Asana가 조직 계획을 위해 업무 관리를 사용하는 방법

2025년 4월 18일

How Asana uses work management for organizational planning

요약

Asana의 전략 및 운영 팀이 CIO 조직 전반에 걸쳐 복잡한 전사적 이니셔티브를 관리하는 방법을 알아보세요. 표준화된 워크플로와 현황 보고부터 작업 수용량 계획 및 변경 관리에 이르기까지, Asana가 모든 수준에서 명확성, 합의, 추진력을 창출하는 방법을 확인해 보세요.

Rita Khayat은 복잡한 전사적 프로그램을 관리하는 전문가입니다. Asana의 전략 및 운영 PMO 책임자로서 Khayat는 비즈니스 크리티컬 목표를 계획대로 진행할 수 있도록 책임지고 있습니다. 그녀는 명확한 프로세스, 20년 이상의 경험, Asana를 최대한 활용하는 노하우를 바탕으로 이를 수행합니다.

Khayat의 팀은 CIO 조직 내에서 네 가지 주요 비즈니스 영역을 담당합니다.

전략적 계획 수립 및 실행
프로그램 및 프로젝트 관리
운영 및 변경 관리
리더십 및 조직 개발

이러한 책임은 여러 팀에 걸쳐 있으며 높은 수준의 교차 기능 조율이 필요합니다. 예를 들어, Khayat의 팀은 최근 엔지니어링, 연구 개발, 마케팅, 디자인 등의 의견을 수렴하여 Asana의 제품 전략을 업데이트했습니다.

그녀의 팀이 어떻게 했는지 알고 싶으신가요? 비즈니스 목표를 달성하고 중요한 업무를 계획대로 진행하기 위한 Khayat의 비결을 소개합니다.

모든 수준에서 가시성 제공

Khayat의 역할은 개별 팀과 최고 경영진 모두와 협력해야 합니다. 이는 업무를 두 가지 다른 방식으로 확인해야 함을 의미합니다. (1) 팀 리더가 로드맵과 리소스를 관리할 수 있도록 상세한 보기를 제공하고, (2) 경영진이 진행 상태를 한눈에 파악할 수 있도록 전체적인 보기를 제공합니다. "거버넌스는 매우 중요하며, 적절한 시기에 적절한 사람에게 가시성을 제공하는 것을 수반합니다."라고 Khayat는 말합니다. "이해관계자는 역할에 따라 다양한 수준의 세부 정보가 필요합니다."

그녀의 비결은 무엇일까요? Asana 포트폴리오 를 사용하면 관련 프로젝트(및 기타 포트폴리오)를 하나의 중앙 명령 허브에 그룹화할 수 있습니다. 이를 통해 이해관계자는 한 곳에서 목표 대비 진행 상태를 추적하고 주요 이니셔티브의 상태를 모니터링할 수 있습니다. 예를 들어, Khayat은 Asana의 CIO인 Saket Srivastava에게 CIO 조직 내 활동에 대한 정보를 제공하기 위해 '리더십 허브' 포트폴리오를 만들었습니다. 이 포괄적인 허브에서 Srivastava는 각 프로그램의 진행 상황과 회사의 목표에 미치는 영향을 빠르게 모니터링할 수 있습니다. "Saket과 논의할 때, 제 일은 실행이 계획과 일치하도록 하기 위해 필요한 가시성을 제공하는 것입니다."라고 Khayat는 설명합니다. "문제가 발생하면 정보에 입각한 결정을 내리기 위해 즉각적인 가시성이 필요합니다."

보다 세분화된 분석이 필요한 이해관계자는 리더십 허브 내에서 개별 팀 포트폴리오를 심층적으로 분석할 수 있습니다. 여기에서 특정 팀의 이니셔티브를 확인하고 이러한 이니셔티브가 회사의 상위 목표와 어떻게 일치하는지 이해할 수 있습니다. 또한 팀이 수행 중인 모든 프로젝트의 마일스톤, 결과물, 책임, 타임라인, 비즈니스 영향을 추적할 수 있습니다. 결과적으로 모든 사람이 진행 중인 프로그램 활동의 전체 그림과 전반적인 전략적 목표와의 관련성을 이해할 수 있습니다.

모범 사례 표준화

Khayat에 따르면, 비즈니스를 원활하게 운영하려면 구조와 조직이 필수적입니다. 팀은 명확하고 표준화된 프로세스를 통해 항상 올바른 방식으로 업무를 시작할 수 있어야 합니다. Khayat가 표준화를 위해 애용하는 도구는 Asana 템플릿입니다. Asana 템플릿은 새로운 프로젝트를 시작하는 데 필요한 모든 단계를 요약한 가이드입니다.

"실행을 시작할 때 우리는 이러한 템플릿에 기반한 구조화된 접근 방식을 사용합니다."라고 Khayat는 설명합니다. "이를 통해 처음부터 모범 사례를 통합하여 각 프로젝트의 고유한 요구 사항을 충족하도록 프로세스를 조정할 수 있습니다." Khayat의 팀은 종속성 및 작업 소유자를 포함하여 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 결과물을 나열하는 템플릿 을 사용합니다. 이 시스템은 업무를 즉시 시작하고 적절한 시기에 적절한 사람에게 작업을 자동으로 배정하는 데 도움이 됩니다.

Khayat의 팀은 또한 Asana의 워크플로 표준화 기능을 활용하여 많은 실무 작업 없이도 조직 전체에서 일관된 프로세스와 균일한 보고서를 만들 수 있습니다. Asana를 사용하면 리더는 한 곳에서 워크플로를 생성하고, 확인하고, 편집한 다음 다양한 프로젝트에 적용할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 섹션, 추가할 사용자 지정 필드, 적용할 규칙, 사용할 작업 템플릿을 지정하여 프로젝트 관리 관행의 일관성과 효율성을 보장할 수 있습니다.

변화에 적응하기

Khayat은 비즈니스에서 변화가 주어진다는 것을 알고 있습니다. 그래서 그녀의 팀은 모든 프로젝트에 명확한 의사 결정 프로세스를 구축합니다. 프로젝트 범위, 타임라인 또는 비용 조정과 같이 변경이 필요한 경우, 사전에 정의된 의사 결정권자가 앞으로 나아갈 방향을 제시할 수 있습니다.

"각 프로젝트나 프로그램마다 운영 위원회가 있습니다."라고 Khayat는 설명합니다. "변경이 제안될 때마다 최종 결정을 내리는 일을 담당합니다." 예를 들어, 최근 Asana 제품 이니셔티브에는 변경 제안을 수집하는 양식이 포함되어 있었습니다. 결정이 필요한 경우, 양식은 운영 위원회의 적절한 사람에게 자동으로 작업을 배정하여 선택을 내리게 합니다.

Khayat의 조직의 프로젝트와 프로그램에는 의사 결정을 문서화하고 위험을 식별하는 체계적인 접근 방식도 포함되어 있습니다. 또한 팀이 템플릿을 사용함으로써 조직 전체에서 이 구조를 표준화하여 팀이 프로젝트 변경 사항과 위험을 처리하는 방식의 일관성과 명확성을 보장할 수 있습니다.

성과 추적

Asana의 엔터프라이즈 기술 및 IT 부서의 경우, 팀이 목표를 달성할 수 있도록 강력한 보고 기능이 필수적입니다. Khayat는 주요 비즈니스 이니셔티브의 성과를 지속적으로 모니터링하여 팀이 업무를 제때 완료할 수 있도록 방향을 수정하고 리소스를 조정할 수 있도록 지원합니다.

예를 들어, Khayat의 팀은 Asana 대시보드 를 사용하여 지원 티켓의 해결을 감독합니다. 이 도구를 사용하면 특정 기간 내에 인시던트 보고서의 세부 내역을 볼 수 있으므로 리더는 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지 빠르게 확인할 수 있습니다. 그리고 더 자세한 분석을 위해 Khayat의 팀은 Tableau 연동을 사용합니다. "이 연동을 통해 Asana에서 직접 데이터를 추출하는 정교한 대시보드를 Tableau에서 만들 수 있습니다."라고 Khayat는 말하며, 의사 결정과 전략 개선을 위해 심층적인 평가를 수행할 수 있는 기능을 강조합니다.

팀 간 리소스 할당

목표 달성의 핵심은 인력입니다. 그렇기 때문에 Khayat의 팀은 과로를 방지하고 모두가 중요한 일에 시간을 할애할 수 있도록 리소스 계획에 우선순위를 둡니다. 이를 위해서는 현재와 미래의 모든 팀의 업무량을 파악할 수 있어야 합니다.

Asana의 작업 수용량 계획 기능은 Khayat가 이러한 가시성을 확보하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 작업 수용량 계획 을 통해 리더는 미래를 내다보고 팀의 업무량을 확인한 다음, 각 개인의 총 작업 수용량에 따라 다음 달의 업무를 할당할 수 있습니다. 사람들이 어떤 프로젝트를 진행하고 있는지, 해당 프로젝트에 소요되는 시간의 비율, 과도하게 할당된 사람이 누구인지까지 확인할 수 있습니다. 변경이 필요한 경우, 리더는 한 사람에게서 다른 사람에게로 작업을 쉽게 끌어다 놓을 수 있습니다.

Khayat의 팀은 다양한 수준에서 작업 수용량을 확인할 수 있는 다양한 보기를 갖추고 있습니다. 예를 들어, 부서 전체에 걸쳐 하나의 전반적인 보기를 가지고 있습니다. "저와 같은 경우, 부서 전체를 포괄하는 전반적인 보기가 있어 CIO 조직 전체에 가시성을 제공합니다."라고 Khayat는 설명합니다. "또한, 각 팀에 대해 더 구체적인 보기가 있어 리더가 팀의 작업 수용량과 진행 중인 프로젝트에 대한 세부 내역에 액세스할 수 있습니다." 리더가 팀 수준에서 변경을 수행하면 전체 보기에도 반영되므로 업무를 복제할 필요가 없습니다.