Hoogtepunten

• Snellere reactietijden: de reactietijden van de interne helpdesk daalden van 5 dagen naar 12 uur, wat de werknemerstevredenheid verbeterde. 

• Klanten sneller onboarden: het sluiten van deals en het onboarden van nieuwe klanten gaat sneller en foutloos, wat leidt tot gelukkigere klanten.

• Geen gemist werk meer: projecten en formulieren elimineren verloren taken en gemiste deadlines, waardoor projecten snel kunnen worden voltooid. 

• Minder beheerwerk: Overmatige e-mail, vergaderingen en werkchats worden verminderd, waardoor er meer tijd is voor diep werk. 

Athena is de droomservice voor drukke leiders en koppelt hen aan hoogopgeleide virtuele assistenten die agenda's kunnen organiseren, podcasts kunnen lanceren, verjaardagen kunnen plannen en nog veel meer. De missie van het bedrijf is om opmerkelijke individuen te ondersteunen met deskundige hulp, zodat ze een zinvoller leven kunnen leiden. 

Het remote-first bedrijf heeft duizenden klanten over de hele wereld en meer dan 1500 medewerkers in de Verenigde Staten en de Filippijnen. Toen Athena een snelle groeifase doormaakte, kwamen er uitdagingen op het gebied van projectbeheer naar voren. Kritieke taken werden vaak gemist omdat het werk werd beheerd via spreadsheets, e-mails en chats. Dit resulteerde in vertragingen in de helpdeskondersteuning, discrepanties in de aanmaak van contracten en tijdverspilling bij het ontcijferen van projectstatussen. 

Om deze uitdagingen op te lossen, nam het financiële team Asana in gebruik om salarisvragen te centraliseren en te beheren. Hun responstijden verbeterden zo snel dat Athena Asana in het hele bedrijf implementeerde als hun Werkbeheeroplossing. 

De voordelen van Asana ontdekken 

Het financiële team koos aanvankelijk voor Asana om salarisverzoeken over bankzaken, betaaldatums en belastingen te beheren. Het bijhouden van deze aanvragen via e-mail was een uitdaging - veel werden over het hoofd gezien en het team was overweldigd. 

Het gebruik van Asana transformeerde het werk van het financiële team door: 

• Een duidelijk overzicht te bieden van aanvraagstatussen voor eenvoudig bijhouden en prioriteren

• Het aantal heen en weer gestuurde e-mails en chatberichten te verminderen, waardoor er tijd vrijkomt voor actieaanvragen   

• Workflow te stroomlijnen, zodat taken, verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk zijn voor alle teamleden

Geïnspireerd door het succes van het financiële team waren Maribeth Villon, mede-oprichter en Hoofd Administratie, en Ben Organ, Directeur Engineering, voorstander van de bedrijfsbrede implementatie van Asana. 

Ons financiële team begon Asana te gebruiken om salarisverzoeken te beheren, waardoor de responstijden werden versneld. Vervolgens hebben we het bedrijfsbreed uitgerold om projectbeheer en samenwerking te verbeteren, zodat we sneller konden uitvoeren.

Maribeth Villon, mede-oprichter en hoofd Administratie bij Athena 

Introductie van een nieuwe manier van werken

De toewijding van Athena aan een snelle, op leren gerichte cultuur leidde tot een snelle implementatie van Asana. Leiders zoals Maribeth en Ben introduceerden het platform bij hun teams en benadrukten het belang van het beheren van werk op één plaats om de efficiëntie te verhogen. De Anatomie van werk-index 2023 benadrukt dat 62% van de werkdag verloren gaat aan repetitieve taken, maar verbeterde processen kunnen 4,9 uur per week besparen. Werknemers erkenden dat Asana taken gemakkelijker te beheren maakte en hen hielp om werk sneller te voltooien. Werknemers zijn bedreven in het gebruik van technologie en vonden het gemakkelijk om Asana te gebruiken zonder veel formele training, omdat het Asana-helpcentrum hun vragen beantwoordde. 

We werken in een snel tempo. Dankzij de intuïtieve interface van Asana heeft iedereen het platform snel geadopteerd en is iedereen het gaan gebruiken om het dagelijkse werk te beheren.

Maribeth Villon, mede-oprichter en Hoofd Administratie bij Athena

Het leven met gecentraliseerd projectbeheer 

Alle werknemers bij Athena gebruiken nu Asana om werk te beheren, van onboarding en offboarding van werknemers tot productontwikkeling. Nu hun workflows op één plaats zijn georganiseerd, werken teams sneller en zijn ze efficiënter. 

Hier is een kijkje in hoe teams in heel Athena Asana gebruiken:

• De onboarding- en offboardingprocessen van werknemers worden gestroomlijnd met behulp van Asana-sjablonen, zodat er geen stap wordt vergeten. Elk actiepunt wordt vastgelegd, van de aanmaak van e-mails tot de toewijzing van middelen. Virtuele assistenten zijn nu vanaf de eerste dag klaar om te werken zonder technologische of administratieve problemen. 

• De aanmaak van contracten kost nu de helft van de tijd dankzij automatisering. Via een HubSpot-integratie activeren gesloten deals onmiddellijk een taak voor het aanmaken van een contract die is toegewezen aan het ondersteuningsteam van Athena. Vóór Asana duurde de aanmaak van contracten 48 uur en soms werden contracten vergeten. Nu duurt het proces minder dan een dag en wordt een contract nooit vergeten. 

• Interne helpdeskaanvragen werden in eerste instantie uitsluitend in Asana beheerd, waardoor de responstijden van 5 dagen naar minder dan 12 uur werden teruggebracht. Onlangs werd Zendesk geïntroduceerd en geïntegreerd met Asana, waardoor de helpdeskondersteuning van Athena voor werknemers verfijnder werd. 

• Productontwikkeling wordt beheerd met Asana-kanbanborden. Elk product heeft een bord met bugfixes en ontwikkelingsdoelen. Bovendien is er een hoofdbord dat de status van elk technisch project in behandeling laat zien. Dit helpt het engineeringteam om sprints te plannen, middelen beter toe te wijzen en projecten sneller te voltooien. 

• De delegatie van klanten wordt beheerd met Asana. De Athena-app integreert met Asana door nieuwe taken voor virtuele assistenten onmiddellijk om te zetten in Asana-taken. Deze integratie zorgt ervoor dat assistenten nooit een aanvraag missen.  Veel klanten geven er ook de voorkeur aan om Asana rechtstreeks met hun virtuele assistenten te gebruiken. 

Asana heeft ons in staat gesteld om sneller te reageren. We kunnen prioriteit geven aan belangrijke bugfixes en functieaanvragen. Met een duidelijk overzicht van al het werk in ontwikkeling, kan ik gemakkelijk onze capaciteit begrijpen en effectiever plannen.

Ben Organ, Directeur Engineering bij Athena

Meer efficiëntie creëren met Asana 

Teams bij Athena blijven Asana gebruiken om hun werk te beheren en samen te werken, zowel intern als met klanten. Leiders zoals Maribeth en Ben willen workflows verder stroomlijnen door portfolio's te introduceren, automatiseringen te verfijnen en integratieverbeteringen te verkennen. Het gaat erom workflows te versnellen en ervoor te zorgen dat iedereen, van werknemers tot klanten, het meeste uit hun werk haalt.