4 tips for successfully planning and executing your editorial calendar

Pakkende tekst. Klik-waardige koppen. Boeiende inhoud in lange vorm. Welke vorm je inhoud ook aanneemt, de kans is groot dat het een groot deel van je bredere marketingstrategieën is. Met zoveel inhoud om online te consumeren, is het belangrijker dan ooit om inhoud vakkundig te beheren van concept tot publicatie, zodat schrijvers zich kunnen concentreren op het maken van inhoud die hun publiek wil lezen.

Niet alleen dat, het productieproces is ingewikkeld: teams hebben zelden duidelijkheid of verantwoordelijkheid, wat betekent dat concepten en visuele middelen verloren gaan. Deadlines worden vertraagd.

Het plannen en uitvoeren van je inhoudsstrategie hoeft echter geen kopzorg te zijn. Hier zijn vier tips om een redactionele agenda te maken die je zal helpen je beste inhoud tot nu toe te plannen, te schrijven en te leveren.

Wil je leren hoe je je andere marketingprogramma's succesvol kunt uitvoeren? Ontvang je gratis handleiding over hoe je efficiënte processen kunt creëren die je marketingstrategie omzetten in resultaten.

1. Werk achteruit en maak een lijst

Maak een schema voor veelvoorkomende soorten inhoud die je produceert door elke stap van het proces van begin tot eind op te splitsen en een schema te maken. Wat moet er gebeuren om een stuk van abstract naar "publiceren" te laten gaan? Breng de stappen in kaart, zoals:

• Een creatieve briefing schrijven

• Brainstormen over ideeën

• Onderzoek verrichten

• Deskundigen interviewen

• Zoekwoordonderzoek doen voor SEO

• Een overzicht maken

• Het eerste concept schrijven

• Beoordelingen van belanghebbenden aanvragen

• Goedkeuringen van de bewerker krijgen

• Vraag visuals of foto's aan bij ontwerp

• De inhoud in scène zetten

• Publiceren

• Delen op sociale media

Op deze manier kun je inschatten hoe lang het productieproces zal duren en de verantwoordelijkheden verdelen.

Door van dit workbackschema een sjabloon te maken, kan je team gemakkelijk dezelfde taak gebruiken voor elk stuk inhoud en zorgt je ervoor dat niemand stappen mist. Hier is een voorbeeld van een sjabloontaak voor een stuk inhoud met een workbackschema:

2. Zet alles op de redactionele agenda

Met een standaardproces en een manier om publicatiedata te voorspellen, is de volgende stap om alles op een agenda te zetten. Door specifieke vervaldatums te maken, weet iedereen wie waarvoor verantwoordelijk is, en heb je een duidelijk idee van alles wat er in het proces is, van status tot publicatiedatum.

Of je nu verantwoordelijk bent voor het schrijven van inhoud of het beheren van de bredere strategie, je redactionele agenda is de plek bij uitstek om verwachtingen te stellen en de werkbelasting van het team te begrijpen. Als alternatief kan een evenementenagendasjabloon hetzelfde doel dienen voor teams die meerdere campagnes of mijlpalen beheren.

3. Deadlines en verantwoordelijkheden direct verschuiven

Als je alles op één agenda hebt staan, krijg je een holistisch beeld van je bredere strategie en routekaart. En omdat alles gecentraliseerd is, is het gemakkelijker om dingen te verschuiven als dat nodig is en een meer samenhangende ervaring voor je publiek te creëren. Hier zijn enkele vragen die je kunt stellen wanneer je naar je redactionele agenda kijkt:

• Zijn er hiaten in onze agenda die moeten worden opgevuld?

• Voldoet onze volledige inhoudservaring aan de behoeften van ons publiek?

• Is onze inhoud goed verdeeld over de agenda?

• Hebben we een goede mix van inhoudstypen?

• Heeft iemand in ons team te weinig bandbreedte - moeten we de verantwoordelijkheid of vervaldatums verschuiven?

Met alles op één plek kun je gemakkelijk inhoud verplaatsen of de verdeling van verantwoordelijkheid wijzigen.

4. Communiceer met iedereen - vaak

Communiceren met makers, ontwerpers en distributeurs van inhoud is essentieel voor het uitvoeren van een succesvolle inhoudstrategie. Het centraliseren van communicatie (samen met je agenda) biedt iedereen de context die ze nodig hebben, waardoor ze efficiënter en effectiever worden.

• Ontmoet je team regelmatig om bredere strategie-updates te geven, je agenda door te nemen en de bandbreedte van het team te controleren. Stel een project in voor je vergadernotities waar je de agenda en actiepunten kunt bijhouden.

• Betrek belanghebbenden vroeg en vaak. Bepaal wie de belangrijkste belanghebbenden zijn voor elk stuk inhoud wanneer het voor het eerst aan de agenda wordt toegevoegd, en zorg ervoor dat ze op belangrijke punten worden ingelicht om het goedkeuringsproces soepeler te laten verlopen.

• Verbind communicatie met de inhoud waar het over gaat. Door de communicatie gecentraliseerd te houden, of het nu gaat om een kopie of een bijbehorend item, weten belanghebbenden waar ze de meest actuele status kunnen vinden en met wie ze te allen tijde kunnen communiceren. Reageer op taken of plaats in teamgesprekken, in plaats van te vertrouwen op chat of e-mail, zodat iedereen vanuit dezelfde bron van waarheid werkt.

• Communiceer cross-functioneel om de impact van je inhoud te maximaliseren. Betrek andere teams die baat kunnen hebben bij de inhoud die je team produceert in het aanmaak- en distributieproces. Voeg mensen toe als volgers aan je projecten of taken, zodat ze in realtime op de hoogte worden gebracht van updates.

Het maken en beheren van een inhoudsstrategie kan een ontmoedigende taak zijn - er komt immers veel kijken bij het produceren van inhoud van alle lengtes en formaten. Door een plan uit te stippelen, je aan een agenda te houden en iedereen te betrekken die nodig is om je plan uit te voeren, zal elk stuk inhoud waarschijnlijk een succes zijn. Wanneer het proces wordt gestroomlijnd, kan je team zich concentreren op de kwaliteit van de inhoud en de impact die deze heeft.