Trendhim legt prioriteiten vast met Asana

Asana-casestudy - Trendhim - Armbanden
  • Trendhim-logo
  • Hoofdkantoor
    • Horsens, Denemarken
  • Aantal werknemers
    • In totaal 110 voltijdse, deeltijdse en freelance personeelsleden

Asana-impact

  • Verbeterde prioritering van taken dankzij een betere zichtbaarheid van het lopende werk in het hele bedrijf.
  • Verbeterde communicatie en samenwerking tussen acht afzonderlijke teams, door rekening te houden met verschillende werkvoorkeuren.
  • Mensen kunnen hun beste werk leveren door een beter projectbeheer en door de stress van "werk over werk' weg te nemen.

Met een missie om mannen te inspireren zich vrij te voelen en hun ware zelf te zijn, heeft Trendhim ambities om meer te zijn dan een detailhandelaar in mannenaccessoires. Het bedrijf werd in de afgelopen vijf jaar een van de snelst groeiende bedrijven in Denemarken en verwerkt jaarlijks een miljoen bestellingen. Vandaag de dag werken 110 teamleden verdeeld over acht afdelingen om klanten in 25 landen te bedienen.

Vijf jaar geleden leek dit succes echter onwaarschijnlijk, omdat Trendhim worstelde met de schaalvergroting, geremd door zijn interne tools. Werknemers waren de eerste 30 minuten van elke dag bezig uit te zoeken waar ze moesten beginnen, omdat ze geen tool hadden om hun werk te prioriteren. Zoals Sebastian Petersen, CEO van Trendhim, verklaarde: "Uiteindelijk doe je werk voor wie het hardste roept, en dat is niet noodzakelijk het juiste om prioriteit aan te geven voor de onderneming."

Trendhim was zijn oude tool voor werkbeheer snel ontgroeid toen het werk complexer werd. Zonder een duidelijk plan van actiepunten, verantwoordelijkheden, termijnen en afhankelijkheden tussen de verschillende functies, liepen de projecten vast en vertraagde het bedrijf. Zoals Sebastian zei: "De projectbeheertool die we aanvankelijk hadden gekozen, waren we na een jaar al ontgroeid omdat het de functionaliteit mistte die we nodig hadden. Maar toen vonden we Asana en sindsdien gebruiken we het."

Verder dan takenlijsten

Prioritering van projecten was essentieel om Trendhim in staat te stellen de samenwerking tussen afdelingen te vergemakkelijken. Zoals Sebastian uitlegde: "We wilden meer dan eenvoudige takenlijstjes die op de persoon gericht zijn. We wilden een platform dat kanban-achtige borden met afhankelijkheden had en de hele onderneming kon dienen."

In Asana vond het bedrijf een geavanceerd werkbeheertool, dat projecten op verschillende manieren kon structureren en een betere communicatie ondersteunt. "De CTO en ik waren het erover eens dat Asana voor ons een stap vooruit was qua functionaliteit," zei Sebastian. "Nu gebruiken we het als onderdeel van onze onboardingprogramma's, waarbij we taken in Asana toevoegen voor nieuwe werknemers, zodat ze vanaf de eerste dag begrijpen hoe we werken en waarom."

Asana-casestudy - Trendhim - team

Een platform voor iedereen

In plaats van eenvoudigweg informatie van de oude tool naar de nieuwe tool te verplaatsen, besteedde Trendhim eerst tijd aan het organiseren van documenten en het opschonen van ongestructureerde bedrijfsgegevens, voordat het werk naar Asana werd gemigreerd. Door onnodige gegevens te verwijderen over oude projecten die het bedrijf niet langer nodig had te verwijderen, gaf het bedrijf niet alleen blijk van goede gegevensgovernance en compliance, maar kon het team ook meteen met Asana aan de slag.

"Iedereen in het bedrijf is redelijk technisch onderlegd, en toen waren we nog vrij klein van omvang, dus er was geen behoefte aan een officiële training. We zeiden tegen iedereen dat ze zich gewoon vertrouwd moesten maken met hun huidige projecten op Asana, en dat werkte goed," zei Sebastian. "Nu het team groter is, vertrouwen we op trainingsvideo's van de Asana Academy, en hebben we interne begeleiding gemaakt met een paar do's en don'ts, tips en trucs."

Sinds de invoering van Asana heeft Trendhim het team zesenhalf keer vergroot en behoudt het een "uitstekend"-score op Trustpilot, gebaseerd op beoordelingen van klanten.

“Tijdbeheer, stressniveau, en algemene projectsnelheid zijn de drie belangrijkste werkuitdagingen die ik niet zou weten op te lossen zonder een tool als Asana.”
-Sebastian Petersen, CEO van Trendhim

De onderneming naar nieuwe hoogten brengen

Met de ambitie om meer te zijn dan een detailhandelaar in mannenaccessoires kon Trendhim dankzij Asana het bedrijf op drie cruciale manieren laten groeien:

Verbeterde prioritering van taken

Met de functie "Prioriteit" kan Trendhim nu gemakkelijk de borden sorteren om te zien wat het belangrijkst is voor het bedrijf - iets waarvan de Anatomie van werk-index vond dat bijna een derde van het personeel wil dat hun werkgever dat verbetert. "Nu kunnen we het werk veel, veel beter prioriteren," zei Sebastian. "Mensen weten wat ze moeten doen. Teams weten wat ze moeten doen. Geen enkele taak gaat verloren en we vermijden heen en weer e-mailen omdat iedereen altijd de huidige projectstatus kent. Het helpt ook bij het afleggen van verantwoording over wat er gezegd of niet gezegd is, gedaan of niet gedaan. Alles is duidelijk en transparant."

Asana helpt Trendhim ook om productievere en actievere vergaderingen te houden door hun agenda's bij te houden en beslissingen op één plaats vast te leggen. Dit helpt om veel van het "werk over werk" te elimineren, waaraan volgens de Anatomie van werk-index gewoonlijk 60% van de tijd van de werknemers wordt besteed.

“We gebruiken Asana om de vergaderagenda op te stellen, notities vast te leggen, informatie te delen en over en weer te rapporteren. Zo kunnen de belangrijke besprekingen en werk plaatsvinden wanneer we echt samenkomen.”
-Sebastian Petersen, CEO van Trendhim

Verbeterde communicatie en samenwerking

Elke functie heeft zijn eigen team binnen Asana en taaksjablonen worden gebruikt om te standaardiseren en te verduidelijken hoe men precies werk moet sturen of aanvragen moet doen bij elk team.

Wanneer bijvoorbeeld een nieuw product aan het 5000 producten tellend portfolio wordt toegevoegd, zijn er verschillende afhankelijkheden over meerdere afdelingen heen - van het magazijn dat de kwaliteit van elk product controleert, tot de fotograaf die foto's neemt, copywriters die beschrijvingen maken en vertalers die de inhoud voor elk land op maat maken. Met behulp van het "Nieuwe projecten-flow"-bord in Asana loodst Trendhim het product vol vertrouwen door elke fase, zodat elke taak voltooid is voordat het wordt gelanceerd en er geen details over het hoofd worden gezien.

Sebastian legde uit: "Er zijn geen vergaderingen of communicatie buiten dit bord om. Voorheen was het proces erg chaotisch, en productlanceringen liepen soms vertraging op omdat we geen duidelijkheid hadden over waar we ons in het proces bevonden. Met Asana is het nu vergadervrij, stressvrij, en superduidelijk wanneer iets gedaan moet worden."

Asana-casestudy - Trendhim - fotografie

Mensen in staat stellen om hun beste werk te doen

Als werkbeheerplatform biedt Asana functies die veel verder gaan dan basisprojectbeheer en zelfs de ontwikkeling van nieuwe culturele normen mogelijk maken. "Wij gebruiken de Inbox-functie veel om op de hoogte te blijven van taken die in het hele bedrijf gebeuren en moedigen het team aan om hun eigen werk te beheren in Mijn taken," zei Sebastian. "Het neemt een hoop stress weg, want je kijkt niet naar zeven post-its op je scherm, een takenlijst, en een inbox met 30 nieuwe e-mails. Ons werk is gecentraliseerd en zichtbaar, zodat we beter prioriteiten kunnen stellen."

De Anatomy van werk-index ontdekte dat bijna de helft van de respondenten overwerken aangaf als een belangrijke factor die bijdraagt tot burn-out. Een op de drie voelt zich overwerkt door een gebrek aan duidelijkheid over taken en rollen. Door taken aan meerdere projecten toe te voegen, vermindert Trendhim dubbel werk en helpt het teams efficiënter samen te werken, omdat dezelfde taak zowel in individuele flows als in teamborden kan voorkomen.

“Door één enkele taak aan meerdere projecten toe te voegen, winnen we tijd, want de mensen hoeven niet meer rond te gaan voor updates. Het bespaart ook mentale capaciteit, want nu is er maar één plaats om bij te werken en het is automatisch op alle plaatsen zichtbaar.”
-Sebastian Petersen, CEO van Trendhim

Focus altijd op de juiste dingen

Trendhim heeft het team bijna tienvoudig kunnen schalen en de operationele efficiëntie kunnen verbeteren terwijl het werk in Asana werd beheerd. En dankzij de flexibiliteit en functionaliteit van Asana hebben ze hun manier van werken of de manier waarop ze het platform gebruiken niet hoeven te veranderen.

In de toekomst wil het bedrijf zich concentreren op hoe het dieper kan duiken in de specifieke productcategorieën en markten die het bedient, met de hulp van Asana. "We zijn actief op 27 markten. Dit betekent dat we ervoor moeten zorgen dat documentatie en notities netjes georganiseerd zijn, en dat taken en prioriteiten superduidelijk zijn voor onze teams," aldus Sebastian. "Met Asana stellen we mijlpalen vast rond onze projecten, sleutelmarkten en productcategorieën, om ervoor te zorgen dat we altijd met de juiste dingen bezig zijn."

Met Asana als motor voor het werkbeheer heeft Trendhim nu alles wat het nodig heeft om naar nieuwe hoogten te schalen. Prioriteiten zijn duidelijk, teams kunnen vrij communiceren en samenwerken tussen functies, en mensen zijn in staat hun beste werk te doen.

Asana-casestudy Trendhim - Treadmil