Quadient maakt een indrukwekkende transformatie mogelijk met Asana

Met zijn EPIC-bedrijfswaarden – empowerment, passie, inspiratie en community – heeft Quadient een koers uitgezet die zijn klanten in staat stelt hun eigen klanten betere ervaringen te bieden – want verbindingen zijn belangrijk. Vandaag de dag kan het bedrijf bogen op een rijke geschiedenis van Leiderschap van wereldklasse, en het is van plan dit te behouden via zijn ‘Back to Growth’-strategie. 

Na verloop van tijd kan groei leiden tot organisatorische opbloting en verouderde technologieën, wat de opleveringstermijnen vertraagt, operationele wrijving veroorzaakt en leidt tot een inconsistente kwaliteit van de output. In plaats van het risico te lopen het slachtoffer te worden van zijn eigen succes, koos Quadient ervoor om een stabiele werkomgeving te creëren en te transformeren om zijn wendbaarheid te behouden. 

Jayati Shah-Thiel was verantwoordelijk voor het leiden van de overgang van de marketingafdeling van Quadient naar de Agile-methodologie en voor het implementeren van de tools die nodig waren om de transformatie mogelijk te maken. "Quadient heeft een complexe structuur," legt Jayati uit. “Het is een matrixorganisatie met oplossingsgroepen en met zowel wereldwijde als regionale Teams.” Soms kon dit voor wrijving zorgen, omdat we op verschillende manieren werkten en rapporteerden binnen een uiteenlopende structuur.”  Zoals de Anatomie van werk-index aangeeft, kunnen mensen die binnen deze complexe structuren werken 58% van hun tijd besteden aan ‘Werk over werk’.

Over het transformatieproject zei Jayati: “We wilden zorgen voor eenheid tussen de regio's en voor oplossingen om de prestaties te verbeteren, zodat we relevant blijven op de markt. We moesten onze topteams gefocust houden op specifieke deliverables, zodat ze zich op hun gemak voelden bij het tempo van het Bedrijf en de eisen die eraan werden gesteld.”

Technologie maakt transformatie mogelijk

De Agile-transformatie van Quadient vereiste gezamenlijke inzet. “We zijn begonnen met het samenstellen van een Team dat mensen samenbracht om de verschillende functies te vertegenwoordigen. We hebben ook mensen betrokken die al lang genoeg bij ons werken om ons Bedrijf en de manier waarop het werkt echt te begrijpen,” aldus Jayati. “Samen moesten we een methode bedenken om Agile op de juiste manier voor ons Bedrijf te implementeren.”

De transformatie begon met een eisendocument, waarin de functionele en technische behoeften van het Bedrijf werden uiteengezet. Uiteindelijk selecteerde het Team drie Werkbeheeroplossingen. “Ons softwareontwikkelingsteam gebruikt Jira al, dus we wilden beoordelen of Jira aan onze vereisten voor een Agile-bedrijf kon voldoen,” legt Jayati uit. “We hadden ook ervaring met een andere Werkbeheertool en wilden Asana in actie zien.”

“Hoewel Asana in het begin voor ons onbekend was, bleek de Interface uiteindelijk het grote onderscheidende kenmerk te zijn – Asana is zo gebruiksvriendelijk dat iedereen met de tool kan experimenteren en er achter kan komen hoe die werkt.”

“Asana en Agile gaan hand in hand”

Van Inhoud tot Creatief, van vraaggeneratie tot e-commerceportalen, campagnes en nog veel meer: bijna alle marketingteams van Quadient over de hele wereld gebruiken Asana. “We wilden onze manier van werken op elkaar afstemmen, en Asana heeft onze Agile-transformatie operationeel gemaakt,” aldus Jayati. 

Verhoogde prestaties en efficiëntie

De marketingactiviteiten van Quadient zijn lean, Teams werken in sprints en er wordt regelmatig opgeleverd. Volgens de Anatomie van werk-index kan het verbeteren van processen 257 uur per jaar besparen.

“Als onderdeel van onze Agile-methodologie schatten we de omvang van een Taak in met behulp van T-shirtmaten, zoals small, medium en large. Binnen Asana hebben we regels ingesteld om deze maatvoering automatisch weer te geven bij het toewijzen van de taakgewicht,” aldus Jayati. “Formulieren is een andere functie die het hele Team leuk vindt, omdat aanvragen op één plaats worden verzameld, zodat ze gemakkelijker kunnen worden bekeken. We gebruiken zelfs iFrames om mensen die geen toegang hebben tot Asana in staat te stellen aanvragen in te dienen.”

Gericht op flexibiliteit en samenwerking

Alle marketingteams hebben meer inzicht in al het werk dat in behandeling is. Dit zorgt ervoor dat de communicatie op wereldwijde schaal op een natuurlijke manier verloopt, in plaats van dat mensen afzonderlijke updates moeten sturen, wat volgens de Anatomie van werk-index een derde van de werknemers kan afleiden en ‘overweldigen’.

“Dankzij de Integratie van Asana met Jira konden we het software-ontwikkelingsteam en de teams die nauw met hen samenwerken – waaronder de web- en portalteams – onboarden, omdat ze op dezelfde manier als voorheen kunnen blijven samenwerken,” aldus Jayati. “De Interface van Asana bevat ook overzichtelijke Dashboards die het eenvoudig maken om rapporten te maken. Na verloop van tijd hebben we Teams aangemoedigd om de standaardrapporten die we hadden gemaakt, aan te passen op basis van hun Workflow.”

Meer tijd besteed aan strategie

In een tijd waarin de Anatomie van werk-index een trend laat zien van minder tijd die aan strategie wordt besteed – 9% in 2022 versus 14% in 2021 – heeft Quadient Agile gebruikt om de behoefte aan Werk over werk te verminderen. Vergaderingen worden nu uitsluitend gebruikt om specifieke beslissingen te nemen of specifieke resultaten te behalen.

“Met uitzondering van onze jaarlijkse gebruikersconferentie, weerspiegelen onze projecten onze dagelijkse taken en zijn ze daarom ingericht als Kanbanborden. Het helpt ons de werkdruk te beheren en succesvolle ideeën voor verbetering te delen tussen verschillende Teams en regio's,” aldus Jayati. “Zichtbaarheid is essentieel bij Agile, en Asana heeft ons geholpen om eventuele aarzeling binnen het Bedrijf over het zo open zijn te overwinnen. Zonder volledige transparantie kan ons Team de functies binnen de tool niet optimaal benutten, zoals Multihoming, waarmee Taken aan meerdere projectborden worden gekoppeld.” 

Eenheid. Stabiliteit. Efficiëntie.

Asana heeft met succes voor eenheid gezorgd binnen de marketingafdeling van Quadient en hen in staat gesteld om een voortrekkersrol te spelen bij de invoering van de Agile-methodologie. Asana heeft een stabiele werkomgeving gecreëerd die de afdeling in staat stelt om elke dag de bedrijfswaarden van EPIC na te leven. En nu al krijgen verbonden functies, zoals de web- en portalteams, inzicht in de voordelen die ze zouden kunnen behalen door nieuwe, moderne manieren van werken te omarmen.

Samen transformeren Asana en Agile Bedrijven, zodat ze hun ambities kunnen verwezenlijken.