Beauty Pie bespaart 444 werkdagen met Asana

Hoogtepunten

Uitdagingen

• Afzonderlijke afdelingen en slechte cross-functional samenwerking leidden tot dubbele inspanningen en vertragingen.

• Inefficiënte processen en een gebrek aan gestandaardiseerde workflows belemmerden het vermogen om zich te concentreren op werk met een hoge impact, wat van invloed was op de tijdige levering van producten.

• Een gefragmenteerd tool-landschap dwong tot frequente context-switching, waardoor samenwerking moeilijk werd.

• Inconsistente communicatie en ongedefinieerde rollen verminderden de productiviteit, belemmerden de duidelijkheid en frustreerden teams.

• Beperkte zichtbaarheid op projectrisico's en projectvoortgang verhinderde dat leiderschap proactief risico's aanpakte en plannen aanpaste.

Oplossing

• Gecentraliseerd projectbeheer: Asana werd de enige bron van waarheid van Beauty Pie voor communicatie en projectbeheer, waardoor teams duidelijkheid kregen over verantwoordelijkheden, de verantwoordelijkheid verbeterden en het gemakkelijker werd om contact te maken met de belangrijkste belanghebbenden.

• Verbeterde cross-functional samenwerking: teams zoals marketing, creatief, bedrijfsvoering en productontwikkeling kregen gedeelde zichtbaarheid in projecten, waardoor dubbel werk werd verminderd en tijdlijnen op schema bleven.

• Gestandaardiseerde workflows en automatiseringen: gestroomlijnde workflows en processen verminderden de behoefte aan handmatige check-ins, waardoor teams zich konden concentreren op werk met een hoge impact.

• Toolconsolidatie: integraties met Slack, Zendesk, Google Drive en Jira Cloud verminderden context-switching, waardoor samenwerking naadloos werd tussen teams.

• Verbeterd risicobeheer: door risico's in Asana bij te houden, konden teams potentiële problemen vroegtijdig opsporen en aanpakken voordat ze de projectoplevering beïnvloedden.

Resultaat

• 444 werkdagen bespaard met Asana, wat resulteert in een geschatte kostenbesparing van $ 124.600. 

• 61% van de samenwerking werd cross-functional, waardoor beter teamwerk werd bevorderd en silo's tussen afdelingen werden afgebroken.

• Taken met toegewezen eigenaren werden twee keer zo vaak op tijd voltooid, waardoor de duidelijkheid en verantwoordelijkheid tussen teams werden vergroot.

Efficiëntie en afstemming tussen projecten stimuleren

Met een focus op het ontwikkelen van innovatieve schoonheids- en wellnessproducten, beheert Beauty Pie elk jaar meer dan 100 nieuwe productontwikkelingen (NPD) en 50 verbeteringen aan bestaande producten (EPD). Om hun processen te stroomlijnen en beter te schalen, wendden ze zich tot Asana om workflows te stroomlijnen en informatie tussen teams te centraliseren.

Door processen te sjabloneren, duidelijk inzicht te bieden in verantwoordelijkheden en tools te consolideren, stelt Asana teams in meer dan 12 bedrijfsfuncties, zoals productontwikkeling, operaties, on-site merchandising en marketing, in staat om naadloos samen te werken. Asana vereenvoudigt complexe, cross-functionele projecten en helpt teams werkbelastingen en verantwoordelijkheden te beheren, waardoor belanghebbenden op één lijn blijven en leiderschap realtime inzichten krijgt om projecten op schema te houden. Met Asana als basis voor efficiëntie kan Beauty Pie opschalen met behoud van hoge kwaliteitsnormen en innovatie in de schoonheids- en wellnessruimte.

Asana-adoptie bevorderen

Beauty Pie had een duidelijke visie op hoe ze een werkbeheerplatform wilden om hun complexe productlanceringen en cross-functionele projecten te ondersteunen. Nadat ze inefficiënties in het bijhouden van de voortgang hadden geïdentificeerd, wisten ze dat ze een schaalbare, intuïtieve tool nodig hadden om processen te vereenvoudigen en de honderden taken en onderlinge afhankelijkheden in elk project te beheren. Na het evalueren van opties kozen ze voor Asana vanwege het vermogen om cross-functioneel beheer te stroomlijnen, taken toe te wijzen en werkbelastingen te beheren, evenals de multihoming-mogelijkheid van het platform, waarmee ze onderlinge afhankelijkheden tussen projecten kunnen bijhouden.

Om een soepele overgang te garanderen, werkte Beauty Pie samen met het digitale adviesbureau Generation Digital. Het bedrijf hielp bij het identificeren van teamkampioenen om de adoptie van Asana te stimuleren en begeleidde Beauty Pie bij het beheer van veranderingen - het vaststellen van beste praktijken voor training en communicatie, en het leiden van een gegevensaudit om relevante processen over te dragen. Tegenwoordig, met meer dan 200 gebruikers in teams zoals marketing, creatief, operaties, projectbeheer, on-site merchandising en leiderschap, is Asana essentieel voor de manier waarop Beauty Pie projecten beheert - het stimuleert samenwerking en duidelijkheid in elke afdeling.

Complexe project- en productlanceringen coördineren

Het productontwikkelingsteam van Beauty Pie beheert elk jaar meer dan 100 productlanceringen. Met elke lancering die 12–24 maanden duurt en samenwerking vereist tussen teams zoals regelgeving, toeleveringsketen, kwaliteit, verpakking en marketing, kan het een uitdaging zijn om iedereen op één lijn te houden. Om het proces te stroomlijnen, wendde Beauty Pie zich tot Asana om de volledige levenscyclus van de lancering te beheren.

Vóór Asana miste Beauty Pie gestandaardiseerde workflows, waardoor het moeilijk was om lanceringen op schema te houden. Nu biedt Asana de duidelijkheid en structuur die teams nodig hebben om effectief samen te werken en deadlines te halen. Dankzij de flexibiliteit van het platform kunnen projectbeheerders processen standaardiseren en tegelijkertijd workflows aanpassen aan de unieke behoeften van elk project.

Gestandaardiseerde workflows verbeteren de projectefficiëntie

• De aanpasbare sjablonen van Asana geven elke productlancering een consistente structuur en helpen teams herhaalbare taken te beheren gedurende de hele levenscyclus van de lancering.

• Projectmanagers kunnen workflows naar behoefte aanpassen en profiteren van de consistentie van gestandaardiseerde processen, waardoor het werk vooraf wordt verminderd.

• Elke taak heeft een toegewezen eigenaar, zodat iedereen precies weet waar hij verantwoordelijk voor is - en wanneer - om projecten op schema te houden en ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald.

• Elk team heeft ook zijn eigen lancerings-taakbord, dus wanneer het ene lid van het team afwezig is, kan een ander gemakkelijk het toegewezen werk oppakken zonder dat het verloren gaat.

Zichtbaarheid in belangrijke mijlpalen houdt projecten op schema

• Teams houden belangrijke mijlpalen en afhankelijkheden bij voor alle productlanceringen in Asana, waardoor zowel leiderschap als bijdragers realtime zicht krijgen op de projectstatus.

• Aangepaste velden, zoals productcategorieën en prioritering, helpen teams snel taken met hoge prioriteit te identificeren, waardoor ze zich kunnen concentreren op kritiek werk en producten op tijd op de markt kunnen brengen.

Zichtbaarheid en samenwerking verbeteren

Met meerdere teams die tegelijkertijd aan projecten werkten, had Beauty Pie meer zichtbaarheid nodig op verantwoordelijkheden. De multihoming-functionaliteit van Asana maakt het gemakkelijk voor teams zoals regelgeving, toeleveringsketen, kwaliteit en marketing om zich te concentreren op hun specifieke taken binnen grotere productlanceringsprojecten, waardoor het eigenaarschap wordt verbeterd en teams gefocust blijven op hun prioriteiten.

Multihoming vereenvoudigt taakeigenaarschap

• Teams gebruiken multihoming om hun taken in verschillende projecten te bekijken zonder overweldigd te raken door niet-gerelateerd werk. 

• Met speciale projectborden kunnen teams al hun relevante taken op één plek zien, waardoor het gemakkelijker is om deadlines te beheren en knelpunten te voorkomen.

Duidelijke zichtbaarheid verbetert het werkbelastingbeheer

• Asana geeft teams een duidelijk beeld van projecttijdlijnen en afhankelijkheden, waardoor ze blokkades vroeg kunnen detecteren. Als vertragingen in één fase een lancering bedreigen, kunnen teams zich snel aanpassen om op schema te blijven.

• Kleinere teams die aan meerdere projecten werken, kunnen hun werkbelasting in één weergave beheren, waardoor verwarring wordt verminderd en ervoor wordt gezorgd dat er niets over het hoofd wordt gezien. 

Naadloze integraties verbeteren de samenwerking

• Integraties met tools zoals Slack, Google Drive, Zendesken Jira Cloud stellen Beauty Pie in staat om hun bestaande technologie rechtstreeks met Asana te verbinden.

• Teams kunnen in realtime communiceren, documenten delen en taken beheren vanuit één centrale hub, waardoor het schakelen tussen apps wordt verminderd en de samenwerking tussen teams wordt verbeterd.

Verbetering van risico- en portfoliomanagement

Naast het beheren van productlanceringen, gebruikt Beauty Pie Asana om projectrisico's bij te houden, belangrijke initiatieven te beheren en potentiële problemen tussen teams te communiceren. Met wekelijkse statusrapporten en realtime inzichten geeft Asana belanghebbenden duidelijk inzicht in belangrijke projecten, zodat ze in één oogopslag de voortgang kunnen zien en updates kunnen rapporteren aan het senior management. Door risico's en de projectstatus op één plek bij te houden, pakt Beauty Pie potentiële problemen snel aan, waardoor teams op één lijn blijven en verstoringen worden geminimaliseerd.

Gecentraliseerde risicoregistratie helpt leiders vroeg te reageren

• Elk project heeft een speciale risicosectie waar teams potentiële risico's registreren, inclusief belangrijke details zoals oorzaak, effect, mitigatiestrategieën, waarschijnlijkheid en impact.

• Met de regels-functionaliteit van Asana worden risico's automatisch in een masterrisicoregister geplaatst, waardoor belanghebbenden inzicht krijgen in alle projectrisico's zonder individuele plannen te verstoren.

• Met het master risicoregister kan het senior management gemakkelijk risico's beoordelen, zodat kritieke problemen vroeg worden geïdentificeerd en aangepakt.

Portfoliomanagement stroomlijnt de besluitvorming

• Asana helpt Beauty Pie hun volledige portfolio van belangrijke projecten te beheren, waarbij de status van elk project wordt bijgehouden en gerapporteerd aan belanghebbenden met behulp van ingebouwde statusupdates.

• Met aangepaste velden zoals risiconiveaus en projectprioriteit kunnen teams snel de projectstatus beoordelen en uitdagingen identificeren die van invloed kunnen zijn op tijdlijnen of deliverables.

• Belanghebbenden kunnen voortgangs- en risicogegevens op één plek bekijken, waardoor het leiderschap op één lijn blijft en ervoor wordt gezorgd dat beslissingen worden genomen op basis van realtime informatie.

Stap in de toekomst van schoonheid met verbonden werk

Met Asana als drijvende kracht achter hun operationele succes, is Beauty Pie klaar voor zelfverzekerde, duurzame groei. Als winnaar van de Tech Visionary Award van Asana zijn ze van plan om innovatie te blijven stimuleren door AI te gebruiken om taken te automatiseren en fouten te verminderen, waardoor teams zich kunnen concentreren op werk met een hoge waarde.

Door AI-gestuurde inzichten en voorspellende analyse te integreren, zal Beauty Pie het projectbeheer blijven optimaliseren, zorgen voor afstemming op strategische doelen en een sterkere samenwerking tussen teams bevorderen. Naarmate ze hun gebruik van Asana uitbreiden, stellen ze zich voor dat ze een nieuwe standaard voor efficiëntie en samenwerking in de hele organisatie zullen stellen - en laten ze zien wat er mogelijk is wanneer werk echt verbonden is.