Als klein Bedrijf dat een groot aantal ingewikkelde projecten beheert, hadden we een manier nodig om die complexiteit aan te pakken. Met Asana hebben onze teams toegang tot precies wat ze nodig hebben in honderden projecten, zodat iedereen weet wat ze moeten doen en voor wanneer, waardoor onze lanceringen op schema blijven.

Katie Sissons, Senior Programme Manager

Efficiëntie en afstemming tussen projecten stimuleren

Met een focus op het ontwikkelen van innovatieve beauty- en wellnessproducten beheert Beauty Pie elk jaar meer dan 100 nieuwe productontwikkelingen (NPD) en 50 verbeteringen aan bestaande producten (EPD). Om hun processen te stroomlijnen en beter te schalen, wendden ze zich tot Asana om workflows te stroomlijnen en informatie tussen teams te centraliseren.

Door processen te sjabloniseren, duidelijk zicht te bieden op verantwoordelijkheden en tools te consolideren, stelt Asana teams in meer dan 12 bedrijfsfuncties - zoals productontwikkeling, operations, on-site merchandising en marketing - in staat om naadloos samen te werken. Asana vereenvoudigt complexe, cross-functionele projecten en helpt teams de werkbelasting en verantwoordelijkheden te beheren, houdt belanghebbenden op één lijn en geeft leiderschap realtime inzichten om projecten op schema te houden. Met Asana als basis voor efficiëntie kan Beauty Pie schalen met behoud van hoge kwaliteitsnormen en innovatie stimuleren in de beauty- en wellnesssector.

De acceptatie van Asana bevorderen

Beauty Pie had een duidelijke visie op hoe ze een werkbeheerplatform wilden om hun complexe productlanceringen en cross-functional projecten te ondersteunen. Nadat ze inefficiënties bij het bijhouden van de voortgang hadden geïdentificeerd, wisten ze dat ze een schaalbare, intuïtieve tool nodig hadden om processen te vereenvoudigen en de honderden taken en onderlinge afhankelijkheden in elk project te beheren. Na het evalueren van de opties kozen ze voor Asana vanwege het vermogen om cross-functional beheer te stroomlijnen, taken toe te wijzen en werkbelastingen te beheren, evenals de Multihoming-mogelijkheid van het platform, waarmee ze de onderlinge afhankelijkheden tussen projecten kunnen bijhouden.

Om een soepele overgang te garanderen, werkte Beauty Pie samen met het digitale adviesbureau Generation Digital. Het bedrijf hielp bij het identificeren van teamvoorstanders om de invoering van Asana te stimuleren en begeleidde Beauty Pie bij het veranderingsbeheer. Het stelde beste praktijken vast voor training en communicatie en leidde een gegevensaudit om relevante processen over te zetten. Tegenwoordig, met meer dan 200 gebruikers in teams zoals marketing, creatief, operations, projectbeheer, on-site merchandising en leiderschap, is Asana essentieel voor de manier waarop Beauty Pie projecten beheert, waardoor samenwerking en helderheid op elke afdeling worden bevorderd.

Zodra we Asana hadden geïmplementeerd, hebben we in het hele bedrijf voorstanders aangesteld om de uitrol te leiden. Ze raakten al snel enthousiast over het platform en hielpen hun teams de voordelen in te zien. Het is geweldig om te zien dat sleutelfiguren verantwoordelijkheid nemen en de waarde voor hun teams erkennen.

Rose Dyer, wereldwijd hoofd Projectportfolio en ESG

Coördineren van complexe project- en productlanceringen

Het productontwikkelingsteam van Beauty Pie beheert elk jaar meer dan 100 productlanceringen. Omdat elke lancering 12–24 maanden duurt en samenwerking vereist tussen teams zoals regelgeving, toeleveringsketen, kwaliteit, verpakking en marketing, kan het een uitdaging zijn om iedereen op één lijn te houden. Om het proces te stroomlijnen, wendde Beauty Pie zich tot Asana om de volledige levenscyclus van de lancering te beheren.

Vóór Asana had Beauty Pie geen gestandaardiseerde workflows, waardoor het moeilijk was om lanceringen op schema te houden. Nu biedt Asana de helderheid en structuur die teams nodig hebben om effectief samen te werken en deadlines te halen. Dankzij de flexibiliteit van het platform kunnen projectmanagers processen standaardiseren en tegelijkertijd workflows aanpassen aan de unieke behoeften van elk project.

Gestandaardiseerde workflows verbeteren de projectefficiëntie

• De aanpasbare sjablonen van Asana geven elke productlancering een consistente structuur, waardoor teams herhaalbare taken gedurende de hele levenscyclus van de lancering kunnen beheren.

• Projectmanagers kunnen workflows zo nodig aanpassen, terwijl ze profiteren van de consistentie van gestandaardiseerde processen, waardoor het voorbereidende werk wordt verminderd.

• Elke taak heeft een toegewezen eigenaar, zodat iedereen precies weet waar hij verantwoordelijk voor is - en wanneer - waardoor projecten op schema blijven en deadlines worden gehaald.

• Elk team heeft ook zijn eigen taakbord voor de lancering, dus wanneer een lid van het team afwezig is, kan een ander gemakkelijk het toegewezen werk overnemen zonder dat het verloren gaat.

Inzicht in belangrijke mijlpalen houdt projecten op schema

• Teams volgen belangrijke mijlpalen en afhankelijkheden voor alle productlanceringen in Asana, waardoor zowel leiderschap als bijdragers realtime inzicht krijgen in de projectstatus.

• Aangepaste velden, zoals productcategorieën en prioritering, helpen teams snel taken met een hoge prioriteit te identificeren, waardoor ze zich kunnen concentreren op cruciaal werk en producten op tijd op de markt kunnen brengen.

Dankzij de flexibiliteit van Asana konden wij, als groeiend bedrijf, voortbouwen op bestaande processen zonder elke keer vanaf nul te hoeven beginnen.

Katie Sissons, Senior programmamanager

Zichtbaarheid en samenwerking verbeteren

Omdat meerdere teams tegelijk aan projecten werkten, had Beauty Pie beter inzicht in de verantwoordelijkheden nodig. De Multihoming-functionaliteit van Asana maakt het gemakkelijk voor teams zoals regelgeving, toeleveringsketen, kwaliteit en marketing om zich te concentreren op hun specifieke taken binnen grotere projecten voor productlanceringen, waardoor de verantwoordelijkheid wordt verbeterd en teams gefocust blijven op hun prioriteiten.

Multihoming vereenvoudigt de verantwoordelijkheid voor taken

• Teams gebruiken multihoming om hun taken in verschillende projecten te bekijken zonder overweldigd te raken door niet-gerelateerd werk. 

• Met speciale projectborden kunnen teams al hun relevante taken op één plaats zien, waardoor het makkelijker is om deadlines te beheren en knelpunten te voorkomen.

Duidelijke zichtbaarheid verbetert het werkbelastingbeheer

• Asana geeft teams een duidelijk beeld van projecttijdlijnen en afhankelijkheden, waardoor ze blokkades vroegtijdig kunnen herkennen. Als vertragingen in één fase een lancering in gevaar brengen, kunnen teams zich snel aanpassen om op schema te blijven.

• Kleinere teams die aan meerdere projecten werken, kunnen hun werkbelasting in één weergave beheren, waardoor verwarring wordt verminderd en ervoor wordt gezorgd dat er niets over het hoofd wordt gezien. 

Naadloze integraties verbeteren de samenwerking

• Integraties met tools als Slack, Google Drive, Zendesk en Jira Cloud stellen Beauty Pie in staat om hun bestaande technologie rechtstreeks met Asana te verbinden.

• Teams kunnen in realtime communiceren, documenten delen en taken beheren vanuit één centrale hub, waardoor er minder tussen apps wordt geschakeld en de samenwerking tussen teams wordt verbeterd.

We hebben een andere tool voor ons lanceerproces geprobeerd, maar het voelde meer als een luxe spreadsheet. Het was niet goed voor het bijhouden van de projectstatus of het toewijzen van taken tussen teams. Toen we eenmaal Asana hadden geïmplementeerd, werd het duidelijk dat we de andere tool niet meer nodig hadden. Asana gaf ons de zichtbaarheid en helderheid die we nodig hadden.

Rose Dyer, wereldwijd hoofd Projectportfolio en ESG

Verbetering van risico- en portfoliobeheer

Naast het beheren van productlanceringen, gebruikt Beauty Pie Asana om projectrisico's bij te houden, belangrijke initiatieven te beheren en potentiële problemen te communiceren tussen teams. Met wekelijkse statusrapporten en realtime inzichten geeft Asana belanghebbenden duidelijk inzicht in belangrijke projecten, waardoor ze in één oogopslag de voortgang kunnen zien en updates kunnen rapporteren aan senior leiderschap. Door risico's en de projectstatus op één plek bij te houden, pakt Beauty Pie potentiële problemen snel aan, houdt het teams op één lijn en minimaliseert het verstoringen.

Gecentraliseerd bijhouden van risico's helpt leiders vroeg te reageren

• Elk project heeft een speciale risicosectie waar teams potentiële risico's registreren, inclusief belangrijke details zoals oorzaak, gevolg, mitigatiestrategieën, waarschijnlijkheid en impact.

• Met de regelfunctionaliteit van Asana worden risico's automatisch in meerdere projecten toegevoegd aan een hoofdrisicoregister, waardoor belanghebbenden inzicht krijgen in alle projectrisico's zonder dat individuele plannen overvol raken.

• Met het hoofdrisicologboek kan het senior leiderschap eenvoudig risico's beoordelen, zodat kritieke problemen vroeg worden geïdentificeerd en aangepakt.

Portfoliomanagement stroomlijnt de besluitvorming

• Asana helpt Beauty Pie bij het beheren van hun volledige portfolio van belangrijke projecten, waarbij de status van elk project wordt bijgehouden en aan belanghebbenden wordt gerapporteerd met behulp van ingebouwde statusupdates.

• Met aangepaste velden zoals risiconiveaus en projectprioriteit kunnen teams snel de projectstatus beoordelen en uitdagingen herkennen die van invloed kunnen zijn op tijdlijnen of deliverables.

• Belanghebbenden kunnen voortgangs- en risicogegevens op één plaats bekijken, waardoor het leiderschap op één lijn blijft en ervoor wordt gezorgd dat beslissingen worden genomen op basis van realtime informatie.

Ons risicologboek op portfolioniveau toont elk risico in alle projecten, waardoor de belangrijkste belanghebbenden volledige zichtbaarheid op één plaats hebben. Wanneer een risico wordt gemarkeerd, wordt het automatisch toegevoegd aan het logboek, zodat er niets wordt gemist en projectplannen overzichtelijk blijven.

Rose Dyer, wereldwijd hoofd Projectportfolio en ESG

De toekomst van beauty betreden met verbonden werk

Met Asana als drijvende kracht achter hun operationele succes, is Beauty Pie klaar voor zelfverzekerde, duurzame groei. Als winnaar van de Tech Visionary Award van Asana zijn ze van plan om innovatie te blijven stimuleren door gebruik te maken van AI om taken te automatiseren en fouten te verminderen, waardoor teams zich kunnen concentreren op werk met een hoge waarde.

Door AI-gestuurde inzichten en voorspellende analyse te integreren, zal Beauty Pie het projectbeheer blijven optimaliseren, zorgen voor afstemming op strategische doelen en een sterkere samenwerking tussen teams bevorderen. Naarmate ze hun gebruik van Asana uitbreiden, beogen ze een nieuwe standaard te zetten voor efficiëntie en samenwerking in de hele organisatie, en te laten zien wat er mogelijk is wanneer werk echt verbonden is.