Coupa scales to support customers with Asana

Hoogtepunten

Uitdaging

• Vóór Asana was er geen gecentraliseerde Werkruimte voor het bijhouden en beheren van initiatieven binnen de hele Value Services-organisatie. 

• Verschillende teams gebruikten uiteenlopende tools en spreadsheets, waardoor het werk versnipperd raakte en het voor leidinggevenden moeilijk was om de voortgang op hoog niveau te zien.

• De PMO had een formeel intakeproces nodig om hen te helpen aanvragen op een afgestemde en objectieve manier te organiseren en te prioriteren.

Oplossing

• Leiderschap richtte een PMO op om oplossingen te ontwikkelen en koos voor Asana om een stevige basis voor groei te bieden.

• Ze kozen voor het platform om een efficiënte manier te bieden om over alle teams heen te rapporteren over de projectstatus, om helderheid te krijgen over wie wanneer wat doet, en om te voorkomen dat werk door de mand valt.

• De PMO was een Voorstander van het platform en breidde Asana geleidelijk uit naar andere Teams. 

• Asana bood één centrale plek om aanvragen te beheren, een overzicht van het werk in uitvoering en een manier om dubbel werk op te sporen en samen te voegen.

Resultaat

•  Meer dan 658% tijd bespaard in 3 jaar: Coupa heeft in 2020 een PMO opgezet met Asana. Tegen 2023 hadden ze 135 werkdagen per jaar bespaard door silo's te elimineren en werk tussen teams te bundelen.

• Verbeterd inzicht voor Leiderschap: Met Asana heeft Coupa's PMO een organisatorische roadmap voor aankomende projecten opgesteld en actieve projecten in een portfolio samengebracht om de voortgang ten opzichte van de doelen eenvoudig te kunnen weergeven.

• Objectieve projectprioritering: De invoering van een numeriek prioriteringssysteem via een Asana-intakeformulier hielp de PMO-organisatie bij het prioriteren van nieuwe projecten en het nemen van goede beslissingen voor het bedrijf.

Asana geeft leidinggevend leiderschap inzicht in de routekaart en prestaties van onze organisatie op één plek.”

Hoe Asana Coupa helpt slimmer te werken

De organisatie laten zien wat er mogelijk is met een PMO en Asana

Momenteel worden geplande en lopende Value Services-initiatieven In Asana bijgehouden, zodat klanten hun bedrijfsdoelen kunnen bereiken, van de implementatie van Coupa tot de invoering en daarna. Tot de projecten behoren de implementatie van nieuwe tools, zoals een CMS, een leermanagementsysteem en een Communicatieplatform voor klanten voor accountmanagers.           

Nu kunnen Value Services-teams via een end-to-end-systeem in Asana project- en programmamanagementondersteuning aanvragen bij de PMO, waarbij projecten van aanvraag via roadmap tot oplevering worden begeleid.

Gestandaardiseerde aanvragen voor een betere prioritering

Gestroomlijnde werkintake helpt Teams sneller te werken

Vóór Asana was er geen gestandaardiseerd proces voor het bijhouden en beheren van initiatieven binnen de hele Value Services-organisatie. De organisatie had een formeel intakeproces nodig om aanvragen op een afgestemde en objectieve manier te kunnen organiseren en prioriteren.

Om ervoor te zorgen dat de PMO een ondersteuningsaanvraag in overweging neemt, moet een Value Services-team zijn initiatief nu indienen via een Asana-formulier, waarbij het project een prioriteitsscoresysteem doorloopt. Dit systeem heeft geleid tot snellere en objectievere besluitvorming over de toewijzing van middelen. Het Asana-formulier helpt het PMO-team ook om vooraf belangrijke informatie over een project te verzamelen, zodat ze sneller aan de slag kunnen. 

Naadloze projectprioritering

• Het Team verzamelt alle informatie die het nodig heeft om aanvragen te starten met een Asana-intakeformulier, waarin details worden gevraagd zoals de zakelijke use case, de leidinggevende sponsors, de betrokken teams, de timing en of er technische ondersteuning nodig is. 

• In het formulier wordt de indiener ook gevraagd om het initiatief te koppelen aan ten minste één van de drie organisatiedoelen, zodat nieuw werk aansluit bij de prioriteiten van het bedrijf.

• Het PMO-team gebruikt de antwoorden op de Formulieren om een algemeen prioriteitscijfer te bepalen, waarmee het initiatief ten opzichte van andere initiatieven kan worden gerangschikt.

• Wanneer een formulier wordt ingediend, wordt een bijbehorende taak aangemaakt die op een Projectintake-bord in Asana terechtkomt, waar het PMO-team de aanvraag en de prioriteitsrangschikking ervan beoordeelt.

We hebben een grote verschuiving doorgevoerd in de manier waarop we aanvragen voor PMO afhandelen. We hebben prioriteitsscores opgenomen in ons Asana-intakeformulier. We hebben de subjectiviteit uit het prioriteringsproces gehaald en het werk met de grootste impact in onze organisatorische roadmap opgenomen.”

Verbeterde afstemming en uitvoering van de routekaart

Verbeterde zichtbaarheid helpt leiders aankomend werk te plannen

De Value Services-roadmap legt alle aankomende en lopende werkzaamheden vast en houdt deze bij, waardoor Leiderschap inzicht krijgt in wat er voor de organisatie op stapel staat. In deze fase vóór de start kan het Team alle belanghebbenden op één lijn brengen, de projectvereisten verzamelen en overeenstemming bereiken over Mijlpalen.

Efficiënt maken van projectroutekaarten

Leiders kunnen elk aankomend initiatief zien, weergegeven als een taak in het project voor de Value Services-roadmap.

• Met Aangepaste velden is het eenvoudig om werk te sorteren, te filteren en erover te rapporteren. Deze velden worden automatisch ingevuld op basis van het oorspronkelijke formulier en omvatten het prioriteitsniveau, de goedkeuringsstatus, het opleveringskwartaal en het strategische Doel waaraan het is gekoppeld.

• Voor initiatieven waarvoor ondersteuning van het PMO-team voor technische services nodig is, wordt automatisch een Asana-subtaak toegewezen aan het Technical Services-team ter goedkeuring. Dit zorgt voor cross-functional afstemming van de roadmap-prioriteiten en voor zichtbaarheid tussen beide PMO-organisaties.

• Wanneer het werk begint, zet de PMO de Asana-taak automatisch om in een Asana-project. Hierdoor blijft de continuïteit gewaarborgd, omdat de historische informatie uit de oorspronkelijke Formulieren-indiening behouden blijft.

De grootste verandering die ik met Asana heb gezien, is dat we niet in silo’s werken en dat er veel meer zichtbaarheid is. Iedereen is verschoven van ‘wat is het beste voor mijn Team?’ naar ‘wat is het beste voor het bedrijf?’"”

Gestroomlijnde projectplanning en realtime voortgangsmonitoring

Realtime rapportage houdt het werk op schema

De PMO van Coupa had een efficiënte manier nodig om over alle teams heen te rapporteren over de projectstatus, helderheid te krijgen over wie wanneer wat doet en te voorkomen dat werk over het hoofd wordt gezien.

Dynamisch bijhouden van projecten en voortgang

• Nieuwe projecten worden automatisch toegevoegd aan de ‘In uitvoering’-portfolio van het PMO-team in Asana, waarin alle actieve projecten in één oogopslag worden weergegeven. Het is makkelijk om hun vervaldatums, status, welke Value Services-teams erbij betrokken zijn en meer te zien.

• Teams kunnen in het Asana-project samenwerken en werk bijhouden, en tweewekelijks worden voor elk project gedetailleerde statusupdates gepubliceerd.

• Het PMO-team heeft een consistent sjabloon voor deze updates gemaakt, met daarin het Doel, wat er de laatste twee weken bereikt werd, obstakels die aandacht vereisen en de volgende stappen.

• Voor consistente rapportage over de belangrijkste prestatiecijfers van de organisatie heeft het Team een Dashboard gebouwd dat het werk in de hele 'In uitvoering'-portfolio bijhoudt, zoals het aantal actieve projecten per Team, het aantal projecten per statuscategorie en het percentage projecten dat op tijd is opgeleverd.

• Voltooide projecten worden verplaatst naar een portfolio voor 'Voltooide projecten' in Asana.

Het gebruik van Asana voor ons projectintake- en prioriteringsproces, ons organisatorische draaiboek en het bijhouden van lopende projecten is voor ons een echte doorbraak geweest. We kunnen projecten snel van aanvraag tot oplevering afhandelen en in hetzelfde tempo opschalen als ons Bedrijf. ”

Sinds de oprichting van de PMO met Asana als infrastructuur, is de totale tijdwinst van Coupa's Value Services-organisatie tussen 2020 en 2023 naar schatting met meer dan 658% gestegen. De PMO helpt zijn Teams schalen en geeft leidinggevenden inzicht in initiatieven in de hele organisatie, dankzij een geprioriteerde routekaart en gestandaardiseerde voortgangsrapporten. Door processen naar Asana te verplaatsen, is de samenwerking tussen de PMO en de Teams waarmee ze samenwerken gestroomlijnd. Dit heeft ertoe bijgedragen dat er ongeveer 135 werkdagen per jaar zijn bespaard die voorheen aan werk werden besteed en die nu worden gebruikt om meer impact te realiseren. 

De PMO zal de waarde van Asana en projectbeheer blijven demonstreren aan teams binnen Coupa en hen helpen meer impact te realiseren, terwijl het bedrijf werkt aan zijn visie om elke uitgegeven bedrijfsdollar effectiever, rechtvaardiger en duurzamer te maken.