De wereldwijde samenwerking van WRI transformeren

WRI heeft Asana geïmplementeerd om het werk te centraliseren, de transparantie te vergroten en de samenwerking te stroomlijnen, waardoor haar wereldwijde teams de tools krijgen die nodig zijn om efficiënter te werken. Door werk te verbinden met strategische doelen en realtime zichtbaarheid te bieden, veranderde Asana de manier waarop WRI werkt, waardoor de organisatie complexe initiatieven op schaal kon aanpakken.

Onze missie om wereldwijde impact te bereiken voor mens, natuur en klimaat vereist een schaalbaar, onderling verbonden werksysteem om steeds complexere activiteiten te ondersteunen. We hebben Asana gekozen vanwege de capaciteit om onze workflows te verenigen, silo's af te breken en de transparantie en verantwoordelijkheid in een matrixstructuur te verbeteren.

Don Spencer, waarnemend CFO

Door het werk te centraliseren, processen te standaardiseren en de transparantie te vergroten, is Asana een hoeksteen geworden voor het werk van WRI. Het verbetert het vermogen van de organisatie om billijke toegang te bieden, ecosystemen te herstellen en de gevolgen van klimaatverandering te beperken. Dit gebruik van Asana leverde de organisatie de Asana's Social Impact Work Innovation Award op, die hun gebruik van innovatieve processen erkent om blijvende verandering te stimuleren en een duurzamere wereld te creëren. 

Als we niet effectief werken, heeft dit invloed op ons vermogen om onze beloften na te komen. Asana helpt ons ervoor te zorgen dat we de resultaten behalen waartoe we ons hebben verplicht - of het nu is tegenover onze donateurs, partners of de mensen en ecosystemen die we bedienen.

Kemoy Liburd-Chow, Project Management Lead, Operations

Invoering op maat om aan de unieke behoeften van het team te voldoen

Toen WRI in 2022 haar traject met Asana begon, had de organisatie 800 licenties verspreid over verschillende teams, wat resulteerde in gefragmenteerd gebruik en inconsistente adoptie. Ze erkenden de behoefte aan een meer uniforme aanpak voor het beheren van werk en werkten samen met het Professional Services-team van Asana om de trainingsinspanningen te ondersteunen en de acceptatie te stimuleren. 

In plaats van te vertrouwen op massale trainingen, ontwikkelde het implementatieteam een op maat gemaakte aanpak die prioriteit gaf aan het ontmoeten van gebruikers waar ze waren - of het nu op individueel, project-, programmatisch of organisatieniveau was. Dit omvatte:

• Teamspecifieke sessies die de unieke uitdagingen van elk team aanpakten, met de focus op tastbare oplossingen en het tonen van onmiddellijke waarde.

• Land-voor-land-implementaties die gericht waren op kleine groepen en één-op-één-interacties. 

• Gepersonaliseerde trainingen die de flexibiliteit van Asana benadrukten en lieten zien hoe het platform elk team in staat zou kunnen stellen om hun workflows te vereenvoudigen en slimmer te werken.

Tegenwoordig vertrouwen iets meer dan 2000 werknemers in meer dan 60 teams op Asana - een toename van 140% in slechts twee jaar - waardoor het een strategische enabler is voor de wereldwijde samenwerking van WRI.

Mensen beschouwen projectbeheer vaak als rigide, maar dat is het niet, omdat elk project uniek is. Daarom hebben we ons erop gericht om teams te laten zien hoe ze Asana kunnen gebruiken op manieren die passen bij hun specifieke behoeften, waar ze zich ook bevinden - of het nu op individueel niveau is, op project-per-project-basis, op programmaniveau of in de hele organisatie.

Kemoy Liburd-Chow, Project Management Lead, Operations

Afstemming en efficiëntie stimuleren in wereldwijde teams

WRI adopteerde Asana om de complexiteit van hun wereldwijde initiatieven aan te pakken. Door gebruik te maken van het platform hebben ze de manier waarop teams samenwerken getransformeerd, waardoor de organisatie beter kan voldoen aan haar verplichtingen jegens donateurs, partners en gemeenschappen.

Versterken van de samenwerking tussen regio's en partners

• Door het werk in Asana te centraliseren, heeft iedereen inzicht in relevante portfolio's en projecten, waardoor teamleden in realtime kunnen zien wat er gebeurt.

• Teams werken naadloos samen in verschillende regio's en hebben rechtstreeks toegang tot updates op het platform in plaats van te moeten wachten tot collega's online zijn.

• Externe partners worden uitgenodigd voor gedeelde projecten, waardoor samenwerking in één gecentraliseerde ruimte wordt vergemakkelijkt.

• Integraties met tools zoals Outlook, Microsoft Teams en SharePoint zorgen ervoor dat teams naadloos e-mails kunnen omzetten in taken en live bestanden kunnen koppelen aan projecten, waardoor iedereen op één lijn blijft en problemen met versiebeheer worden geëlimineerd.

Werk verbinden met strategische doelen voor meer impact

• WRI gebruikt de functie Doelen van Asana om inzicht te bieden in de doelen en prioriteiten van de instelling, waardoor een gedeeld begrip in de hele organisatie wordt bevorderd van hoe individueel werk bijdraagt aan de bredere missie.

• Doelen zijn zichtbaar voor alle teams, waardoor de afstemming en de helderheid over hoe specifiek werk verband houdt met en impact genereert, versterkt worden.

• Deze zichtbaarheid ondersteunt planning en prioritering op zowel team- als organisatieniveau, waarbij leiders toegang hebben tot inzichten die hen helpen middelen effectief toe te wijzen en de voortgang naar strategische doelen bij te houden.

Tijd besparen en efficiëntie verhogen met standaardisatie en automatisering

• Teams maken gebruik van Asana, inclusief de AI-functies van het platform, om handmatig werk te automatiseren, waardoor ze jaarlijks meer dan 8000 uur besparen - ongeveer 1000 werkdagen per jaar - en meer tijd vrijmaken voor taken met een grote impact. 

• Met behulp van de slimme status genereren teams snel project- en portfoliosamenvattingen, waardoor belanghebbenden met minimale inzet op de hoogte blijven van de vorderingen en prioriteiten en de behoefte aan frequente vergaderingen wordt verminderd.

• Slimme velden genereren automatisch aangepaste velden die specifiek zijn voor de projecten van WRI, waardoor teams sneller met het werk kunnen beginnen, consistentie tussen taken kunnen behouden en gegevens effectief kunnen bijhouden voor gestroomlijnde rapportage.

• De regels van Asana automatiseren routinetaken, zoals het verplaatsen van taken tussen secties, het informeren van teamleden over kritieke updates en het bijwerken van aangepaste velden op basis van taakselecties.

• Intakeformulieren stroomlijnen het aanvraagproces, waardoor het niet langer nodig is om e-mails handmatig te scannen en er een consistente workflow ontstaat.

Sjablonen voor het beheer van risico's, deliverables, geleerde lessen, projectplanning  (voor leidinggevenden) en andere kritieke Werkbeheer-processen verhogen de efficiëntie, besparen tijd en bevorderen consistentie, en vervangen verouderde tools zoals decks en spreadsheets.

Door onze institutionele prioriteiten in Asana Doelen te plaatsen, hebben we de transparantie in de hele organisatie verbeterd. Veel teams gebruiken nu Doelen om duidelijk te zien hoe hun inzet zich verhoudt tot en afgestemd is op de teamdoelstellingen.

Kemoy Liburd-Chow, Project Management Lead, Operations

Stedelijke transformatie stimuleren met gestroomlijnd projectbeheer

WRI Ross Center for Sustainable Cities is het programma van het World Resources Institute dat zich toelegt op het vormgeven van een toekomst waarin steden beter werken voor iedereen, en dat enkele van de meest complexe uitdagingen aanpakt waarmee stedelijke gebieden tegenwoordig worden geconfronteerd, zoals ongelijkheid, duurzaamheid en klimaatverandering. Het programma is actief in meer dan 150 steden in 75 landen en omvat verschillende initiatieven, zoals het verbeteren van het openbaar vervoer, het ontwikkelen van veerkrachtige watersystemen en het pleiten voor de aanname van elektrische voertuigen.

Om deze projecten op wereldwijde schaal te beheren, had het programma een betere manier nodig om teams te verbinden, processen te standaardiseren en de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren. Met Asana creëerden ze een centraal punt voor samenwerking en stroomlijnden ze processen in verschillende steden, zodat teams projecten succesvol kunnen uitvoeren, zoals die van WRI Brasil die de ontwikkeling ondersteunden van een overheidsbeleid dat emissievrije voertuigen in het goederenvervoer promoot.

Gestandaardiseerde praktijken leiden tot betere projectresultaten

• WRI Ross Center centraliseerde al het programmatische en projectwerk in Asana, waardoor teams realtime inzicht kregen in projectdetails en de samenwerking tussen regio's werd bevorderd. 

• Complexe initiatieven die teams en locaties overspannen, worden bijgehouden in gecentraliseerde projecten, zodat teams alle details op één plaats kunnen zien en gemakkelijk updates kunnen delen.

• Om verantwoordelijkheid en helderheid te creëren, worden project- en taakeigenaren toegewezen in Asana, waarbij rollen en verantwoordelijkheden duidelijk worden gedefinieerd. 

• Gestandaardiseerde sjablonen voor het beheer van subsidies, subovereenkomsten, risico's en problemen, deliverables en geleerde lessen zorgen ervoor dat elk project een consistente workflow volgt, waardoor de productie in het hele programma wordt gestroomlijnd. 

• Een gestandaardiseerd naamgevingssysteem binnen Asana categoriseert projecten op land en donateur, waardoor zelfs wereldwijde initiatieven gemakkelijk te vinden zijn.   

Verbeterd gegevensbeheer maakt slimmere beslissingen mogelijk

• Alle projectgegevens zijn van een vorige tool overgezet naar Asana om geautomatiseerde extractie, opschoning en verificatie mogelijk te maken met behulp van de Asana API en programmeertalen, waarbij de verwerkte gegevens in dashboards worden ingevoerd. 

• Met alle projectinformatie verbonden aan portfolio's hebben teams toegang tot realtime inzichten, waardoor ze effectief kunnen plannen en de impact nauwkeurig aan donateurs kunnen rapporteren. 

Rapporten die met behulp van dashboards zijn gemaakt, bieden uitvoerbare inzichten, wat leidt tot beter geïnformeerde beslissingen op programma- en projectniveau.

Asana speelt een cruciale rol in ons doel om projectbeheerprocessen volledig te systematiseren en te automatiseren, de transparantie in het wereldwijde netwerk te vergroten en eenvoudig rapporten en relevante informatie voor besluitvorming te genereren.

Larissa Fernandes Da Silva, Global Lead, WRI Ross Center PPMO (Programma- en Projectmanagement Office)

Versterking van de veerkracht met proactief risicobeheer

Als een wereldwijde organisatie die in verschillende regio's actief is, wordt WRI geconfronteerd met een breed scala aan risico's - politiek, institutioneel, financieel en meer. Het effectief beheersen van deze risico's is cruciaal voor het behouden van veerkracht en het bevorderen van de missie van de organisatie. 

Voorheen was enterprise risk management beperkt gericht op het bijhouden van financiële risico's in spreadsheets, waardoor er hiaten in de zichtbaarheid en planning ontstonden. Vandaag de dag heeft het uitgebreide raamwerk voor enterprise risk management (ERM) van WRI een nieuwe definitie gegeven aan de manier waarop de organisatie risico's identificeert, beoordeelt en vermindert.

WRI wilde de identificatie, classificatie en communicatie van bedrijfsrisico's reguleren en standaardiseren. Onze risicobeheer- en Asana-teams werkten samen om een gecentraliseerd Asana-risicoregister op te zetten... wat ons hielp bij het aanpakken van problemen, variërend van het screenen van partners tot achterstallige vorderingen.

Don Spencer, waarnemend CFO

Gestandaardiseerde processen verbeteren de risicorapportage en -respons

• Een gestandaardiseerd risicoregister, gebouwd in een Asana-sjabloon, zorgt voor consistentie in de manier waarop risico's wereldwijd worden geïdentificeerd, beoordeeld en gerapporteerd.

• Elk land houdt zijn eigen risicoregister bij, waardoor managers risico's in verschillende regio's kunnen beoordelen.

• Teams kunnen risico's in verschillende regio's vergelijken en op maat gemaakte responsstrategieën ontwikkelen, waardoor het wereldwijde risicobeheer wordt verbeterd. 

• Individuele risicoregisters worden opgenomen in een geconsolideerd risicoregisterportfolio, waardoor leiderschap een duidelijk, organisatiebreed beeld krijgt van de risicoblootstelling. 

Aangepaste velden verbeteren de zichtbaarheid en het begrip van risico's 

• Binnen elk risicoregister leggen aangepaste velden kritieke details vast, zoals het risicotype, de onderliggende omstandigheden, de impactgebieden en de responsstrategie, wat een proactieve benadering van risicobeheer bevordert.

• Teams gebruiken deze velden ook om belangrijke risicomarkers bij te houden, zoals of een risico stabiel is, verbetert of verslechtert, waardoor ze responsstrategieën kunnen definiëren en monitoren, zoals het beperken, monitoren of overdragen van het risico.

• Op basis van deze gegevens genereren teams uitgebreide risicorapporten die met het leiderschap worden gedeeld, waardoor hun begrip van de risico-implicaties wordt verbeterd en de ontwikkeling van responsstrategieën wordt ondersteund.

Automatisering zorgt voor tijdige escalatie

• Met behulp van de regels van Asana wordt het leiderschap automatisch op de hoogte gebracht wanneer kritieke risico's hun aandacht vereisen, waardoor responstijden verminderd worden en ervoor gezorgd wordt dat urgente risico's snel worden aangepakt.  

• Wanneer een projectrisico bijvoorbeeld wordt gemarkeerd als 'institutioneel' met behulp van hun Asana-sjabloon voor projectrisicobeheer, krijgt de institutionele risicomanager automatisch de Taak om het risico te beoordelen en indien nodig te escaleren, waardoor tijdige actie wordt gewaarborgd. 

Rapporten en dashboards verbeteren de planning 

• Dashboards consolideren risicogegevens, zodat leiders snel aankomende en huidige risico's kunnen beoordelen, strategieën kunnen afstemmen en middelen effectief kunnen prioriteren.

• Kwartaalbeoordelingen gebruiken nu risicoregisters als centrale leidraad, waardoor leiders actie kunnen ondernemen op basis van realtime gegevens in Asana in plaats van verouderde spreadsheets of informele discussies.

Met ons Asana-risicoregister kunnen teams risico's beter identificeren, duidelijker inzicht krijgen in hoe ze worden aangepakt en wat aandacht vereist. Dit ondersteunt onze inzet om een cultuur te cultiveren waarin iedereen zijn verantwoordelijkheid begrijpt om rekening te houden met risico's in alle aspecten van ons werk.

Kemoy Liburd-Chow, Project Management Lead, Operations

Een duurzame toekomst creëren met AI 

Naarmate WRI zijn activiteiten blijft opschalen en zijn wereldwijde impact blijft uitbreiden, zal Asana een cruciale tool blijven voor het stimuleren van afstemming, efficiëntie en innovatie in alle teams en regio's. 

Belangrijke toekomstige initiatieven omvatten het uitbreiden van het gebruik van het bedrijfs- en projectrisicobeheersysteem, inclusief het benutten van de AI-gestuurde automatisering van Asana om de risicobeoordeling en besluitvorming te verbeteren. Voor de toekomst voorziet WRI dat de AI-functies van Asana, zoals chatmogelijkheden en geautomatiseerde workflows, een transformerende rol zullen spelen bij het verder optimaliseren van workflows en het stimuleren van actie. Met Asana als fundamenteel platform is WRI in de positie om zijn missie te vervullen om een duurzame toekomst te creëren - één project tegelijk.

Asana zal fundamenteel zijn wanneer we onze activiteiten wereldwijd opschalen, processen automatiseren om de efficiëntie te verhogen en ervoor zorgen dat het werk in overeenstemming is met de strategie en het beleid van WRI. Het benutten van de AI-gestuurde tools van Asana zou slimmer beheer, slimmere analyse en slimmere besluitvorming moeten ondersteunen, waardoor de administratieve lasten worden verminderd, zodat onze teams zich wereldwijd kunnen concentreren op werk met een hoge impact en op resultaten.

Don Spencer, waarnemend CFO