezigheid. Werknemers moeten graven naar de context die ze nodig hebben, waardoor er minder tijd overblijft om daadwerkelijk te leren en te presteren in hun werk.
De oplossing
Creëer structuur: volg opeenvolgende trainingssessies en informatie-uitwisseling om nieuwe werknemers de tijd te geven om hun geleerde lessen te verwerken. Maak bijvoorbeeld een checklist om de taken te schetsen die ze moeten voltooien in hun eerste, tweede en derde week op het werk.
Bouw rusttijd in: in plaats van trainingssessies achter elkaar te plannen, laat je ruimte voor nieuwe teamleden om informatie door te lezen en zelf te verkennen. Dit is vooral belangrijk in de eerste paar weken, wanneer werknemers nog niet bekend zijn met de bedrijfsprocessen. Downtime geeft nieuwe werknemers ook de kans om relaties op te bouwen en contact te leggen met hun collega's.
Centraliseer informatie: je wilt vooral dat nieuwe werknemers de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben zonder door verschillende apps en documenten te moeten graven. Dat is waar een werkbeheerplatform zoals Asana kan helpen. Met Asana kun je gestructureerde onboardingprojecten delen, zodat nieuwe werknemers precies weten welke taken ze wanneer moeten voltooien. En met informatie gecentraliseerd in één platform, kunnen teamleden gemakkelijk relevante taken, documentatie en met wie ze contact moeten opnemen voor vragen zien.
3. Gebrek aan duidelijke doelen
Volgens ons onderzoek zegt 87% van de werknemers bij bedrijven met duidelijke, verbonden doelen dat hun organisatie goed voorbereid is om aan de verwachtingen van de klant te voldoen - meer dan het dubbele als die zonder. Doelen geven werknemers een concrete focus. Ze maken duidelijk waarom het werk van een nieuwe werknemer belangrijk is, zodat ze gemotiveerd en verantwoordelijk blijven tijdens het onboardingproces. Volgens Harvard-docent en voormalig Aetna CMO David C. Edelman zorgen doelen ervoor dat "mensen zich beter voelen omdat ze hun voortgang kunnen bijhouden. Ze hebben het gevoel dat ze een rol hebben gespeeld bij het realiseren daarvan en dat ze nieuwe ideeën en creativiteit konden aanbrengen en vervolgens de uitkomst ervan konden zien."
Zonder duidelijke doelen zijn werknemers minder effectief en blijven ze minder snel bij je bedrijf. 87% van de werknemers met duidelijke doelen kon zichzelf het volgende jaar in hun bedrijf zien werken. Dat is 85% meer dan werknemers die zeiden dat hun bedrijf geen duidelijke doelen had.
De oplossing
Verbind het werk van nieuwe werknemers met bedrijfsdoelen: help nieuwe werknemers om uitvoerbare doelen voor hun rol te stellen en laat zien hoe deze aansluiten bij bedrijfsbrede doelen. Als een nieuwe werknemer bijvoorbeeld als doel heeft om het IT-intakeproces tijdens zijn eerste jaar bij te werken, laat dan zien hoe dat aansluit bij je overkoepelende bedrijfsdoelstelling om processen te stroomlijnen en uitgaven te verminderen. Werkbeheersoftware zoals Asana kan hierbij helpen. Met Asana kun je doelen stellen voor je bedrijf, je team of jezelf - en zien hoe ze allemaal samenhangen. Je kunt elk doel ook verbinden met het werk dat het ondersteunt.
Check regelmatig: maak een plan met nieuwe werknemers om de voortgang van hun doelen te controleren. Je kunt ook een platform zoals Asana gebruiken dat automatisch doelen bijwerkt naarmate je team vooruitgang boekt. Op die manier hoef je geen tijd te verspillen aan het handmatig bijwerken van je doelstellingen.
4. Beperkte zichtbaarheid en verantwoordelijkheid
Nieuwe werknemers hebben ondersteuning, begeleiding en duidelijke volgende actiepunten nodig om succesvol te zijn in hun rol. Maar al te vaak worden werknemers na het wervingsproces alleen gelaten zonder een concreet ondersteuningssysteem en actieplan. Dit maakt onboarding minder efficiënt, omdat ze niet gemakkelijk hun vragen kunnen beantwoorden of blokkades kunnen verwijderen.
De oplossing
Stel regelmatige 1:1-vergaderingen in tussen managers en nieuwe werknemers: 1:1-vergaderingen zijn een hoeksteen voor directe, open communicatie tussen managers en hun teamleden. Deze vergaderingen helpen vertrouwen op te bouwen en zijn cruciaal voor het begrijpen van persoonlijke doelen, het aanpakken van zorgen en het bevorderen van een cultuur van vertrouwen en transparantie binnen het team.
Centraliseer 1:1-vergaderingen en actiepunten: leg niet alleen vergaderingen vast, maar documenteer ook je gesprekken en actiepunten op één plaats, zodat werknemers ze later kunnen vinden en opvolgen. Met werkbeheersoftware kun je speciale projecten maken voor 1:1-vergaderingen. Binnen die projecten kun je vervolgens taken maken met duidelijke vervaldatums en verantwoordelijken.
Zet eerste dagen om in eerste overwinningen
De tijd nemen om een succesvol onboardingproces te creëren, helpt werknemers niet alleen om te slagen in hun nieuwe rol, het helpt hen ook om meteen aan de slag te gaan met alle vaardigheden, informatie en connecties die ze nodig hebben om impact te maken. Ontdek hoe Asana je kan helpen om van je onboardingproces een goed geoliede machine te maken.
Laat nieuwe werknemers sneller aan de slag gaan
Houd de prioriteiten van je team op schema met gestroomlijnde onboarding van werknemers en kortere opstartperioden.
