끊임없이 변화하는 미디어 환경에서 We Are Era는 시대의 흐름을 파악하고, 트렌드를 식별하며, 현재 시대정신에 맞는 콘텐츠 솔루션을 제공하고 이를 적극적으로 만들어 나갑니다. 그렇다면 We Are Era는 어떻게 다른 에이전시보다 더 빠르게 고객 요청에 대응하고 이를 창의적으로 구현할 수 있을까요? We Are Era는 Asana와 같은 협업 기술을 사용하여 프로세스를 표준화하고, 업무를 자동화하고, 언제든지 찾을 수 있도록 정보를 관리합니다. 그 결과 효율성이 높아지고 프로젝트 타임라인이 단축되었습니다.

Asana로 프로세스를 표준화하고 자동화함으로써 팀은 모든 업무를 최신 상태로 파악하고, 시간을 절약하며, 정말 중요한 업무인 설득력 있는 콘텐츠 제작에 집중할 수 있습니다.

Christian Röhrich, 팀장, 피치 및 프로젝트 관리

피치 및 프로젝트 관리 팀은 We Are Era가 현재 따르는 성공적인 프로젝트 관리 개념을 개발했습니다. Christian Röhrich이 이끄는 이 팀은 포지셔닝, 크리에이티브 콘셉트 개발, 회사의 자료용 프레젠테이션 슬라이드, 인플루언서 소싱, 미디어 구매, 배포 계획 등을 담당합니다. 이들은 내부 및 외부 이해관계자 간의 인터페이스 역할을 하며, 브랜드 및 공공 기관을 위한 신규 프로젝트를 주도하고 Asana로 교차 기능 워크플로를 관리하는 일을 담당합니다.

Asana가 We Are Era의 프로젝트 관리를 위한 중앙 플랫폼이 됩니다

이전에는 팀이 커뮤니케이션과 협업을 위해 다양한 솔루션을 사용했습니다. 이는 번거로웠고, 궁극적으로 프로젝트 관리 팀에 추가 업무를 야기했습니다.

처음에는 We Are Era가 Asana 프리미엄 버전을 여행, IT 지원, 디자인 요청 등 여러 장소에 걸친 업무 요청을 위한 툴로 사용했습니다. Christian은 Asana가 훨씬 더 큰 잠재력을 제공한다는 것을 즉시 깨달았고, 팀 전체에 Asana 사용을 확대하여 Asana를 프로젝트 관리와 일상적인 협업을 위한 중앙 플랫폼으로 만들기 시작했습니다.

회사에서는 일반적으로 전략, 크리에이티브, 프로덕션 등 여러 부서가 프로젝트에 참여하므로, 수많은 브리핑과 피드백 라운드 등 조율해야 할 일이 많습니다. Christian과 팀은 Asana에서 프로젝트 워크플로에 대한 표준 프로세스를 구축했으며, 이제 모든 사람이 효율적인 업무를 가능하게 하는 명확하게 구조화된 공간에서 협업할 수 있습니다. 반복되는 관리 및 조직 활동에 대해 Christian은 마감일과 같은 특정 트리거에 의해 활성화되는 자동화 규칙을 만들어 시간을 절약하고 업무량을 최소화했습니다.

Christian에게 있어 최고의 워크플로를 가능하게 하는 것은 상태 보고서와 명확성입니다. 프로젝트에 참여하는 모든 구성원은 자동화된 상태 보고서를 통해 또는 Asana에서 직접 프로젝트를 검토하여 프로젝트 진행 상황과 업무 현황을 파악할 수 있습니다. 또한, 프로젝트별로 다양한 계층 수준에서 Asana에서 바로 커뮤니케이션이 이루어지므로 모든 사람이 이를 추적하고, 분류하고, 정렬하고, 손쉽게 찾을 수 있습니다.

Asana가 '단일 정보 소스'로서 기여하는 것을 느낄 수 있습니다. 더 이상 모든 것을 머릿속에 기억할 필요가 없기 때문에 부담 없이 프로젝트 수를 늘릴 수 있습니다.

Christian Röhrich, 팀장, 피치 및 프로젝트 관리

팀원들은 Asana를 사용할지 여부를 결정할 수 있었습니다. 많은 사람들이 진행 중인 업무를 플랫폼에서 관리하는 것의 가치를 빠르게 인식하고 Asana에서 프로젝트와 작업을 수행하기 시작했습니다. Christian에게는 팀 내에서 자동화 규칙을 강조하는 것이 중요합니다. 그래야 모두가 핵심 작업을 수행하는 동안 '백그라운드에서 무슨 일이 일어나고 있는지' 파악할 수 있기 때문입니다.

또한 Asana에 강한 정체감을 느끼는 일부 직원들은 프로세스가 Asana에서 의미 있게 매핑되도록 새로운 기능이 출시될 때마다 이를 테스트하기 위해 'Asana 태스크 포스'를 구성했습니다. 동료를 지원할 뿐만 아니라 We Are Era 내에서 플랫폼을 더욱 확장하는 데 적극적으로 기여하고 있습니다.

팀원이 Asana를 최대한으로 활용하는 방법

Christian의 팀은 신규 고객의 피치 요청 및 브리핑 또는 기존 고객의 신규 프로젝트 요청을 평가하는 업무를 담당합니다. 그들은 여러 직능과 국가에 걸쳐 We Are Era의 모든 지점에서 요청을 처리합니다. 팀은 Asana에서 공유 프로젝트를 통해 작업하며, 이 프로젝트에는 영업팀으로부터 모든 신규 문의가 자동으로 수신됩니다.

Asana 프로젝트에서 신규 프로젝트에 대한 문의를 받으면, Pitch & Project Management 팀은 목표 기간, 예산 계획, 컨설팅 강도, 대상 그룹과 같은 중요한 핵심 데이터를 명확히 합니다. 제공된 정보가 불충분한 경우, 표준 프로세스에 따라 Asana 양식 을 통해 영업팀과 직접 커뮤니케이션합니다. 직원이 고객에게 직접 보낼 수 있도록 또 다른 양식이 마련되어 있습니다. 고정된 양식을 사용하는 문의 워크플로는 품질을 보장하고 프로젝트 시작 시 시간 낭비를 최소화합니다.

모든 필수 정보가 수집되면 작업 수용량, 스킬, 관심사에 따라 프로젝트에 적합한 프로젝트 매니저와 팀이 선정됩니다.

프로젝트 매니저는 Asana에서 마감일과 직원 업무 상태를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 누가 다른 프로젝트를 맡거나 지원할 수 있는지 한눈에 확인할 수 있습니다. Asana의 구조 덕분에 Pitch & Project Management 팀은 훨씬 더 효율적으로 업무를 수행할 수 있습니다.

하지만 Asana로 일하는 것을 좋아하는 팀은 Pitch & Project Management 팀뿐이 아닙니다. Asana는 부서와 책임 소재에 따라 HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle, Frame.io와 함께 회사 전체에서 일원화된 업무 관리 플랫폼으로 사용됩니다.

Asana는 시각적으로 설계되었습니다. 이는 마케팅 분야에서 출발한 회사에 매우 중요합니다. 또한 고객이 Asana에서 저희와 함께 일할 수 있도록 초대합니다.

Christian Röhrich, 팀장, 피치 및 프로젝트 관리

Asana의 주요 이점 중 하나는 사용자가 업무를 볼 수 있는 다양한 옵션을 제공한다는 것입니다. 많은 사람들이 전체 워크플로를 시각화하고 작업에 첨부된 이미지와 같은 크리에이티브 에셋을 볼 수 있도록 보드 보기에서 작업하는 것을 선호합니다. 타임라인 보기도 인기가 높으며, 클라이언트와 쉽게 공유할 수 있어 프로젝트 업무가 언제 진행되고 어떻게 연결되는지 관련된 모든 사람이 확인할 수 있습니다.

Asana의 기능은 매우 직관적이고 사용하기 쉬워 장기간의 교육이 필요하지 않습니다. 예를 들어, 신규 고객 온보딩은 일반적으로 그들이 개발한 간단한 방법론을 사용하여 단 15~20분 만에 완료됩니다. 

We Are Era에서의 Asana: 단위(수치)로 보는 성공 사례

We Are Era의 8개 지점에서 240명의 직원이 선호하는 언어로 Asana를 사용하고 있으며, 2022년 3월 기준 Asana에서 2,500개의 프로젝트와 40만 개에 가까운 작업을 처리했습니다. Christian은 Asana 규칙, 양식, 프로젝트 템플릿 사용이 증가함에 따라 연간 평균 90일의 근무일을 절약할 수 있다고 추정합니다.

Asana에서 생성된 작업의 수는 몇 달 동안 꾸준히 증가해 왔습니다. 이것은 도구가 얼마나 강력하게 채택되었는지, 얼마나 많은 기능이 통합되었는지, Asana를 통해 얼마나 많은 프로젝트가 관리되고 있는지 보여줍니다.

Christian Röhrich, 팀장, 피치 및 프로젝트 관리

Asana가 프로세스를 지속적으로 최적화하는 방법

Asana 덕분에 고객과의 협업도 훨씬 더 투명하고 효율적으로 이루어지고 있습니다. We Are Era는 많은 고객이 Asana를 통해 전송된 요청에 더 빠르고 더 자주 응답한다는 것을 알게 되었습니다. 고객이 더 많은 피드백을 제공하므로 진행 중인 프로젝트를 고객 니즈에 맞게 조정하고 더 성공적으로, 스트레스 없이 완료할 수 있습니다. We Are Era는 Asana를 통해 고객 참여를 개선함으로써 고객 만족도를 높이고 장기적인 고객 충성도를 강화했습니다.

Asana를 사용하면 위치에 관계없이 원활하게 업무를 수행할 수 있으므로 직원들은 업무 스타일에 지속적인 변화를 경험했습니다. Asana에서 중앙 집중식으로 저장되는 모든 정보는 어디서나 액세스할 수 있기 때문에 사무실이나 홈에서뿐만 아니라 어디에서나 가능합니다. 네이티브 모바일 앱도 이와 관련하여 매우 성공적이었습니다.

Asana를 사용하면 항상 처음부터 시작할 필요가 없으며, 개방적이고 솔직한 정보 교환을 할 수 있습니다.

Christian Röhrich, 팀장, 피치 및 프로젝트 관리

Asana 덕분에 We Are Era는 회사 전체에서 투명한 협업 방식을 실천하고 모든 것을 공개적으로 소통합니다. 미디어 업계는 빠르게 변화하고 디지털 방식으로 운영되며 매우 개방적입니다. 직원들은 Asana에서 다른 사람들과 아이디어를 공유하거나 지원을 요청하는 이러한 업무 방식의 이점을 빠르게 인식했습니다. 종종 다른 사람들이 이미 유사한 프로젝트를 수행했거나, 이미 목표 그룹을 조사했거나, 적합한 인플루언서를 알고 있는 경우가 있습니다. 이를 통해 작업량 중복을 방지하고 경험을 공유하며 프로젝트를 더 빠르게 진행할 수 있습니다.

동료가 제공하는 정보는 신규 프로젝트에 큰 도움이 되며, 지식 이전은 직원 동기를 높이고 업무의 품질과 효율성을 향상시킵니다.

We Are Era에서 Asana의 다음 단계는 무엇인가요?

향후 We Are Era는 프로젝트 관련 커뮤니케이션에 Asana를 우선적으로 사용하고, Asana에서 사무실 기능을 운영하며, 전반적으로 Asana 사용을 확대할 계획입니다. 또한 포트폴리오 및 보고서 기능을 사용하기 시작할 계획입니다.

We Are Era는 추가적인 자동화를 통해 프로세스를 더욱 쉽게 이용하고 효율적으로 만들 수 있을 것으로 예상합니다. 이를 통해 직원들은 정말 중요한 업무인 업계 최고의 창의성을 제공하는 데 집중할 수 있을 것입니다.

개방형 협업에 따라 회사는 Asana의 목표 기능을 사용하여 직원들의 OKR(목표 및 핵심 지표 결과)을 회사 목표와 함께 저장할 것입니다. 이를 통해 전략적 목표를 운영 수준의 일상 업무와 연계하여 목적, 계획, 직원 개개인의 책임에 대한 명확성을 제공합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 OKR을 달성하기 위해 특정 프로젝트와 작업의 우선순위를 지정하는 방법을 파악할 수 있으며, 이러한 프로젝트와 작업이 회사의 연간 목표 달성에 어떻게 기여하고 궁극적으로 회사의 전반적인 사명을 달성하는 데 어떻게 기여하는지 전체적인 상황을 파악할 수 있습니다.