Een pixel-perfect proces: hoe je creatieve aanvragen effectief beheert

Voor veel marketingteams kan creatieve productie - het proces van het schrijven, ontwerpen en produceren van alle bestemmingspagina's, e-mails en video's die klanten zien - aanvoelen als een wirwar. Aanvragen komen binnen vanuit alle richtingen via e-mail, Slack of een gesprek in de gang. Belangrijke informatie, zoals projectspecificaties, tijdlijnen en creatieve mandaten, zijn vaak onvolledig, of ontbreken zelfs helemaal. En als het gaat om het beheren van feedback en goedkeuringen op creatief werk, wordt het beeld alleen maar waziger.

Zonder een duidelijk en efficiënt proces voor creatief projectbeheer blijf je achter met een chaotische werkomgeving die je team vertraagt en het moeilijker maakt voor je tekstschrijvers en ontwerpers om te doen waar ze het beste in zijn: opvallend werk creëren dat je publiek verrukt en boeit. Gelukkig is er een manier om creatieve productie te beheren en bij te houden in al je marketingcampagnes, evenementen en lanceringen zonder dat er dingen over het hoofd worden gezien. Hier zijn vier ideeën om je creatieve productieproces pixelperfect te maken, zodat je teamleden moeiteloos kunnen samenwerken.

1. Centraliseer je creatieve aanvragen

Wanneer creatieve aanvragen van alle kanten binnenkomen, wordt het bijhouden van alles snel lastig. Dat komt omdat je uiteindelijk een groot deel van de tijd besteedt aan het consolideren van informatie om een single source of truth te creëren in plaats van het creatieve werk zelf te leveren. Wat als je elke dag zou kunnen beginnen met een duidelijk beeld van al het ontwerpwerk dat door andere teams wordt aangevraagd en het werk dienovereenkomstig zou kunnen verdelen op prioriteit, vervaldatum en Projectbereik?

Je kunt dit bereiken door je creatieve productieproces te centraliseren. (Ons creatieve team gebruikt natuurlijk Asana.) Door één plek aan te wijzen voor het huisvesten van alle inkomende creatieve aanvragen, hoef je maar één plek te controleren voor al het werk dat moet worden voltooid - in plaats van e-mail, Slack en persoonlijke synchronisaties te verzenden om alles te begrijpen.

Asana-tip: zet snel een project op voor het beheren van creatieve aanvragen, van intake tot oplevering, met ons sjabloon.

Door al je aanvragen in een Asana-project te beheren, weten belanghebbenden waar ze moeten zoeken om verder te gaan met creatief werk: marketingmanagers kunnen creatieve middelen aanvragen voor hun digitale campagnes, evenementen en bloginhoud. Ontwerpers en copywriters weten waar ze moeten kijken voor nieuwe projectopdrachten of statusupdates. En het belangrijkste is dat creatieve leiders en producenten op elk moment een enkel, duidelijk beeld hebben van al het werk dat in hun Team gebeurt.

2. Verzamel belangrijke details vooraf

Om ervoor te zorgen dat je ontwerpers en copywriters genoeg informatie hebben om aan de slag te gaan met creatief werk, is het belangrijk om een briefing te hebben. Goede creatieve of projectbriefings kunnen de beste vriend van een creatief team zijn, en het maken van een standaardversie helpt iedereen om tijdens het hele productieproces op één lijn te komen en te blijven.

Afhankelijk van hun specifieke behoeften, zal de creatieve briefing van elk team enkele kleine variaties hebben. Een creatieve briefing moet op zijn minst duidelijk de marketingdoelen definiëren die het werk bereikt, verwachtingen stellen rond bereik en deadlines, en verduidelijken wie de beoordelaars en goedkeurders zijn. Bovendien moet je creatieve briefing alle ontwerpspecificaties bevatten, zoals het leveringsformaat, de grootte en alle andere vereiste elementen. Door al deze details vooraf te verzamelen - op het moment van de aanvraag - kan je team eerder aan de slag met creatieve productie.

Asana-tip: je kunt je proces verder stroomlijnen door een formulier in Asana te gebruiken voor je creatieve briefing. Wanneer iemand een formulier indient, wordt er automatisch een taak gemaakt in je project voor creatieve aanvragen.

3. Communiceer je proces

Als je een creatief productieproces opzet en het nooit communiceert, was het dan ooit een proces? Filosofische overpeinzingen terzijde, intern communiceren hoe je creatieve team met aanvragen omgaat, is een belangrijk aspect van het vastleggen van het creatieve productieproces. Als je teamgenoten immers niet weten waar ze creatieve aanvragen moeten indienen of hoe het creatieve projectbeheerproces werkt, zullen ze ad-hocmethoden blijven gebruiken, zoals e-mail en drive-by desk vragen.

Een manier om ervoor te zorgen dat teamleden je proces volgen, is door duidelijk te maken dat creatieve aanvragen die op een andere manier worden ingediend, geen prioriteit krijgen. Het is ook belangrijk om duidelijk te communiceren welke informatie - doelen, specificaties, voorbeelden - bij elke aanvraag wordt verwacht.

Asana-tip: Nodig cross-functional teamgenoten uit voor je project voor creatieve aanvragen in Asana en post een gesprek om hen te laten weten hoe je proces werkt.

4. Stroomlijn beoordelingen en goedkeuringen

Dus je hebt elke creatieve aanvraag geprioriteerd en toegewezen, je ontwerpers en copywriters werken aan alle deliverables, en dat is je productieproces, toch? Niet helemaal. Tenzij je een stukje creatief bent met de eerste concepten, omvat het produceren van kwaliteitsmiddelen iteratieve rondes van feedback van belanghebbenden. Helaas is dit ook het deel van het creatieve productieproces dat in een knelpunt kan veranderen.

Als je feedback van meerdere belanghebbenden beheert, wordt het bijhouden van welke middelen klaar zijn voor beoordeling of welke wijzigingen hoge prioriteit hebben (versus leuk om te hebben) snel een hoofdpijndossier. Gelukkig neemt Asana de pijn uit het proces door het gemakkelijk te maken om de goedkeuringsfase van elke deliverable in je project voor creatieve aanvragen te volgen met behulp van aangepaste velden. En met proofing is het gemakkelijker dan ooit om bruikbare feedback te krijgen op visuele middelen.

Asana-tip: Voeg het door Asana gemaakte aangepaste veld 'goedkeuringsfase' toe aan je project voor creatieve aanvragen, zodat belanghebbenden automatisch een melding ontvangen wanneer iets klaar is voor beoordeling.

Opmerking van de bewerker: we hebben enkele verbeteringen aangebracht aan onze goedkeuringen-functionaliteit sinds we dit bericht hebben gepubliceerd. Bekijk de Asana-handleiding voor de laatste updates.

Herhaal en polijst

Als je begint met het uitrollen van je creatieve productieproces in Asana, krijg je input over hoe het werkt voor je teamgenoten en kun je het indien nodig herhalen. Verfijn wanneer je wrijvingspunten tegenkomt en de behoeften van je team evolueren. En als je proces eenmaal goed zit, kun je het repliceren voor andere werkaanvragen, zoals webontwikkeling of swag. Je hoeft het wiel niet telkens opnieuw uit te vinden.

Zoek je een manier om je creatieve aanvragen te beheren? Bekijk hoe Asana vandaag nog kan helpen.