Stroomlijn de tech stack van je bedrijf met enterprise resource planning

Hoeveel apps gebruik je tijdens een gemiddelde werkdag? Tussen communicatie-apps, samenwerkingstools en functiespecifieke systemen kan het aantal hoger zijn dan je denkt. Voor de meeste kleine bedrijven jongleren werknemers met maar liefst zes apps per dag. Voor werknemers in ondernemingen stijgt het aantal tot negen.

Al dat schakelen tussen apps telt op. Bedrijven met grote technische stapels zien meer inefficiënties en een lagere productiviteit. Dat is waar enterprise resource planning om de hoek komt kijken. 

Wat is enterprise resource planning?

Enterprise resource planning (ERP) is het proces van het integreren van alle bedrijfssoftware en bedrijfsgerelateerde applicaties in één platform. ERP-implementatie kan bijvoorbeeld het samenvoegen van de CRM-software, financiële beheertechnologieën, HR-tools en andere bedrijfskritische softwaresystemen van een organisatie op een gecentraliseerde locatie omvatten. Hierdoor hebben teams op één plek toegang tot de tools van het bedrijf, waardoor tijdrovende handmatige taken worden verminderd en de zichtbaarheid en samenwerking tussen teams wordt vergroot. 

Dit is wat ERP niet doet: het vervangt je bedrijfssystemen niet. Elke afdeling kan nog steeds de tools gebruiken die ze verkiezen, maar in plaats van in een silo te bestaan, bestaan de tools nu op één locatie. Dit maakt het voor teams makkelijker om tussen afdelingen te communiceren en te zien welk werk er om hen heen wordt gedaan.

Hoe werkt enterprise resource planning?

Heb je ooit stilgestaan bij het aantal systemen dat je organisatie gebruikt? Het aantal is misschien hoger dan je verwacht. Denk aan de laatste keer dat je een probleem met een tool moest oplossen. Heb je overwogen om je bestaande systemen te gebruiken, of heb je gewoon nieuwe technologie gebruikt om het probleem op te lossen? Vaak nemen bedrijven technologie over zonder de tools die al beschikbaar zijn te evalueren of na te denken over hoe ze samenwerken. Het resultaat is een grote, geïsoleerde en dure tech stack.

En er is geen weg omheen - hoe meer tools je hebt, hoe groter de kosten voor productiviteit. Ons onderzoek toonde aan dat consistent app-switching - veroorzaakt door te veel tools die niet samenwerken - leidt tot losgekoppelde informatie, dubbele processen en minder efficiëntie. Bovendien zorgt het schakelen tussen apps ervoor dat werknemers langer werken, wat mogelijk leidt tot een hoger verloop van werknemers en productiviteitsverlies.

Enterprise resource planning bestrijdt dit door alle bestaande bedrijfsapplicaties en -tools samen te voegen tot één gecentraliseerd platform. Wanneer alles op één plek is, kan iedereen in je organisatie vanuit dit ene, verenigde systeem werken, ongeacht het Team waar ze deel van uitmaken. Het resultaat is gestroomlijnde bedrijfsprocessen, minder inefficiënties en eenvoudigere communicatie. Bovendien helpt ERP je werknemers beter te begrijpen hoe hun werk zich verhoudt tot de doelen op hoog niveau van de organisatie, wat de betrokkenheid van werknemers verhoogt en leidt tot werk met een grote impact. 

Voorbeeld van enterprise resource planning

Stel dat je engineeringteam hun workflow beheert in een engineering-specifieke tool, zoals Jira. Hoewel de tool perfect is voor hun behoeften, zit je bedrijfsteam niet in Jira, waardoor de communicatie tussen de teams handmatig en moeilijk te volgen is. ERP lost dit probleem op door communicatie te centraliseren in één platform. 

Omdat ERP bestaande tools niet vervangt, betekent dit dat je engineeringteam Jira kan blijven gebruiken - en nu kan je bedrijfsteam effectief met hen verbinden en communiceren via het gecentraliseerde platform. Asana integreert bijvoorbeeld met meer dan 260 tools, waaronder Jira, waarmee je bedrijfskritische tools kunt samenvoegen, je tech stack kunt vereenvoudigen en cross-functional workflows kunt stroomlijnen. 

Wat zijn de voordelen van enterprise resource planning? 

App-switching is niet alleen tijdrovend, het is een productiviteitsmoordenaar. Uit ons onderzoek bleek dat 25% van de werknemers die meer dan 16 apps gebruiken, zeiden dat ze berichten en acties missen (vergeleken met 8% die 1–5 apps gebruiken en 15% die 6–15 gebruiken). Bovendien zei 23% van deze werknemers dat hun aandachtsspanne werd verminderd vanwege het schakelen tussen apps.

Dat is waar enterprise resource planning kan helpen. Door het aantal tools dat je organisatie gebruikt te consolideren, kun je overbodig werk verminderen, het schakelen tussen apps minimaliseren en de samenwerking vereenvoudigen. Andere voordelen van ERP zijn:

• Gestroomlijnde bedrijfsprocessen. Door al je bedrijfstools te consolideren in een gecentraliseerd platform, kun je de belangrijkste bedrijfsprocessen standaardiseren en automatiseren. Dat geeft je team meer tijd om zich te concentreren op het bereiken van werk met een grote impact - in feite kunnen bedrijven 264 uur per jaar winnen door bedrijfsprocessen te verbeteren. 

• Verbind het werk van werknemers met de organisatiedoelen. Vaak voelen werknemers zich losgekoppeld van de belangrijkste doelen en kunnen ze niet conceptualiseren hoe hun werk zich verhoudt tot grotere, organisatiedoelen. Door doelen bij te houden waar werk wordt gedaan, helpt ERP werknemers hun werk in context te zien, zodat ze effectief prioriteit kunnen geven aan werk dat leidt tot belangrijke doelen. 

• Realtime inzicht in projecten en workflows. Met ERP werkt je hele organisatie vanuit een gecentraliseerd platform, waardoor werknemers meer inzicht krijgen in waar andere teams en collega's aan werken en waarom dat werk belangrijk is.

• Geconsolideerde rapportage en gegevensverzameling. Wanneer al je werk op dezelfde plaats gebeurt, kun je eenvoudig gegevens uit elk project of Team halen. In plaats van handmatig informatie uit meerdere bronnen - zoals spreadsheets en e-mails - samen te voegen, kun je rapportagetools en dashboards gebruiken waarmee je in realtime toegang hebt tot gegevens. 

• Lagere operationele kosten. Het consolideren van het aantal tools in je tech stack maakt het werk niet alleen beter beheersbaar, het bespaart het bedrijf ook geld. ERP helpt je bij het auditen van je tools en het elimineren van verouderde of overbodige technologie, waardoor de operationele kosten worden verlaagd. Bovendien, omdat ERP zich vertaalt in gestroomlijnde bedrijfsprocessen en verhoogde werknemerproductiviteit, kun je inefficiënties minimaliseren die het bedrijf uiteindelijk tijd en geld kosten. 

• Verbeterde samenwerking tussen teams. Een van de meest uitdagende aspecten van communicatie tussen meerdere teams is het coördineren van verschillende tools. ERP lost dit op door één samenwerkingshub te bieden voor alle communicatie, ongeacht het team waar je deel van uitmaakt. 

• Verbeterde beveiliging. Gegevensbeveiliging is een topprioriteit voor bedrijfsleiders, en met een goede reden. Cyberaanvallen kunnen verwoestende gevolgen hebben voor bedrijven, waaronder financiële gevolgen en verlies van vertrouwen van klanten. Door ondermaatse, niet-gecontroleerde tools te elimineren en gebruik te maken van een veilig werkbeheerplatform, kun je gegevens veilig houden en voldoen aan nalevingsvereisten. 

• Verhoogde productiviteit en teambrede focus. Door bedrijfsprocessen te stroomlijnen en terugkerende taken te automatiseren, vermindert ERP handmatig werk en kunnen teams zich concentreren op het produceren van werk met een hoge impact. Bovendien heeft het consolideren van je tech stack een positieve impact op de betrokkenheid - ons onderzoek wees uit dat 17% van de mensen bij ondernemingen zegt dat minder apps hun focus zou verbeteren.

• Verbeterde zichtbaarheid van het team. ERP consolideert waar het werk wordt gedaan, waardoor teams meer inzicht krijgen in wat er om hen heen gebeurt en iedereen op één lijn blijft over organisatiedoelen en projectvoortgang.  

Voor wie is enterprise resource planning? 

Elk bedrijf dat meerdere tools in verschillende afdelingen gebruikt, kan profiteren van enterprise resource planning. Hoewel ERP onmiskenbaar nuttig is voor grotere bedrijven met grotere technische stacks, kunnen kleine bedrijven en startups die gediversifieerde tools in verschillende afdelingen gebruiken, er ook baat bij hebben om ze samen te voegen tot een single source of truth. 

Tekenen dat je bedrijf ERP moet overwegen, zijn:

• Je bedrijf groeit of is oude processen of tools ontgroeid. 

• Je hebt een grote technologiestack verspreid over verschillende afdelingen, zoals financiën, human resources, supply chain management, IT, marketing en projectmanagement. 

• Huidige systemen van je organisatie integreren niet met elkaar. 

• Je werknemers begrijpen niet hoe hun werk de organisatiedoelen ondersteunt. 

• Je hebt een toename gezien in procesinconsistenties of onjuiste rapportagegegevens.

• Je bedrijf ervaart een verlies aan productiviteit als gevolg van overtooling en app-switching. 

• Je vertrouwt op verouderde of ondermaatse systemen voor communicatie en samenwerking, zoals spreadsheets en documenten. 

• Jij of je team besteden een te grote hoeveelheid tijd aan administratieve of handmatige taken die geautomatiseerd kunnen worden.

Minder silo's betekent minder inefficiënties 

Hoe groot of klein je bedrijf ook is, hoe meer technologie je gebruikt, hoe meer ruimte er is voor overbodige processen en bedrijfsinefficiënties. Enterprise resource planning stroomlijnt je bedrijfsvoering door al je tools en applicaties samen te voegen op één gecentraliseerde locatie.