Young Survival Coalition(YSC) 이 구성원들과 소통하는 일선에는 마케팅 커뮤니케이션 팀이 있습니다. 이 팀은 조직의 모든 콘텐츠, 이벤트, 이메일, 소셜 미디어, 웹사이트의 홍보 및 전달을 감독합니다. YSC의 디지털 미디어 매니저인 Mary Atwater가 설명하듯이, 구성원은 유용한 리소스를 찾고 있으므로 웹사이트와 블로그에 가장 관련성 높고 시의적절한 최신 정보를 제공하는 것이 팀의 최우선 과제입니다.

Asana에서 콘텐츠 및 소셜 미디어 캘린더를 관리함으로써 블로그 조회수가 190% 증가했으며 소셜 추천이 175% 증가했습니다.

대량의 업무 요청, 부서에서 프로젝트 진행 상태를 쉽게 추적할 수 없는 상황, 여러 마감일과 우선순위를 동시에 처리하는 소규모 팀 등, 팀은 모든 일을 관리하기가 매우 어려웠습니다. 그래서 2018년에 Steph Poland를 마케팅 운영 어소시에이트로 고용하여 계획 수립, 조율, 업무 관리를 지원받았습니다.

Steph와 새로운 공동 디렉터가 합류한 후, MarCom 팀은 부서의 모든 워크플로 프로세스를 평가했습니다. 그들은 다양한 부서에서 들어오는 업무 요청이 많아 팀이 협업하고, 프로젝트 상태에 대해 부서에 업데이트하고, 양질의 업무를 완료하는 데 필요한 마감일을 준수하기가 어렵다는 것을 알게 되었습니다. 그들은 팀 프로세스에 대한 투명성을 제공하고, 팀 전체의 스트레스를 줄이며, 팀원들이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 하는 해결책을 함께 찾아야 했습니다.

선택 프로세스

그들이 취한 첫 번째 단계 중 하나는 팀의 최우선 니즈를 파악하는 것이었습니다. 한 번에 진행 중인 다양한 프로젝트가 너무 많기 때문에 팀은 다음을 찾고 있었습니다.

• 들어오는 요청을 한곳에 집중시켜 업무가 누락되지 않도록 관리할 수 있는 기능.

• 더 나은 우선순위 정리를 위해 팀이 수행하는 모든 일을 한 곳에서 확인할 수 있는 방법.

• 담당 업무와 마감일이 명확하고 중요한 단계를 놓치지 않도록 프로젝트를 처음부터 끝까지 계획하기 위한 도구.

여러 부서가 이미 Asana를 사용하고 있었고 이 도구에 익숙했지만 Asana 프로젝트를 서로 연동하지는 않았습니다. Steph는 Asana Together 이벤트에 참석하여 Asana의 비영리 단체 할인에 대해 알게 되었으며, 이를 통해 Asana에 대해 더 자세히 알아보게 되었습니다. Asana의 기능이 팀의 니즈를 충족할 것이라고 확신하고, 비영리 단체 할인의 추가 혜택을 고려한 YSC 리더십은 Asana가 조직의 업무 중앙 집중화와 투명성 향상을 지원하고, 모든 팀이 업무에서 가장 의미 있는 부분인 구성원 지원에 집중할 수 있도록 도울 수 있다고 확신했습니다.

MarCom은 이미 Asana를 사용하고 있었기 때문에 Steph는 다른 부서가 Asana에 프로세스를 구축하여 Asana를 사용하는 방법을 배울 수 있도록 돕는 데 집중했습니다. 그녀는 리더십과 각 부서가 주요 기능을 사용하고 업무를 체계화하는 방법을 이해할 수 있도록 Asana 온보딩 교육을 진행하는 것으로 시작했습니다. 그런 다음 Steph는 요청부터 특별 프로그램 계획에 이르기까지 모든 작업에 대한 Asana 프로젝트와 워크플로를 설정하여 팀이 쉽게 따라가고 도구에 익숙해질 수 있도록 했습니다.

보다 효과적으로 업무를 수행하여 구성원들과 의미 있는 유대감 형성

이제 MarComm 팀은 YSC의 다른 모든 팀과 함께 Asana를 사용하여 Summit 및 Tour de Pink 이벤트를 위한 웹 론칭 계획부터 콘텐츠 및 브랜드 마케팅 프로그램 관리까지 모든 업무를 관리합니다. Asana에서 업무를 추적함으로써 단순히 작업을 완료하는 데만 집중하는 것이 아니라 유방암에 걸린 젊은 성인을 위한 더 많은 양질의 리소스 제작에 집중할 수 있습니다. 그리고 프로세스를 간소화했기 때문에 이제 더 많은 콘텐츠를 제작할 시간이 생겼습니다. Asana가 팀의 효율성을 높이고 구성원들과의 소통을 강화한 세 가지 방법은 다음과 같습니다.

서밋 시간 단축 및 가입자 유치

YSC는 Asana로 가장 큰 프로그램인 YSC Summit을 계획하는 방식을 혁신했습니다. 이제 여러 스프레드시트에 의존하고 많은 수작업을 하는 대신 프로젝트 템플릿을 사용합니다. 이로써 웹 론칭 및 프로모션 계획에 소요되는 시간이 30~40시간에서 10~15시간으로 단축되었습니다. 또한 종속성 및 하위 작업을 사용하여 검토 프로세스를 개선하여 업무가 누락되지 않도록 관리했습니다. 이러한 효율성 향상으로 팀은 2020년 YSC Summit 이벤트에 대한 관심을 높이는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있었고, Save My Spot 등록을 두 배로 늘릴 수 있었습니다.

Asana 덕분에 서밋 계획을 시작하는 데 걸리는 시간을 80% 줄일 수 있었습니다.

Tour de Pink를 계획대로 시작하기 위해 정확성과 책임감을 높여보세요

아마도 가장 복잡한 프로젝트인 YSC Tour de Pink는 며칠에 걸친 자선 자전거 라이딩입니다. 등록부터 팀 관리, 교육 가이드, 앱에 이르기까지 Tour de Pink의 성공은 여러 부서, 비상 상황, 연동에 달려 있습니다. Asana를 사용하여 이벤트를 계획하고 모든 사람이 담당 업무와 마감일에 대한 책임을 지도록 함으로써 팀은 웹 계약업체에 보내는 수정 횟수를 줄일 수 있었습니다. 그 결과, 정시 론칭이 50% 개선되었습니다.

더 많은 양질의 콘텐츠를 제공하고 더 많은 구성원과 교류하기

YSC Summit 및 Tour de Pink의 프로젝트 일정이 개선되었기 때문에 팀 전체가 블로그에 대한 양질의 콘텐츠 제작에 집중할 수 있는 시간이 더 많아졌습니다. Asana를 도입한 이후 블로그 콘텐츠 출력은 50%, 소셜 미디어 콘텐츠는 45% 증가했습니다. 그 결과, 블로그 독자 수는 190% 증가했고 소셜 미디어 추천은 175% 증가했습니다.

투명성이 높아지고 구성원을 지원하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있게 된 YSC MarComm 팀은 커뮤니티에 대한 소통 방식을 획기적으로 개선할 수 있었습니다. Asana에서 업무를 관리함으로써, 그들은 유방암으로 고통받는 사람들이 인생에서 가장 어려운 경험 중 하나를 겪는 동안 진정으로 필요로 하는 지원과 리소스를 제공하는 데 집중할 수 있습니다.